Kostensteigerungen für den Warentransport kennen Sie als Logistikverantwortlicher sicherlich zur Genüge. Mit der Mautgebührentabelle und Dieselklauseln haben Ihnen Lieferanten und Transporteure sicherlich auch schon manche Sorge bereitet. Doch wie reagieren Sie, wenn ein langjähriger Partner oder Lieferant Sie plötzlich mit einer zusätzlichen Gewichtspauschale konfrontiert? Mit unserer systematischen Preiserhöhungs-Abwehr ist das kein Problem.

Bevor wir uns jedoch damit befassen, noch ein paar grundsätzliche Worte zur Preispolitik von Lieferanten und Transporteuren. Jedem ist klar, dass sich der Gewinn eines  Unternehmens nachhaltig durch ausgeklügelte Preisfindung und regelmäßige Preiserhöhungen steigern lässt. Verkauf und Marketing beschäftigen sich seit Jahrzehnten mit dem Thema „Pricing“. Denken Sie nur an die vielen Publikationen, die sich mit diesem Thema beschäftigen.

So bereiten clevere Geschäftspartner ihre Kunden langfristig auf anstehende Preissteigerungen vor und kündigen diese lange vor dem geplanten Termin mehrfach an. Die Devise heißt hier: „Die Kunden muss man lange weich kochen, bevor man ihnen in die Tasche greift!“ Das Ziel des ganzen Spiels ist, Ihnen den Eindruck zu vermitteln, dass eine solche Preiserhöhung unvermeidlich sei.

Dieser Mechanismus wird oft noch dadurch verstärkt, dass teilweise ganze Branchen – manchmal durch Verbände gesteuert – dasselbe Spiel mit Ihnen versuchen. Aktuell nehmen viele Unternehmen die gestiegenen Rohstoff- und Energiekosten zum Anlass, mit Preiserhöhungen an Sie heranzutreten.

Tipp: Schreiben Sie bei Verträgen auch immer Preise und Konditionen bis zu einem definierten Zeitpunkt fest!

Der konkrete Fall

Stellen Sie sich vor, es flattert Ihnen am 2. Oktober ein Schreiben Ihres Geschäftspartners ins Haus, in dem er Ihnen eine Preiserhöhung zum 1. Oktober avisiert. Der Brief ist obendrein nicht mit einem genauen Erstellungsdatum versehen, denn als Datum ist nur lapidar der September angegeben. Im Betreff erscheint das Wort „Logistikpauschale“, und im Lauftext klagt Ihr Partner über gestiegene Energie- und Treibstoffkosten, die er trotz Kostensenkungs- und Rationalisierungsmaßnahmen nicht in den Griff bekommt. Daher sehe  er sich gezwungen, eine Logistikpauschale zu erheben. Mit diesem Schreiben sollen Sie offensichtlich in die reagierende Position gedrängt werden. Doch lassen Sie das nicht zu! Nutzen Sie das Aktionsprinzip und reagieren Sie nicht nur mit einem – vom Partner sicherlich erwarteten – „Nein“ , sondern verbinden Sie Ihre schriftliche Ablehnung obendrein noch mit  einer oder auch mehreren Gegenforderungen.

Hier ein Entwurf, den Sie leicht an Ihre Anforderungen anpassen können:

„Sehr geehrte Damen und Herren, wir akzeptieren grundsätzlich keine allgemein formulierten, nichts sagenden Preiserhöhungsschreiben. Wir wundern uns, dass Sie bei der Dimension unserer Geschäftsbeziehung diesen Weg wählen. Sollten Sie entgegen unserer Erwartung Ihre Forderung aufrechterhalten, bitten wir um detaillierte Informationen zu Ihrer Kostenseite und Kalkulation. Wir finden dann sicherlich gemeinsam Lösungen, die das Anheben der Preise völlig überflüssig machen. Mit freundlichen Grüßen …“

Grundsätzlich sollten Sie in Zukunft jedem Preiserhöhungswunsch Ihrer Geschäftspartner innerhalb von 2 Tagen mit diesem Brief entgegentreten. Senden Sie diesen Brief direkt an den zuständigen Verkaufsleiter, bei kleineren Unternehmen an den Geschäftsführer. Hier sind Sie einerseits an der wirklich richtigen Adresse, andererseits denkt Ihr Betreuer zunächst immer an seine Provision und erst danach an das Wohl seiner Firma.

Bereiten Sie sich auf die folgenden Verhandlungen gut vor. Analysieren Sie zunächst die Ausgangssituation:

Situationsanalyse

Rechnen Sie genau aus, wie viel Geld der Geschäftspartner von Ihnen fordert.

Pauschale x Gewicht der Waren = Forderung

Nur so können Sie entscheiden, ob und mit welcher Intensität Sie ihm entgegentreten müssen.

Prüfen Sie, wie abhängig Sie von diesem Partner sind.

Klären Sie, ob Sie einen Ersatzlieferanten haben, den Sie – unter Umständen auch sofort – beauftragen können.

Tipp: Hier kann es sinnvoll sein, die Waren bzw. Dienstleistungen zunächst sogar teurer als beim bisherigen Lieferanten einzukaufen. Oft lenkt Ihr alter Partner dann ein!

Entscheiden Sie anhand der vorher ermittelten Summe, welchen Aufwand Sie zur Preiserhöhungs-Abwehr rechtfertigen können.

Legen Sie fest, wie Sie nach Ihrem Schreiben konkret gegen die  Preiserhöhungsforderungen agieren wollen.

Taktik festlegen

Im Idealfall gibt Ihr Geschäftspartner nach Ihren Schreiben schon auf und verzichtet auf die Preiserhöhung. Meist reagiert er mehr oder weniger ablehnend (manchmal auch empört, dabei will er Ihnen in die Firmenkasse greifen!) auf Ihr „Nein“ und Ihre Gegenforderung. Und jetzt haben Sie 3 grundsätzliche Alternativen:

Akzeptieren. Das sollten Sie wirklich nur dann tun, wenn es sich um „Peanuts“ handelt. Allerdings droht Ihnen dann der Wiederholungsfall, denn was einmal funktioniert hat, sollte schließlich auch ein zweites Mal klappen – unter Umständen wird es dann richtig teuer.

Beim „Nein“ bleiben. Verhandlungsprofis vertreten ihren Standpunkt. Testen Sie also die Durchsetzungskraft Ihres Geschäftspartners. Nehmen Sie sich viel Zeit für diese Verhandlungen, denn Ihr Partner wird derartige Gespräche sicherlich nicht so recht mögen.

Der Kompromiss. Oft wird die Geschichte aber in einem Kompromiss enden. Doch geben Sie nicht zu früh „klein bei“ und nicht bei zu vielen Dingen nach. Ihr Partner sollte Sie für jedes Entgegenkommen entsprechend honorieren. Das kann beispielsweise heißen: Sie akzeptieren die Preiserhöhung zumindest teilweise, dafür erhöht der Partner das Skonto und verschiebt die Preiserhöhung um 6 Monate. Lassen Sie sich Ihre Zugeständnisse richtiggehend abringen! Nur so wirken Sie weiteren Preiserhöhungen vor.

