Warum die Beschaffung sämtlicher Produkte und Dienstleistungen in die Hände des Einkaufs gehört

Die Notwendigkeit, die Einkaufskosten weiter zu senken, wird auf dem globalisierten Markt immer entscheidender für die Wettbewerbsfähigkeit. Auch die Zerlegung des Einkaufs in strategische und operative Aufgaben wird dadurch noch bedeutsamer. Um die Ertragslage zu sichern, darf eine Geschäftsleitung das große Einsparpotenzial der Einkaufskosten nicht vergessen. Der einseitige Abbau von Personalkosten reicht aus, um vielleicht Bilanzkosmetik zu betreiben – solche Schlankheitskuren können jedoch sehr schnell zur Magersucht verkommen.
Nutzen Sie die nächsten Monate, um die strategische Ausrichtung des Einkaufs weiter voranzutreiben.

Wo liegt die Einkaufsverantwortung?

Die strategische Bedeutung des Einkaufs in einer Firma lässt sich sehr einfach herausfinden, wenn die Frage „Wo liegt die Einkaufsverantwortung?“ beantwortet wird. In vielen Unternehmen ist die Einkaufsverantwortung über das Unternehmen verteilt. Vergleicht man dazu die Verkaufsverantwortung, so ist diese fast nie aufgesplittet. Chefsekretärinnen, Marketingspezialisten und Computerexperten dürfen im Normalfall nicht verkaufen – ja, besitzen noch nicht mal direkten Kundenkontakt. Allerdings haben diese drei beispielhaft genannten Bereiche in sehr vielen Firmen Einkaufsverantwortung und geben übers Jahr gesehen fünf- bis sechsstellige Summen aus. Die Verkaufs-Verantwortung einer Firma liegt deswegen in den Händen der Verkäufer, weil diese speziell dafür ausgebildet sind und das nötige Know-how für ihre Aufgabe besitzen.

Warum gilt diese sinnvolle Regelung nicht auch für den Einkäufer? Einkaufen ist nicht leichter oder schwerer als verkaufen. Professionelles Einkaufen bedeutet mehr als eine Bestellung zu
schreiben. Besitzt der Einkauf die alleinige Einkaufsverantwortung im Unternehmen, so kann das von vielen Firmen praktizierte „Verkaufen-durch-die-Hintertür“ (Back-door Selling) verhindert werden. Viele Verkäufer praktizieren diese Verkaufstechnik sehr erfolgreich, indem sie ihre Produkte beim Kunden platzieren, mit der Technik alles klar machen und den Einkauf außen vorlassen.

Beachten Sie: Alle Mitarbeiter einer Firma müssen sich darüber im Klaren sein, welche betriebswirtschaftlichen Folgen ihr persönliches Handeln hat. Die Einkaufsverantwortung zu zentralisieren, bedeutet nicht, dass der Einkauf alle Einkaufsvorgänge an sich reißt. Die Einkaufsverantwortung zu besitzen, bedeutet, sämtliche Beschaffungsvorgänge für Produkte und Dienstleistungen in Kosten sparende und Gewinn bringende Bahnen zu lenken. Es ist nichts dagegen einzuwenden, wenn die verschiedenen Betriebsabteilungen oder -stellen ihren Bürobedarf oder die Werkzeuge direkt beim Lieferanten bestellen. Allerdings müssen die Bestellungen durch den strategischen Einkauf dort platziert werden, wo es sinnvoll ist und wo Preise und Lieferkonditionen professionell ausgehandelt worden sind. Zahlreiche Mitarbeiter in den Firmen sind aufgrund ihrer Ausbildung und fehlender Einkaufserfahrung nicht in der Lage, erfolgreich einzukaufen. Geld ausgeben kann jeder – aber einkaufen?

Beachten Sie: Gehen Sie beim Verlagern der Einkaufsverantwortung behutsam vor. Betonen Sie das „Wir-Gefühl“. Überzeugen Sie die bisherigen „Einkäufer“ durch die erzielten Ergebnisse auch noch im Nachhinein von der Richtigkeit dieser Umstrukturierung.

Das Internet hilft, die Bestellabwicklung zu dezentralisieren

Durch den Aufbau von Web-Katalogen, in denen die Bedarfsträger die vorher festgelegten Produkte selbst bestellen können, wird der Einkauf von unproduktiven Routinearbeiten befreit. Der Einkauf legt die Inhalte des Produktkataloges fest, wählt die Lieferanten aus und verhandelt die gesamte Palette der Einkaufskonditionen. Dieses Vorgehen wird bereits in sehr vielen Firmen praktiziert – auch ohne Hilfe des Internets. Computergestützt ist dieses Verfahren selbstverständlich wesentlich komfortabler.

Fazit: Die Zentralisierung der Einkaufsverantwortung hilft einer Firma, enorme Kosten zu sparen. Überall dort, wo nicht durch Einkaufsprofis Aufträge an Lieferanten vergeben werden, wird Geld verschwendet.
Deshalb: Setzen Sie sich in Ihrer Firma persönlich dafür ein, die Einkaufsverantwortung zu zentralisieren.

Nutzen Sie konsequent die Chancen, viel Geld für Ihre Firma zu sparen!

Fast jeder Ihrer Lieferanten arbeitet mit Preislisten und firmeninternen Kalkulationsrichtlinien.
Studien auf der Verkaufsseite haben gezeigt, dass die tatsächlichen Preise in manchen Fällen bis zu 30 % von den vorher festgelegten Verkaufspreisen abweichen. Mit Hilfe des Kalkulationsinstruments „Preiswasserfall“ versucht ein Lieferant, sämtliche Zugeständnisse, die ein Kunde bekommt, im Voraus zu erfassen, um so den tatsächlichen Verkaufspreis zu ermitteln.

