So stechen Sie mit den richtigen Bildern ins Auge

Ihnen fehlen wirkungsvolle Fotos für den Jahresbericht, für Ihre Themenkampagne oder für Ihren Flyer zum Messeauftritt? Die Bildarchive im Internet bieten einen schier unerschöpflichen Fotofundus.

Eine Recherche im Netz ist aufwändig. Sie brauchen Zeit und Ruhe und vor allem eine Vorstellung von Motiv und Wirkung. Ansonsten verlieren Sie die Übersicht. Daher überlegen Sie sich vor jeder Suchaktion:

1. Welche Botschaft möchten Sie vermitteln?

2. Wen möchten Sie ansprechen?

3. Welche drei Schlagworte fallen Ihnen zu Ihrem zunächst noch imaginären Bild spontan ein?

4. Welcher Fotostil passt in Ihre Unternehmens-Bildsprache?

5. Welche Foto-Kriterien definiert Ihr Corporate Design?

6. Für welches Werbemittel suchen Sie Bilder?

7. Wen möchten Sie insbesondere mit dem Foto ansprechen?

8. Wie sieht das Layout aus?

9. Suchen Sie ein Foto für eine Onlineoder für eine Printausgabe?

10. Wie ist der textliche Stil?

11. Wie sieht die allgemeine Farbgebung aus?

Mein Tipp

Im exklusiven Internetbereich finden Sie diese Liste der Fragen, die für Ihre Fotorecherche entscheidend sind, als Download. Wenn Sie sich an dieses Muster halten, wird Ihnen die Bildauswahl in Zukunft leichtfallen.

Je konkreter Sie Ihre Tag-Suche starten, desto eher finden Sie Ihr passendes Bild. Lizenzfreie bzw. kostenlose Fotos finden Sie zum Beispiel unter folgenden Adressen:

www.istock.de

www.flickr.com

www.pixelquelle.de

www.openphoto.net

Oder aber Sie bedienen sich der Bildsuchmaschine yotophoto, mit deren Hilfe Sie speziell nach frei kopierbaren Fotos suchen können.

Achtung: Auch wenn die Fotos zum Teil als lizenzfreie deklariert sind, so bedeutet das nicht, dass Sie die Fotos ohne Kosten kopieren und verbreiten dürfen. Denn eine Nutzungsgebühr fällt in den meisten Fällen dennoch an.

Weitere spannende und interessante Themen rund um die Öffentlichkeitsarbeit finden Sie bei www.prpraxis.de

Webinare, Videokonferenzen und Podcasts – das Internet bietet schier unendliche Möglichkeiten für Information und Kommunikation. So ist nach wie vor die virtuelle Pressekonferenz ein Thema, weil sie den Service-Wert für Journalisten erhöht.

Formate wie Quicktime oder Flash machen es möglich: Die Pressekonferenz im Netz, die jeder eingeladene Journalist in Echtzeit oder on demand verfolgen kann. Und die Vorteile wiegen schwer: Er kann Ihre Statements vom Schreibtisch aus bewerten und bei Interesse sofort bearbeiten oder unterbrechen, um sie später fortzusetzen. Somit entfallen Fahrtzeiten, Wartezeiten, Leerzeiten. Wenn die technischen Voraussetzungen durch Ihre IT-Service-Firma hergestellt worden sind, bleibt Ihnen die Organisation und mit dieser entscheiden Sie, ob Ihre virtuelle Pressekonferenz zum Erfolg wird.

Stellen Sie den Service-Charakter in den Vordergrund

1. Laden Sie die Journalisten zur Konferenz via E-Mail ein.

2. Bitten Sie um Akkreditierung, um gezielt Ihren Zugangscode versenden zu können.

3. Bieten Sie digitale Pressemappen an und stellen Sie Pressefotos zur Verfügung.

4. Stellen Sie Ihre Referenten durch einen Lebenslauf und durch ein Kompetenzprofil vor der Pressekonferenz vor.

5. Moderieren Sie die virtuelle Pressekonferenz als sei es eine Präsenzveranstaltung.

• Begrüßung und Anmoderation
• Vorstellung der Referenten
• Presse-Statements der Referenten
• Zusammenfassung
• Eröffnen der Fragerunde

Mein Tipp

Gestalten Sie Ihre virtuelle Pressekonferenz interkativ, lassen Sie Fragen der Journalisten  zu, die Sie im E-Mail-Account abrufen und von den Experten beantworten lassen. Nennen Sie dabei den Namen des Redakteurs und die Zeitung. Beantworten Sie heikle Fragen nicht, wenn Sie sich unsicher fühlen. Bieten Sie an, hier zu recherchieren, um sich später telefonisch zu melden. Oder aber sagen Sie konkret, dass Sie diese Frage in dieser Runde nicht beantworten werden, und bitten um Verständnis dafür.

• Verabschiedung, Dank und Hinweise zur Zusammenfassung der Ergebnisse, zu Fotos und Hintergrundinformationen in der Presserubrik Ihrer Internetseite

Eine virtuelle Pressekonferenz ist bequem, aber die Organisation ist zeitaufwändig.