Ihr Einkauf steht künftig vor neuen Aufgaben. Grund ist die veränderte Wertschöpfungsstrategie: Viele  Unternehmen werden ihre Wertschöpfungstiefe in Zukunft weiter verringern – und 50 bis 80 Prozent des Produktwertes als Vorleistung einkaufen. Als Folge wird sich das Beschaffungsressort umorientieren:

● Im Einkauf steigt die Komplexität. Die Autoindustrie zeigt anderen Branchen ihre Zukunft: Beschafft werden nicht mehr einzelne Teile, sondern zu einbaufertigen Plattformen gebündelte Gruppen von Einzelteilen. Das verlangt vom Einkauf Hand-in-Hand-Zusammenarbeit mit den Zulieferern.

● Beschaffung dehnt sich auf neue Märkte aus. Auch viele Dienstleistungen werden künftig nicht mehr selbst erstellt, sondern eingekauft: Personalverwaltung, Entwicklungsleistungen, Beratung und IT-Management. Dafür braucht der Einkauf neue Fähigkeiten. Personelle Erweiterungen sind die Folge. Beispiele: Bei der Telekom etwa ist ein Ex-Unternehmensberater Einkäufer für Consulting-Leistungen, bei Renault ist eine Hotelfachfrau Einkäuferin für Incentive-Veranstaltungen und Reisen.

● Die Betrachtungsweise ändert sich – vom Nettopreis zu den Lebenszykluskosten. Gefragt ist nicht mehr nur Verhandlungsstärke in der Preisverhandlung des Erstkaufs, sondern die Fähigkeit, die günstigsten Kosten über die gesamte Nutzungsdauer der beschafften Leistung zu realisieren. Dafür braucht der Einkauf auch Controlling-Fähigkeiten.

Trendletter-Einschätzung: Einkäufer werden sich künftig am Leitbild des Value-Sourcing orientieren. Hier geht es darum, für ein zukaufs- und outsourcingintensives Unternehmen das beste Wert-Kosten-Verhältnis in der Beschaffung zu realisieren.

Wenn einer eine Reise tut – dann hat er viel zu planen

Messebesuche sind eine ideale Gelegenheit, um sich über Neuheiten in der Branche zu informieren, Geschäftsbeziehungen anzubahnen, Kontakte zu pflegen und zu intensivieren oder sogar einen Kaufabschluss vorzubereiten. All das funktioniert aber nur, wenn Sie Ihren Besuch gut planen. Dazu helfen Ihnen Handbücher mit Vorschauen über mehrere Messejahre, die der Ausstellungs- und Messe-Ausschuss der Deutschen Wirtschaft e.V. (AUMA), Köln, (www.auma.de) regelmäßig heraussgibt.

Die Ziele klären

Möchten Sie:

• sich über den aktuellen Markt informieren?

• neue Produkte, Unternehmen und Verfahren kennen lernen?

• bestehende Kontakte pflegen und verstärken?

• neue Kontakte aufbauen?

• mit Ihren Geschäftspartnern verhandeln?

• das begleitende Informationsangebot nutzen?

Vor Ort keine Zeit verlieren

Lassen Sie sich vom Veranstalter frühzeitig Messeprogramm, Prospekte, Ausstellerverzeichnis, Geländeplan sowie Hallenbelegung zusenden. So können Sie sich bereits im vorausorientieren und verlieren vor Ort keine Zeit. Alle wichtigen Unterlagen erhalten Sie über die Werbeabteilungen des Messeveranstalters.

Planen Sie Ihren Tag in fünf Schritten

1. Planen Sie den Tag genau nach Inhalten und Zielen.

2. Bilden Sie Muss-, Soll- und Kann-Ziele.

3. Nehmen Sie sich nicht zuviel vor. Ein ernsthafter Geschäftskontakt sollte mindestens eine halbe Stunde dauern, ein Messetag hat etwa neun Stunden. Planen Sie auch Wegzeiten, Ruhepausen und Zeitreserven ein.

4. Verabreden Sie bereits im voraus feste Termine für Standbesuche.

5. Erarbeiten Sie einen Lauf- und Zeitplan , der die Reihenfolge Ihrer Besuche festlegt.

Effiziente Besuche

Auf Ihre Muss-Besuche sollten Sie sich intensiv vorbereiten. Fragen Sie sich:

• Was möchte ich mir zeigen lassen?

• Welche Interessen habe ich dabei?

• Mit wem möchte ich über was sprechen?

• Welche Ziele verfolge ich dabei?

Formulieren Sie Ihre Fragen am besten schriftlich. Gestalten Sie Ihre Gesprächstermine am jeweiligen Stand möglichst zielgerecht. Klären Sie gleich zu Beginn des Gesprächs Ihre Interessen und Wünsche. Lassen Sie sich durch nichts ablenken, sondern konzentrieren Sie sich ganz auf das, was Sie wissen oder erreichen möchten. Wenn Sie merken, dass ein Gespräch fruchtlos verläuft, beenden Sie es freundlich aber bestimmt. Ein Kurzprotokoll sollte sich an jedes Gespräch anschließen.

Nach der Messe

Sortieren Sie gleich nach der Rückkehr das Material, das Sie gesammelt haben. Werten Sie umgehend alle Gesprächsnotizen aus und ziehen Sie Bilanz: War der Besuch erfolgreich? Wenn nicht, überlegen Sie, woran es gelegen hat, und planen Sie diesen Punkt künftig noch genauer.

7 Checks für den Messebesuch

• Bei der Planung Ihres Messebesuchs können Ihnen folgende Fragen helfen:
• Habe ich alle wichtigen Unterlagen über Messen, die für meine Branche wichtig sind?
• Kenne ich den Zeit- und Kostenaufwand für den Messebesuch?
• Kann ich meine Abwesenheit mit den Abläufen im Unternehmen vereinbaren?
• Habe ich meine Anreise und meinen Aufenthalt in der Messestadt kostengünstig geplant?
• Habe ich einen genauen Ablaufplan für jeden Messetag erstellt und auch Zeitreserven berücksichtigt?
• Habe ich Gesprächstermine an den Ständen meiner wichtigsten Geschäftspartner vorab vereinbart?
• Habe ich alle Unterlagen zusammengestellt, die ich meinen Gesprächspartnern zeigen möchte?

Was in Einkäufer-Seminaren von Trainern empfohlen wird

Verhandlungstrainings für Einkäufer gibt es reichlich. Grund genug, die dort empfohlenen taktischen Mittel einmal genauer unter die Lupe zu nehmen. Alle Verhandlungstaktiken verfolgen das gleiche Ziel: den Verhandlungserfolg für den Einkäufer zu erhöhen. Mit welchen Verhandlungstaktiken Sie bevorzugt arbeiten, ist auch eine Frage des persönlichen Geschmacks. Hinzu kommt, welcher Verhandlungsstil in Ihrer Firma gepflegt und erwartet wird. Was in einer Verhandlung bestens funktioniert, kann in einer anderen genau das falsche Instrument sein.