Die kritische Zone beim Preiswasserfall bei Lieferanten liegt für den Verkauf zwischen Rechnungspreis und tatsächlichem Verkaufspreis. Bis zu 20 % der Deckungsbeiträge verschwinden hier in den Taschen der Einkäufer.

Praxis-Tipp: Sprechen Sie mit Ihren Lieferanten über geldwerte Zusatz und Nebenleistungen. Es lohnt sich!

Verkaufspreise sind immer individuell

Fast alle Unternehmen räumen ihren Kunden unterschiedliche Preise für das gleiche Produkt ein. Es existiert ein Preisband, innerhalb dessen die Verkaufspreise schwanken. Ihre Lieferanten können also mit Hilfe des Preiswasserfalls und des Preisbandes die Gründe sowie die Höhe für einen Verlust des Deckungsbeitrags herausfinden.

Beachten Sie: Nicht jeder Ihrer Lieferanten betreibt eine derart konsequente Preispolitik und arbeitet mit dem Preiswasserfall und mit dem Preisband. Das ist Ihre Chance! Fordern Sie Ihre Lieferanten auf, die Verkaufsleistungen Ihrer Firma gegenüber weiter zu verbessern.

Haben Sie sich einmal die linke und die rechte Seite des Preisbandes genauer angesehen? Was sind die Gründe, warum die einen Kunden einen hohen und die anderen einen niedrigen Preis bezahlen? Es liegt der Schluss nahe, dass große Kunden am linken Rand des Preisbandes anzutreffen sind und die kleinen Kunden am rechten Rand. Fakt ist, dass in vielen Unternehmen zwischen den tatsächlichen Verkaufspreisen und der Kundengröße keine Verbindung besteht.

Die Kunden, die hartnäckig und ausdauernd fordern, sind oft viel erfolgreicher – zahlen also weniger – als andere Kunden, die größere Mengen abnehmen. Diese kleinen, aus Verkäufersicht aggressiven Einkäufer werden im Verkäuferslang allgemein als „Terrier“ bezeichnet. Sind Sie ein solcher „Terrier“?

Fazit: Nutzen Sie das unterschiedliche Verhalten Ihrer Lieferanten konsequent. Loten Sie gezielt aus, welcher Ihrer Lieferanten Ihnen wo Entgegenkommen signalisiert. Beweisen sie „Biss“ und lassen sie sich von den anfänglichen „Neins“ der Verkäufer nicht beeindrucken.

Informativ und leserfreundlich: So heben Sie sich wohltuend von den üblichen 08/15-Berichten ab.
Jahres- oder Geschäftsberichte sind nicht nur etwas für börsennotierte Unternehmen. Vielmehr profitieren auch kleine und mittlere Firmen und Organisationen von diesem Medium. Warum auch Sie einen Jahresbericht erstellen sollten und wie Sie damit bei der Presse und in der Öffentlichkeit punkten, lesen Sie hier.
Nackte Zahlen, Daten, Fakten sind nicht genug. Natürlich stehen Zahlen im Mittelpunkt des Jahresberichts. Bilanzen, Gewinn und- Verlust-Rechnungen etc. Anhand der aktuellen Zahlen können Sie auch Entwicklungen und Tendenzen zeigen. Und Sie können Ziele für die nächsten Jahre darlegen, die Sie auf der Basis der aktuellen Daten entwickeln.
Wenn Sie beispielsweise im Non-Profit-Bereich aktiv sind, können Sie nicht nur darstellen, wo Sie sich im letzten Jahr engagiert haben. Sie können die aktuelle Situation auch zum Anlass nehmen, Ihr Programm für das nächste Jahr vorzustellen. Damit geht der Jahresbericht weit über eine statistisch brauchbare Faktensammlung hinaus und bekommt einen visionären Charakter.
Heben Sie Erfolge hervor! Im Jahresbericht können Sie Ihr Unternehmen aber auch über die Zahlen hinaus von seiner besten Seite darstellen: seine Kompetenzen, Leistungen und Erfolge. Hier können Sie Themen aufgreifen, die ansonsten eher verborgen bleiben: Sie engagieren sich besonders für junge Menschen, haben im letzten Jahr besonders viele Auszubildende eingestellt oder spezielle Arbeitszeitmodelle für Familien entwickelt? Dann ist der Jahresbericht ein idealer Ort, um dieses vorbildliche Engagement zu präsentieren. Hängen Sie den Jahresbericht „an die große Glocke“! Außerdem bietet ein Jahresbericht natürlich Anlässe zur Presse- und Öffentlichkeitsarbeit: Sie können eine Pressekonferenz einberufen, um den Jahresbericht vorzustellen. Oder Sie nutzen ihn als Anlass für Redaktionsbesuche. Natürlich können Sie mit dem Jahresbericht auch neue Kunden akquirieren. Sie können ihn das ganze Jahr über den Präsentationsmappen beilegen. Wenn Sie im Non-Profit-Bereich arbeiten, können Sie den Jahresbericht potenziellen Sponsoren oder besonders engagierten Mitgliedern als Dankeschön überreichen. Zur Freude über das Geschenk kommt die Möglichkeit, sich intensiver mit der Organisation und ihrer Arbeit zu befassen – und sich infolgedessen noch stärker damit zu identifizieren.