Der größte Nachteil Ihrer Web-Pressekonferenz ist der fehlende persönliche Kontakt. Und gerade dieser Kontakt zu Journalisten entscheidet oftmals über den Erfolg Ihrer Arbeit. Daher sollte eine virtuelle Pressekonferenz nicht gänzlich die Präsenzveranstaltung ersetzen, sondern diese lediglich ergänzen. Und vor allem: Sie sollte ebenso sorgfältig vorbereitet und erarbeitet werden.

• Die zeitliche Phase von der Planung, bis zur Einladung und Sendung beträgt sechs bis vier Wochen.
• Sie benötigen die Unterstützung Ihrer IT-Abteilung oder Ihres Dienstleisters.
• Sie legen besonderen Wert auf den E-Mail-Kontakt im Vorfeld, in dem Sie Ihrer Einladung weitere Informationen zum Thema hinzufügen.
• Sie bitten um Akkreditierung, um den Zugangscode zu versenden, und können somit Ihren Presseverteiler aktualisieren.
• Sie legen Ihr Augenmerk auf die Nachbereitung, indem Sie eine Zusammenfassung der Statements in einer Pressemitteilung zeitnah versenden.
• Sie stellen eine ausführliche Pressemappe online und als Printversion zur Verfügung.
• Sie bieten den telefonischen oder persönlichen Kontakt an, falls nach der virtuellen Konferenz weitere Fragen bestehen.

Mein Tipp

Bereiten Sie sich inhaltlich gut vor, indem Sie die Fragen der Journalisten vorhersehen und einen Antwortkatalog entwerfen, den Sie ebenso Ihrem Chef und den Referenten vorlegen.

Damit vermeiden Sie Widersprüche.

Vorsicht: Die Kamera filmt Sie – immer!

Wie bei einer Fernsehaufnahme erhält jede Bewegung, jede Miene, jede Geste eine besondere Dramaturgie. Was außerhalb eines Kameraauges witzig, sympathisch, lebhaft scheint, erhält in dieser Gefahrenzone eine gänzlich andere Wirkung. Daher gilt die Regel: Bleiben Sie konzentriert und kontrolliert. Lächeln Sie, blicken Sie in die Kamera und verzichten Sie auf gestikulierende Effekte. Und bitte denken Sie daran, auch die Mikrofone übertragen: Flüstereien mit dem Nachbarn auf dem Podium sind grundsätzlich tabu.

Fazit

Eine Web-Pressekonferenz bereichert Ihr Repertoire der Medieninstrumente, allerdings erfordert sie von Ihnen einen ebenso zeitintensiven Einsatz wie eine Präsenzveranstaltung. Und vor allem: Sie beeinträchtigt Ihre Kontaktpflege. Daher ist sie keine Alternative zur klassischen Pressekonferenz, aber eine durchaus serviceorientierte Zusatzveranstaltung.

Weitere Tipps für das Sommerloch 2010 und Checklisten finden Sie bei http://www.prpraxis.de

Das ist die Frage der Fragen. Darüber grübeln Sie nach, denn die Antwort ist entscheidend für Ihren Erfolg. Wenn Journalisten Ihre Pressemitteilung beachten und veröffentlichen, dann ist Ihr Chef zufrieden. Und letztendlich sichert das Ihren Job. Aber Achtung! Die Methoden so mancher Lehrbücher sind überholt: Zum klassischen Versand Ihrer Pressemitteilung kommen die Online-Möglichkeiten hinzu. Und Sie sind gut beraten, diese Formen zu mischen.

Ihre E-Mail-Pressemitteilung im Visier

Mehr als 200 Pressemitteilungen landen täglich und durchschnittlich in Deutschlands Zeitungsredaktionen, die als Online-Version versendet werden. Das geht schnell, weil Kopierarbeiten, Eintüten, Etikettieren und der Weg zum Postamt entfallen. Das spart Geld, weil der Versand papier- und portolos geschieht. Aber es birgt auch die Gefahr, in der langen Mail- Reihe zur Bedeutungslosigkeit zu verblassen, weil andere Namen die Aktualität definieren, z. B. wenn BMW seine Jahresbilanz veröffentlicht oder wenn der Quelle-Ausverkauf strategisch zum Desaster wird oder wenn der Fußballwettskandal noch weitere Kreise zieht. So begleitet Ihren E-Mail-Versand die berechtigte Frage: Wird der Journalist sie lesen, beachten und sogar verarbeiten? Immerhin bräuchte es nur ein Klick auf die Tastatur und er würde sich inmitten Ihres Themas wiederfinden. Aber mit einer mindestens 90-prozentigen Wahrscheinlichkeit klickt der Journalist nicht. Es sei denn, gerade überschlagen sich in Ihrem Unternehmen Krisenmeldungen, die einen handfesten Skandal vermuten lassen, oder Sie rangieren auf der Dax- 30-Liste. Trifft dies nicht zu, dann minimiert sich Ihre Chance um weitere fünf Prozent. Das alles ist jedoch kein Dilemma, wenn Sie jede, wirklich jede Schlüsselwirkung für das Erstellen und Versenden Ihrer Pressemitteilung beachten.