Wie immer in der zwischenmenschlichen Kommunikation sind auch hier Fingerspitzengefühl und praktisches psychologisches Geschick gefragt.

1. Drücken/Erpressen:

Es gibt sicher keinen Einkäufer, der diese Taktik noch nicht ausprobiert hat. Besonders häufig arbeiten junge und unerfahrene Einkäufer damit.

Beispiel: „Wenn Sie mir beim Preis nicht weiter entgegen kommen, dann muss ich woanders bestellen.“

Bewertung: Dieses alte „Sandkastenspiel“ der Verhandlungsführung (bekomme ich nicht das Förmchen, bewerfe ich dich mit Sand) ist fast immer ein Zeichen von Hilflosigkeit. Einkäufer, die so arbeiten, beherrschen oft keine anderen Verhandlungstechniken. Das Fatale daran ist, dass mit dieser Verhandlungstaktik tatsächlich auch Einkaufserfolge erzielt werden können. Es gibt immer wieder Verkäufer, die dem Einkäufer weiter entgegen kommen, nachdem dieser eine Drohung ausgesprochen hat. Dieses Entgegenkommen führt dann bei einigen Einkäufern zu der Annahme, dass dies eine universell einsetzbare Verhandlungstaktik ist. Bis sie auf den ersten Verkäufer stoßen, der sie abblitzen lässt. „Wenn Sie einen so guten Preis vorliegen haben, dann kaufen Sie schnell, bevor er es sich anders überlegt.“ Ein guter Verkäufer testet mit diesem Vorgehen, ob der Einkäufer blufft oder ob ein tatsächlich besseres Wettbewerbsangebot dahinter steht. Hat der Einkäufer gepokert und steht sogar keine Alternative zur Verfügung, hat er ein Eigentor geschossen. Erhält der Verkäufer den Auftrag nicht, war der Wettbewerb tatsächlich günstiger oder der Einkäufer kaufte bewusst bei einem teureren Lieferanten ein. Wie auch immer sich der Einkäufer verhält, der Verkäufer gewinnt wichtige Informationen. Der aktuelle Auftrag ist zwar verloren, aber wer für ein paar Prozentpunkte zum Wettbewerber wechselt, der kommt vielleicht auch für ein paar Prozentpunkte wieder zurück.

2. Zahlen und Fakten präsentieren:

„Wir haben ein Konkurrenzangebot, das ist um 7 % günstiger.“ „Ihre Rohstoffpreise sinken seit 2 Monaten deutlich.“ „Die gestiegenen Personalkosten müssen Sie durch Kostensenkungen in anderen Bereichen kompensieren.“

Bewertung: Argumente, die Sie auch noch detailliert belegen können, sind immer wirksam. Für jedes Argument lässt sich verkäuferseitig aber immer auch mindestens ein Gegenargument finden.

3. Mit Vorteilen motivieren:

Viele Verkäufer arbeiten mit dieser Technik, wenn sie ihre Kunden vom Nutzen eines Produkts oder einer Dienstleistung überzeugen wollen. Auch Sie können damit arbeiten.

Beispiel: „Wenn Sie auf unsere Vorstellung eingehen, erhalten Sie unseren kompletten Jahresbedarf.“ Oder: „Das Geschäft zahlt sich für Sie aus: Sie gewinnen einen neuen Kunden.“

Bewertung: Sie machen dem Lieferanten klar, was er erhält, auch wenn er in bestimmten Punkten verzichten muss. Diese Methode ist immer einen Versuch wert und funktioniert bei manchen Verkäufern hervorragend. Andere scheinen dagegen immun gegen diese Taktik zu sein. Hier liegt eine andere Bedürfnisstruktur vor.

4. Das „Nein“:

Der Einkäufer ruft laut „Nein!“ und schlägt gleichzeitig mit der geballten Faust auf den Verhandlungstisch.

Bewertung: Sicher lässt sich der eine oder andere Verkäufer dadurch überraschen und erschrecken. Aber das war es dann auch schon. Das Nein ist eines der wichtigsten Wörter für Einkäufer in Verhandlungen. Unabhängig davon, wie das Nein sprachlich formuliert wird, zeigt es dem Verkäufer, dass sein Kunde mit den bisher gemachten Vorschlägen nicht einverstanden ist. Letztlich spielt das Wörtchen Nein die zentrale Rolle in jeder Verhandlung. Jede Seite versucht, aus dem Nein der anderen ein Ja zu machen. Einkäufer sind gut beraten, wenn sie sich niemals dazu hinreißen lassen, laut zu werden. Auch dann nicht, wenn es nur gespielt ist.

5. Die Salami-Taktik:

Sie kennen diese Methode aus der Politik. Sie wird auch die Technik der kleinen Schritte genannt. Beispiel: Preisreduzierung von 12 %, verteilt über 3 Jahre.

Bewertung: Stück für Stück tasten Sie sich an Ihr Ziel heran. Diese Methode funktioniert nach dem Motto: Ich komme dir ein bisschen entgegen und du kommst mir ein bisschen entgegen.

Diese Taktik macht nur dann Sinn, wenn man langfristig mit einem Lieferanten zusammenarbeiten kann und möchte.

6. Vollendete Tatsachen schaffen (fait accompli):

Der Lieferant wird hier vor vollendete Tatsachen gestellt.

Beispiel: Ein höherer Skonto-Abzug wird nicht vereinbart, sondern einfach abgezogen. Oder: „Wir gehen davon aus, dass Sie Ihre Preise innerhalb von 3 Monaten um 10 % senken. Nach Ablauf der 3 Monate reduzieren wir die Preise.“

Bewertung: Selbst wenn der Einkauf aufgrund seiner Position dem Lieferanten gegenüber die Möglichkeit hätte, so vorzugehen, es handelt sich in jedem Fall um schlechten und imageschädigenden Einkaufsstil.

7. Herdentrieb:

„Alle Lieferanten, mit denen wir bisher gesprochen haben, sind uns entgegen gekommen.“

Bewertung: Der Einkäufer versucht, den Verkäufer ins Abseits zu stellen. Da viele Menschen sich an der Masse orientieren, funktioniert diese Technik tatsächlich manchmal. In der Praxis hat sie sich besonders beim Durchsetzen von Zusatz- und Nebenleistungen bewährt.

8. Eingeschränkte Kompetenz:

Der Einkäufer behauptet, er darf nur Zugeständnisse bis zu einem bestimmten Punkt machen.

Beispiel: Sie verhandeln über eine Preiserhöhung und behaupten, dass Sie alles, was über eine Nullrunde hinausgeht, nicht akzeptieren dürfen. Ihr Vorgesetzter, der dies entscheiden könnte, befindet sich gerade auf einer längeren Geschäftsreise.

Bewertung: Der Einkäufer, der so vorgeht, degradiert sich selbst zum reinen Befehlsempfänger. Außerdem findet ein geschickter Verkäufer nach dem Gespräch mit einem einzigen Anruf in der Telefonzentrale heraus, ob der Einkaufsleiter tatsächlich verreist ist oder nicht. Finger weg von dieser Taktik.

9. Zeitdruck erzeugen:

„Ich vergebe den Auftrag heute Nachmittag – also genau in 5 Stunden (mit Blick auf die Armbanduhr).“ Verkäufer arbeiten öfter mit der „Ich-kann-das-nicht-entscheiden-Technik“.

Beispiel: „Über Preissenkungen entscheidet grundsätzlich unser Verkaufsleiter, und der ist im Moment schwer zu erreichen.“

Bewertung: Unabhängig von der verwendeten Verkäufertaktik lohnt sich ein Versuch, Zeitdruck zu erzeugen. Mit dieser Taktik wird beim Verkäufer die Angst geschürt, eine gute Gelegenheit zu verpassen und im Vergleich zu einem Wettbewerber zu langsam zu sein. Anders ausgedrückt:

Durch sein rasches Entscheiden hat er das Gefühl, einem Wettbewerber zuvorgekommen zu sein. Sagen Sie Ihrem Lieferanten: „Wenn wir uns jetzt einigen, nehmen Sie den Auftrag sofort mit nach Hause.“ Zusätzlich können Sie dem Verkäufer eine kleine Auszeit anbieten. Beispiel:

„Ich lasse sie jetzt 15 Minuten hier alleine, damit Sie sich in Ruhe alles überlegen und die Sache mit Ihrem Chef telefonisch besprechen können“.

10. Guter Einkäufer – böser Einkäufer:

Diese Taktik ist aus der Vernehmungspraxis von Strafverdächtigen abgeleitet. Ein Einkäufer mimt den „Guten“ (good guy), der andere den „Bösen“ (bad guy). Der böse Einkäufer versucht, den Lieferanten durch sein Auftreten einzuschüchtern. Plötzlich klingelt das Telefon im  Verhandlungszimmer, der Böse geht ans Telefon und verlässt daraufhin den Raum. Jetzt greift der gute Einkäufer ins Geschehen ein. Er entschuldigt sich für den cholerischen Anfall seines Kollegen und unterbreitet dem Verkäufer einen alternativen Vorschlag, in der Hoffnung, dass der Verkäufer im Vergleich zur Forderung des bösen Einkäufers darauf einsteigt.

Bewertung: Ein Einkaufstrainer bezeichnet diese Strategie als eine der besten und erfolgversprechendsten. Es gibt kaum eine Verhandlungstaktik, die dermaßen offensichtlich ist wie das Spiel „good guy – bad guy“. In jedem guten Verkaufstraining wird diese Einkäufertaktik auseinander genommen. Vielleicht wäre mancher Einkäufer besser Volksschauspieler geworden.

Fazit: Es gibt immer mehrere Wege, die in Einkaufsverhandlungen zum Ziel führen. Ganz gleich, was Sie in Verhandlungen einsetzen und ausprobieren, lassen Sie nie zu, dass man Ihnen vorwerfen kann, ein rüder oder unfairer Einkäufer zu sein. Es geht dabei nicht nur um Ihre persönliche Außenwirkung, sondern immer auch um das Image und den Ruf Ihrer Firma.

Stellen Sie schon jetzt die Weichen für überdurchschnittliche Einkaufserfolge
im nächsten Jahr

„Offensive“ ist ein militärischer Begriff. Die Definition im Duden lautet: „Planmäßig vorbereiteter Angriff einer Heeresgruppe“. Im Fußball ist die Offensive eine auf Angriff (Stürmen) ausgerichtete Spielweise. Betrachten wir es von der sportlichen Seite. Sie brauchen ein offensiv eingestelltes Einkaufsteam.
Beachten Sie: Aktion bringt mehr Erfolge als Reaktion.

Es ist klar, dass Aktionen, wenn sie gelingen sollen, gut vorbereitet sein müssen. Es ist aber auch klar, dass nur tatsächlich umgesetzte Einkaufsaktionen Erfolge bringen. Der Mensch neigt dazu, sich mehr vorzunehmen, als er dann tatsächlich auch umsetzt. Vorbereitung ist demnach wichtig, aber nie das Wichtigste. Die Phase 2, das Realisieren, bringt die Einkaufserfolge.

Der Aktionskalender für den Einkauf

Spitzenergebnisse im Einkauf sind weder Glück noch Zufall. Offensiv agierende Einkaufsabteilungen besitzen einen detaillierten Fahrplan zum Einkaufserfolg. Der Aktionskalender zeigt, durch welche Maßnahmen die Einkaufsziele der Firma schrittweise erreicht werden sollen. Beispiel: Aus dem Unternehmensziel „Kostensenkung” leitet sich das Einkaufsziel „Einkaufskosten senken“ ab. „Es werden keine Preiserhöhungen akzeptiert“, ist eine weitere Präzisierung des Einkaufsziels.
Beachten Sie: Das Erstellen des Aktionskalenders zwingt dazu, über Maßnahmen nachzudenken, die dafür sorgen, dass im Sinne der unternehmensspezifischen Einkaufsziele gearbeitet wird. Jede erfolgreich durchgeführte Einkaufsaktion unterstützt den Einkauf dabei, seine drei Hauptziele zu verwirklichen.

Der Fahrplan zum Erfolg

Der Aktionskalender ist ein konkreter Arbeits-Leitfaden für alle Einkaufsmitarbeiter einer Abteilung. Es ist sinnvoll, dass die Einkaufsleitung die geplanten Aktionen nicht einfach verordnet, sondern das gesamte Einkaufsteam in die Aktionsplanung mit einbezieht. Bei dieser Gelegenheit können Sie Ihren Mitarbeitern im Einkauf auch noch einmal den Sinn und Zweck von Einkaufsaktionen für den Unternehmenserfolg klar machen. Dies ist ganz besonders wichtig, wenn der Aktionskalender bisher nicht eingesetzt wurde. Damit die Aktion „Aktionskalender“ erfolgreich verläuft, müssen Sie die folgenden 7 Spielregeln einhalten:
1. Erstellen Sie den Aktionskalender immer schriftlich auf maximal einer DIN A4-Seite.
2. Nehmen Sie sich nicht zu viel vor. Wenn sich im Laufe des Jahres herausstellt, dass noch Luft für eine weitere Aktion besteht, dann nehmen Sie einfach eine neue hinzu.
Beachten Sie: Es sieht einfach nicht gut aus, wenn von beispielsweise 10 geplanten Einkaufsaktionen nur 5 realisiert werden.
3. Setzen Sie klare Prioritäten. Entscheiden Sie, welche 3 Einkaufsaktionen am wichtigsten sind.
4. Definieren Sie überschaubare und konkrete Einkaufsaktionen. Nicht so: Suche nach neuen Lieferanten im Internet. Sondern so: Suche nach Alternativen für die Lieferanten XY GmbH und ABC-GmbH per Internet.
5. Nutzen Sie die Ergebnisse der Einkaufsaktionen. Erfolg motiviert! Nutzen Sie dieses gute Gefühl Ihrer Mitarbeiter für neue Einkaufsaktionen. Noch stärker gefragt sind Sie bei Rückschlägen. Helfen Sie Ihren Mitarbeitern, „Ausdauer“ und „Biss“ weiterzuentwickeln.
6. Nutzen Sie den Aktionskalender zur Präsentation gegenüber der Geschäftsleitung und anderen Abteilungen.
7. Zeigen Sie keine Scheu, die Ergebnisse von Einkaufsaktionen zu präsentieren.

So kann auch Ihr Einkauf – unabhängig von der Firmengröße – jede Menge Zeit und Geld sparen

Das große Kostensenkungspotenzial beim C-Artikel-Einkauf müsste jeden Einkaufsleiter und Geschäftsführer regelrecht begeistern. Zur Erinnerung: Es sind die Prozesskosten, die den C-Teile-Einkauf so teuer machen, nicht die Einstandspreise. Die Flut der Artikel, der Lieferanten und der Bestellungen lähmen sehr viele Einkaufsabteilungen.  Falls es noch nicht geschehen ist,  richten auch Sie Ihren C-Teile-Einkauf neu aus. Es zahlt sich garantiert aus – für Ihre Firma und auch für Sie persönlich.

1. Praxisbeispiel: Papierkatalog + Bestellformular

Diese einfachste und am schnellsten umzusetzende Lösung existiert bereits in zahlreichen Einkaufsabteilungen. Ein individuell vom Einkauf erstellter oder ein vom Lieferanten übernommener Papierkatalog stellt hier die Basis für die Kostenstellenbelieferung dar. Die Mitarbeiter oder Abteilungen (Verbrauchsstellen) erhalten diesen Papierkatalog und bestellen  ihre Bedarfsmengen mit Hilfe eines einfachen Faxformulars.

Beachten Sie: Diese Lösungsvariante ist auch im Zeitalter des elektronischen Einkaufs für viele Einkaufsabteilungen praktikabel – und sei es als erster Einstieg.

2. Praxislösung: Windows-Katalog ohne ERP-Anbindung

Der Unterschied zur ersten Lösung besteht darin, dass der Papierkatalog durch einen Computer-Katalog ersetzt wird. Es handelt sich dabei noch nicht um eine internetbasierte Lösung. Diese gut durchdachte und von Praktikern entwickelte Software lässt Papier vom Schreibtisch der Bedarfsanforderer verschwinden und beschleunigt die C-Artikel-Bestellabwicklung. Neben komfortablen Warenkorb- und Favoriten-Funktionen bietet das Programm die Möglichkeit, eine C-Artikel-Bestellung schnell per E-Mail zu versenden. Die Auswahl der C-Artikel und die Bestellung erfolgen per Mausklick, so dass ein Medienbruch vermieden wird. Selbstverständlich kann die Bestellung auch ausgedruckt und per Fax verschickt werden. Bestellinformationen, wie zum Beispiel Buchungspreis oder Kostenstelle, sind ebenso vorhanden wie Grafiken, die jeden Artikel per Mausklick abbilden. Das Programm „eForms“ erhalten neue Kunden der Firma Brüggershemke & Reinkemeier KG im gesamten C-Materialkonzept ohne zusätzliche Lizenzgebühren oder Einmalkosten.

Beachten Sie: Die Prozesskosten für den Bestellvorgang lassen sich hier gegenüber der ersten Praxislösung problemlos um 30 % und mehr reduzieren.

3. Praxislösung: Internet-Katalog für C-Artikel ohne ERP-Anbindung

Blitzte der elektronische Einkauf bei der zweiten Praxislösung durch die EMail-Bestellung schon kurz auf, sind Sie bei dieser dritten Variante mittendrin. Als ERP-Software bezeichnet man eine Sammlung von Applikationen, die Abteilungen mit Finanz- und Personalressourcen automatisieren und herstellenden Betrieben beispielsweise bei der Bestellabwicklung und Produktionsplanung helfen, um nur 2 Anwendungsgebiete zu nennen. SAP/R3 ist zum Beispiel eine solche ERP-Software.

Beachten Sie: Online-Produktkataloge, die eine direkte Verbindung zur ERP-Software des einkaufenden Unternehmens haben, erzeugen keine Medienbrüche mehr. Die Vorteile einer browsergestützten Bestellabwicklung – auch ohne ERP-Anbindung – sind überzeugend:

1. Zugangs- und Genehmigungsprozeduren können individuell festgelegt werden.

2. Die Produktkataloge werden vom Lieferanten beziehungsweise Dienstleister gepflegt.

3. Es wird direkt auf den Server des Lieferanten zugegriffen und dort wird auch die Bestellung ausgelöst.

4. Der Lieferant kann eingehende Bestellungen sofort ohne Medienbruch bearbeiten, was den Prozess beschleunigt und schlanker macht.

5. Die Benutzerfreundlichkeit von browsergestützten Bestellsystemen ist einfach und lässt kaum Wünsche offen.

Beachten Sie: Gehen Sie davon aus, dass zukünftig keine Bestellungen mehr per Post, Telefax oder E-Mail verschickt werden. Die Frage, wann das sein wird, kann heute niemand seriös beantworten. Es kann 5, 10 oder 20 Jahre dauern, bis der letzte Einkauf umgestellt hat.

Was passiert nach der Bestellung?

Jede Bestellung wird beim Lieferanten kostenstellenbezogen kommissioniert und ausgeliefert. Die bestellende Kostenstelle übernimmt auch die Wareneingangsprüfung (Qualität, Menge und Preis).

Die Prüfung der Einkaufspreise ist einfach, wenn der Sendung eine Pro-Forma-Rechnung beiliegt. Einmal pro Monat gibt es eine Sammelrechnung für sämtliche Kostenstellen- Bestellungen, die auf Wunsch per Datenfernübertragung direkt ins ERPSystem übertragen werden kann.

Beachten Sie: Das Vorhandensein jeder einzelnen C-Artikel-Bestellung im Bestellsystem des Einkaufs ist aufgrund der geringen Wertigkeit der C-Güter nicht notwendig. Ein leistungsstarker C-Teile-Systemlieferant stellt Ihnen alle Daten zur Verfügung, die Sie benötigen. Die Firma Brüggershemke & Reinkemeier KG stellt seinen Kunden beispielsweise folgende Auswertungen zur Verfügung:

1. Verbrauchsbezogene Daten:

Buchungskreis, Standort, Kostenstelle, Kostenträger …

2. Produktbezogene Daten:

Produktgruppe, Kostenart, Katalogartikel, Sonderartikel …

3. Qualitätsbezogene Daten:

Auftragsdurchlaufzeit und Reklamationshäufigkeit …

4. Zusätzliche Auswertungsdaten:

Renner-/Penner-Analysen, Bestellhäufigkeit, Verbrauchswerte, Bestände, Umschlagshäufigkeit, Kostenstellenanalysen, kreditorische Buchungen, Wareneingangsbuchungen …

Beachten Sie: Dieses Prozess-Controlling funktioniert bei allen 3 genannten Bestell-Varianten.

Fazit: Einkaufsabteilungen, die einmal auf den Geschmack gekommen sind, werden zukünftig nicht nur allein die C-Artikel so einkaufen wollen.

So werden die Verkäufer auf die „Tricks der Einkäufer“ vorbereitet

Viele Verkäufer lernen durch Bücher und Seminare die „Trickkiste“ der Einkäufer kennen. Dabei ist es oft amüsant zu beobachten, welches Bild Verkaufstrainer von Einkäufern zeichnen.

Tatsache ist, dass Verhandlungen zwischen Einkäufer und Verkäufer auf beiden Seiten durch sportlichen Ehrgeiz geprägt sind. Jede Seite versucht, das für sie bestmögliche Ergebnis zu erzielen. Verkäufer lernen, dass mit Einkaufstricks die folgenden 3 Ziele erreicht werden sollen:

1. Einkäufer wollen die eigene Position stärken.

2. Der Gesprächspartner (Verkäufer) soll verunsichert werden.

3. Der Einkäufer testet, ob der Verkäufer unter Druck Preiszugeständnisse macht.

Als Abwehrmaßnahme wird Verkäufern die folgende Grundregel mit auf den Weg gegeben: „Kein Zugeständnis ohne Gegenleistung!“

10 Einkäufer-Tricks und wie Verkäufer darauf reagieren sollen

1. Einkäufertrick: Verkäufer weichkochen

Der Verkäufer muss trotz eines vereinbarten Gesprächstermins lange auf den Einkäufer warten. Wenn dieser dann erscheint, empfängt er den Verkäufer mit den Worten: „Sie haben 15 Minuten Zeit!“

Verkäuferreaktion: Er soll maximal 10 Minuten auf den Einkäufer warten. Erscheint der Einkäufer nach diesem Zeitraum nicht,  verabschiedet sich der Verkäufer und verlässt das Einkäufer-Unternehmen.

Beachten Sie: Dieses Einkäuferverhalten ist unhöflich und schadet dem Firmenimage. Verkäufer behaupten, dass es noch immer von einigen Einkäufern praktiziert wird.

2. Einkäufertrick: Nebenher telefonieren

Der Einkäufer führt während einer Verhandlung mit dem Verkäufer mehrere Telefongespräche, die durchaus auch fingiert sein können.

Verkäuferreaktion: Frage nach dem zweiten Telefonat an den Einkäufer: „Herr Einkäufer, sollen wir unser Gespräch beenden?“

Beachten Sie: Auch dieses Verhalten ist unhöflich. Wenn Sie mit einem Verkäufer sprechen, konzentrieren Sie sich voll auf das Gespräch und sorgen Sie dafür, dass das Telefon nicht klingelt.

3. Einkäufertrick: Der Bluff, der Wettbewerb ist günstiger.

Der Einkäufer behauptet, einen besseren Preis und/oder andere Leistungen zu bekommen.

Verkäuferreaktion: Wenn der Verkäufer über seine direkten Wettbewerber nicht Bescheid weiß, bleiben ihm nur rhetorische Floskeln. Beispiel: „Haben Sie das von Ihrem Lieferanten schriftlich vorliegen?“

Beachten Sie: Besser als der Bluff ist das tatsächlich existierende bessere Wettbewerbsangebot.

4. Einkäufertrick: „Verkäufer, hilf mir.“

Neben dem Konkurrenzangebot bringt der Einkäufer die persönliche Ebene zwischen Verkäufer und Einkäufer ins Spiel. Beispiel: „Lieber Herr Verkäufer, was soll ich tun? Mir liegt ein interessantes Gegenangebot vor, ich würde das Geschäft aber gerne mit Ihnen als langjährigem guten Geschäftspartner abwickeln. Aber ich muss zunächst an unsere Einkaufsziele denken …“

Verkäuferreaktion: Die offensivste Variante: „Da können wir nicht mithalten, am besten, Sie bestellen sofort.“ Wenn der Einkäufer nur geblufft hat, muss er jetzt in irgendeiner Form
einlenken. Liegt tatsächlich ein besseres Angebot vor, wird der Verkäufer versuchen, dieses Angebot einzusehen oder zumindest genauere Details vom Einkäufer zu erfahren.

Beachten Sie: Nicht ganz ungefährlich beim Bluff, legitimes Vorgehen beim tatsächlichen Vorliegen eines besseren Angebots. Der Verkäufer erhält die Chance, darauf zu reagieren. Das ist fair.

5. Einkäufertrick: Lob für den Verkäufer

Durch Schmeicheleien und Lob für den Verkäufer soll eine besonders angenehme und positive Gesprächsatmosphäre aufgebaut werden, um so leichter bessere Konditionen zu erzielen.

Verkäuferreaktion: Fast jeder Mensch ist empfänglich für Lob und Liebenswürdigkeiten, selbst dann, wenn er ahnt, dass es nicht ganz ehrlich gemeint ist. Verkäuferantwort: „Vielen Dank für das Lob. Sie können sicher sein, Herr Einkäufer, dass ich mich auch in Zukunft dafür einsetze, Sie und Ihre Firma zufrieden zu stellen.“ Der Verkäufer hat so keinerlei Zugeständnisse gemacht. Lenkt der Einkäufer danach das Gespräch direkt auf die Preise, dann geht der Verkäufer am besten so vor: „Sie haben Recht, das Kosten-Nutzen-Verhältnis muss stimmen. Die letzten  abgewickelten Geschäfte zeigen deutlich, dass es bisher stimmte.“

Beachten Sie: Loben Sie einen Verkäufer nur dann, wenn es ehrlich gemeint ist und es auch tatsächlich etwas zu loben gibt.

6. Einkäufertrick: Die Verhandlung vertagen

Dem Verkäufer wird der Auftrag in Aussicht gestellt. Die endgültige Entscheidung wird jedoch verschoben und ein neuer Gesprächstermin vereinbart. Beim zweiten Treffen kommen Forderungen auf den Tisch aufgrund einer total geänderten Gesamtsituation. Die besseren Preise und Konditionen sind die Einstiegsbedingungen für die zweiten Gesprächsrunde.

Verkäuferreaktion: Nachgeben (Umfallen) bestärkt den Einkäufer, und er wird es immer wieder tun. Zugeständnisse sind nur dann sinnvoll, wenn der Einkäufer ebenfalls bereit ist nachzugeben.

Beachten Sie: Das Vertagen ist, mit all seinen Spielarten, eine der wirksamsten Verhandlungstaktiken.

7. Einkäufertrick: Vollendete Tatsachen

Es wird Skonto abgezogen, obwohl dies nicht ausdrücklich vereinbart wurde. Oder es wird ein höherer Skontosatz abgezogen als vereinbart wurde.

Verkäuferreaktion: Widersprechen. Standhaft bleiben. Getroffene Vereinbarungen dem Kunden schriftlich bestätigen.

Beachten Sie: Grundsätzlich gilt: Es wird nur das abgezogen, was auch vereinbart wurde. Wenn Sie einen Lieferanten vor vollendete Tatsachen stellen wollen, müssen Sie sicher sein, dass Sie es sich dort leisten können.

8. Einkäufertrick: Die voreilige Bestätigung

Der Einkäufer bestätigt schriftlich das Ergebnis der letzten Gesprächsrunde mit dem Verkäufer, wobei eine endgültige Entscheidung noch nicht gefallen ist. In der Bestätigung stehen Zugeständnisse und Preise, die so nicht vereinbart wurden. Der Einkäufer hofft auf Erinnerungslücken beim Verkäufer oder auf das Nichtlesen der Bestätigung.

Verkäuferreaktion: Schriftlich und höflich widersprechen. Beispiel: „Die Verhandlungspunkte … sind nicht korrekt wiedergegeben. Es wurde Folgendes vereinbart: …“

Beachten Sie: Mit solchen Tricks zu arbeiten ist kein guter Einkaufsstil.

9. Einkaufstrick: Unnachgiebig fordern und beharren

Der Einkäufer wiederholt ausdauernd seine Forderungen, in der Hoffnung, dass der Verkäufer nach einiger Zeit entnervt nachgibt.

Verkäuferreaktion: Gespräch vertagen und standhaft bleiben. Verkäufer, die sich zu überhöhten Zugeständnissen drängen lassen, haben in der Zukunft bei diesen Einkäufern immer einen schweren Stand.

Beachten Sie: Hier brauchen Sie Fingerspitzengefühl. Einkäufer werden dafür bezahlt, Lieferanten zu fordern. Jeder Verkäufer hat das Recht „Nein“ zu sagen.

10. Einkäufertrick: Andere Wettbewerber preisgeben

Der Verkäufer wird im Gespräch aufgefordert, direkte Konkurrenten zu nennen. Der Hintergrund dieses Manövers:

1. Einschüchterung des Verkäufers.

2. Es sollen tatsächlich Konkurrenzangebote geprüft werden.

Verkäuferreaktion: Dem Einkäufer werden ruhig und selbstbewusst „Allerweltskonkurrenten“ genannt, die in der Regel keine Gefahr darstellen. Eine weitere zentrale Frage: „Wie wichtig ist der Kunde?“

Beachten Sie: Zum Einschüchtern ungeeignet und auch sonst wenig hilfreich.

Viele Verkäufer bekommen in Verkäufertrainings die folgenden 3 Dinge mit auf den Weg:

1. Kämpfe um jedes Zugeständnis, das du machst.

2. Sag „Nein“ und bleib dabei, wenn das Entgegenkommen mehr kostet, als es einbringt.

3. Nimm das Verhalten deines Verhandlungspartners nicht persönlich.

Beachten Sie: Diese Grundsätze eignen sich auch mit umgedrehten Vorzeichen für Einkäufer.

Fazit: Der Begriff „Trick“ ist häufig negativ besetzt. Verkaufstrainer benutzen ihn gerne in Zusammenhang mit dem Einkäufer-Verhalten. Treffender und wertneutraler ist der Begriff „Taktik“. Durch ein bewusstes Verhalten die eigenen Gesprächsziele erreichen, das ist das, was beide, Einkäufer und Verkäufer, wollen. Hinzu kommt dann noch die Fairness, also die Frage, was ist erlaubt und was nicht? Letztlich eine sehr individuelle und subjektive Angelegenheit.

So bereiten Sie sich richtig auf die Jahresgespräche mit Hauptlieferanten vor

Es wird Zeit, sich auf die Rahmengespräche mit den wichtigsten Lieferanten vorzubereiten. In einer Seminareinladung für Verkäufer war kürzlich zu lesen: „… Die Einkäufer bitten deshalb noch massiver zur Kasse … Verkaufsführungskräfte, die nicht optimal vorbereitet in die Jahresgespräche gehen, werden gnadenlos über den Tisch gezogen.“ Sie können davon ausgehen, dass viele Ihrer Gesprächspartner sich sehr gründlich auf die Jahresgespräche mit Ihnen vorbereiten. Eine große Hürde für solche Gespräche ist die Angst, sowohl auf Einkäufer- als auch auf Verkäuferseite. Aus Angst entstehen Nervosität und Unsicherheit.

Diese Unsicherheit führt dann zu Fehlern in der Verhandlung – die Verhandlungsziele werden nicht oder nicht vollständig erreicht.

Beachten Sie: Wer die Ruhe verliert, verliert die Übersicht!

Der unsichere Einkäufer …

… fühlt sich unbehaglich, wenn er seine Forderungen stellen und begründen muss.

… ist nicht mit der Markt- und Branchen- sowie der Kostensituation seiner Lieferanten vertraut.

… kennt den Materialaufwand, die Lohnkosten und die Fertigungs-, Transport- und Vertriebskosten seiner Hauptlieferanten nicht.

… hat eine falsche Einstellung zum Verhandeln und kennt die „Marktspielregeln“ nicht genügend.

… mag die unvermeidliche Konfrontation mit dem Verkäufer in der Jahresverhandlung nicht.

… ist unzureichend ausgebildet und vorbereitet.

… hat Angst vor den Fehlern, die er in der Verhandlung macht.

Gut vorbereitet in 5 Schritten

Beantworten Sie gründlich die folgenden Fragen in den 5 Kategorien der Praxis-Checkliste und Sie sind bestens für die Jahresverhandlungen vorbereitet.

1. Ihre Jahresgesprächs-Strategie

Wie sind die aktuellen Konditionen bei diesem Lieferanten?

Was wurde in der letzten Jahresverhandlung gefordert und noch nicht vom Lieferanten akzeptiert?

Welche neuen und zusätzlichen Forderungen sollen gestellt werden?

Welche neuen Entwicklungen gibt es in der Branche des Lieferanten und deren Umfeld?

Wie stark ist unsere Verhandlungsposition?

Mit welchen Taktiken sollen die ei unsere Forderungen?

Welche Einwände sind wahrscheinlich und wie können diese entkräftet werden?

Welche Alternativen gibt es zu diesem Lieferanten?

2. Das Erstellen einer professionellen Präsentationsunterlage

Wie soll die Gesprächsagenda aufgebaut sein?

Wie hat sich das Einkaufsvolumen in den letzten 3 Jahren entwickelt?

Wie sind die Ergebnisse der Lieferantenbewertung?

Welche besonderen Vorfälle gab es?

Wie sollen diese Daten visualisiert werden?

Welche Medien sollen in der Verhandlung eingesetzt werden?

3. Das Verhandlungsgespräch effektiv planen

Welche Gesprächspartner schickt der Lieferant?

Welche Wünsche, Erwartungen und Vorstellungen hat der Gesprächspartner?

Wie wollen wir die Beziehungs- und Inhaltsebene für unsere Verhandlungsziele nutzen?

Welche funktionsbedingten Bedürfnisse hat der Gesprächspartner?

Wer nimmt lieferantenseitig an der Verhandlung teil und wer aus unserem Unternehmen?

Wie soll der Verhandlungsstart aussehen?

4. Das Jahresgespräch gekonnt führen

Wann soll mit der Präsentation der Unterlagen begonnen werden?

Welche Präsentationstechnik soll zum Einsatz kommen?

Welche Fragen sollen gestellt werden?

Was ist das richtige Verhalten bei Gesprächsstörungen?

Wann ist eine „Auszeit“ angebracht?

Wie kann mit Einwänden und Gegenargumenten geschickt umgegangen werden?

Wie kann eine überzogene Abwehrhaltung des Lieferanten abgebaut werden?

Welchen Termin wollen Sie im Falle eines Vertagens vorschlagen?

5. Die Verhandlungsergebnisse absichern

Wie wollen Sie die Ergebnisse der Jahresverhandlung bestätigen?

Wer soll den Vertragsentwurf vorbereiten?

Welche „Fallen“ gibt es im Vertragsentwurf des Lieferanten?

Die Lage ist alarmierend: Immer mehr Unternehmen beklagen eine laxe Zahlungsmoral ihrer Kunden. Hier sechs Tipps, die Ihnen beim professionellen Forderungsmanagement helfen.

Früher war alles einfacher. In der Wirtschaft hieß es: „Ware gegen Geld“ und alles war klar. Aber dieser Grundsatz gilt heute kaum noch. Ganz im Gegenteil: Die Ware wird pünktlich geliefert, nur das Geld lässt auf sich warten. Zehn von 100 Betrieben warten mehr als 90 Tage auf ihr Geld. Besonders bei dünner Eigenkapitaldecke führt das häufig zu einer Liquiditätskrise und letztendlich zum Aus. Ein professionelles Forderungsmanagement kann diesen unternehmerischen Super-GAU verhindern.

1. Prüfen Sie, mit wem Sie Geschäfte machen. Fragen Sie in Ihrer Buchhaltung nach, ob der Kunde immer termingerecht gezahlt hat. Bei Neukunden sollten Sie externe Auskünfte, z. B. bei Banken oder Wirtschaftsauskunfteien, einholen (Bonitätsprüfung). Zu den bekanntesten Auskunfteien gehören Bürgel (www.buergel.de) und Creditreform (www.creditreform.de).

2. Schreiben Sie die Rechnungen sofort, nachdem Sie die Leistung erbracht haben, und setzen Sie einen eindeutigen Zahlungstermin. Überwachen Sie regelmäßig die Zahlungseingänge.

3. Vermerken Sie auf Ihrer Rechnung nicht nur „3 Prozent Skonto“, sondern rechnen Sie Ihrem Kunden genau vor, wie viel er mit Skonto sparen kann.

4. Mit telefonischen Mahnungen haben viele Firmen gute Erfahrungen gemacht. Informieren Sie sich, wie Sie diese am Besten angehen!

5. Werden Zusagen nicht eingehalten, sollten Sie denjenigen, der diese gegeben hat, nochmals anrufen und Ihre persönliche Enttäuschung zeigen. Keinesfalls zornig oder gar ausfallend werden.

6. Zahlt der Kunde auf Ihre Mahnungen hin nicht, können Sie das gerichtliche Mahnverfahren in Gang setzen. Erster Schritt ist die Einreichung eines Mahnantrags beim Amtsgericht. Eine andere Möglichkeit ist die Beauftragung eines Inkassobüros, das in Ihrem Auftrag die Außenstände eintreibt. Allein der Hinweis darauf kann bei säumigen Zahlern zuweilen Wunder wirken. Beachten Sie bei allen vorangegangenen Punkten: Wie scharf Sie im Einzelfall vorgehen, hängt von der Historie Ihres Kunden ab. Hat er bislang immer gut und zuverlässig gezahlt, werden Sie einen anderen Ton anschlagen, als wenn es sich um einen notorischen Nicht- oder Spätzahler handelt!

Weitere interessante Informationen zum Thema Forderungsmanagement mit einem Fachlexikon, Fachbeiträgen, Gesetzestexten und Terminen finden Sie unter

www.forderungsmanagement.com

Was der Wechsel vom Käufer- zum Verkäufermarkt für Ihre tägliche Arbeit bedeutet

Liefertermin für elektronische Bauteile in 40 Wochen, Rohmaterial in fünf Monaten erhältlich. Viele Einkäufer kennen diese oder ähnliche Situationen. Der Wechsel von Käufer zu Verkäufermärkten und umgekehrt ist nichts Neues und vollzieht sich in wiederkehrenden Zyklen. Jeder Einkäufer und jede Firma muss sich auf wechselnde Marktsituationen rechtzeitig und flexibel einstellen. Die folgenden Punkte gewinnen in Verkäufermärkten einen besonderen Stellenwert:

1. Der gute Draht zum Lieferanten:

An diesem Punkt zeigt sich, dass die Art und Weise, wie Lieferanten behandelt werden, auch langfristig wirkt. Einkäufer, die ohne Fingerspitzengefühl geordert haben oder vielleicht sogar die Brechstange benutzt haben, dürfen jetzt nicht erwarten, bevorzugt von den Lieferanten behandelt zu werden.

2. Den Einkaufsradius erweitern:

Wie groß der Marktdurchblick des Einkaufs ist, zeigt sich besonders in Verkäufermärkten. Neue Marktsituationen eröffnen auch neue Chancen. Auf breiter Front steigende Einkaufspreise motiviert die Geschäftsleitung vielleicht viel stärker, Zeit und Geld in den Ausbau des internationalen Einkaufs zu investieren. Die Erkundung neuer Einkaufsmärkte eröffnet die Chance zu Einkaufskostensenkungen.

Beachten Sie: Jede Einkaufsabteilung kann durch professionelle Lieferantensuche deutlich die Einkaufskosten senken.

3. Produktspezifikation auf dem Prüfstand:

Neue Situationen in den Märkten können den Blick auch nach innen lenken. Die einzukaufenden Produkte sind gründlich zu hinterfragen. Muss es wirklich die „vergoldete Ausführung“ sein oder reicht nicht auch die Standardvariante? Gespräche im eigenen Haus und mit den Lieferanten zahlen sich immer aus.

Fazit: In jeder Marktsituation können Einkaufserfolge erzielt werden. Unverzichtbar dafür ist ein ausgeprägter Erfolgswille und der Einsatz der richtigen Einkaufswerkzeuge.