6 Tipps für die optimale Wirkung Ihrer E-Mail-Pressemitteilung

1. Stellen Sie Ihren Verteiler sorgsam und aktuell zusammen

Bitte versenden Sie nie, niemals nach dem Gießkannenprinzip. Auch wenn die Versuchung groß ist, mit einem Tastendruck 2.000 oder gar 4.000 Journalisten zu erreichen, vielleicht mit Hilfe eines groß angelegten gekauften Verteilers oder einer Dienstleistungsagentur, die Ihren Versand sicherlich gerne übernimmt: Verzichten Sie darauf. Denn es kostet viel Geld und generiert wenig Wirkung.

Besser ist:

• Recherchieren Sie durch Lesen von Zeitungen und Fachblättern, durch Beobachten von Radio- und TV-Formaten, welche Redaktion, welcher Journalist Ihre Themen bearbeitet und beachtet. Diese Auswertung ist für den Aufbau Ihres Presseverteilers und für die Kontaktaufnahme zu den Journalisten wichtig.
• Wenn Sie mit Hilfe von Dienstleistern Ihren Verteiler zusammenstellen möchten, dann macht das nur dann Sinn, wenn Sie Ihrem Auftrag Schlüsselwörter hinzufügen, damit nur die Redakteure in Ihren Verteiler gelangen, die sich wirklich mit Ihren Themen befassen. Wenn Sie zum Beispiel in der Gesundheitsbranche tätig sind, so lauten Ihre Schlüsselwörter Medizin, Wissenschaft, Gesundheit etc., unter anderen bietet Zimpel solche detaillierten Möglichkeiten an: www.zimpel.de.
• Recherchieren Sie, welche Presseportale für Ihre Branche am ehesten in Frage kommt. Unter www.pr-gateway.de/white-papers/kostenlosepresseportale finden Sie eine Ãœbersicht zu kostenlosen Presseportalen.
• Bilden Sie in Ihrem Presseverteiler auf jeden Fall eine VIP-Kategorie. In diese werden die Journalisten aufgenommen, die regelmäßig und positiv über Ihr Unternehmen berichten, und darüber hinaus Journalisten, mit denen Sie im persönlichen Kontakt stehen. Initiieren Sie das ganze Jahr hindurch Gesprächssituationen mit Journalisten, z. B. durch

• Telefonkontakt
• Redaktionsbesuch
• Einlandung zu Ihrer Pressekonferenz und zu Events
• Einladungen zum Journalistengespräch an Ihren Messestand
• Einladung zu einem Pressefrühstück zu Beginn des Jahres etc.

2. Geben Sie sich mit Ihrer E-Mail zu erkennen.

• Versteckspiele und Werbef loskeln sind für Ihre E-Mail-Pressemitteilungen ein absolutes K.O.-Kriterium.
• Geben Sie sich schon in der Betreffzeile namentlich zu erkennen.
• Schreiben Sie schon in der Betreffzeile das Wort Pressemitteilung oder PM, damit der Journalist weiß, es handelt sich um eine Information und nicht um eine Werbung.
• Ihnen bleiben 7 Worte für die Headline – dann muss der Journalist wissen, um welches Thema sich Ihre Pressemitteilung dreht. Die Betreffzeile ist also die wichtigste Zeile Ihrer E-Mail-Pressemitteilung.

3. Beginnen Sie Ihren E-Mail-Text mit einem weiteren Header.

• Ergänzen Sie die Betreffzeile um eine weitere Information zum Thema.
• Formulieren Sie hier die Essenz Ihres Themas.
• Stellen Sie den Zusammenhang zur Betreffzeile her.
• Formulieren Sie die Schlüsselworte Ihrer Pressemitteilung.

4. Schreiben Sie Ihren Textblock im journalistischen Stil.

• Das Wichtigste gehört an den Anfang, und zwar prägnant und pointiert.
• Verbreitern Sie Ihre Information zum Textende hin mit Angaben zu weiterführenden Informationen im Pressebereich Ihrer Website oder teasern Sie Ihren Pressetext mit wenigen Zeilen an.
• Setzen Sie einen Link zum ausführlichen und ungekürzten Pressetext im Pressebereich Ihrer Website. Ãœbrigens: 400 Zeichen sollten bei einer angeteaserten E-Mail-Pressemitteilung nicht überschritten werden. Denn hier geht es nur um einen Ãœberblick, um das Nennen Ihrer Nachricht, das Wecken der Neugierde auf die Details. Und die findet der Journalist im Anhang bzw. auf Ihrer Website.

5. Fügen Sie keine hochaufgelösten Fotos an.

• Bieten Sie Pressefotos als Download im Pressebereich Ihrer Website an und setzen Sie den Link dazu.
• Fügen Sie bei Bedarf nur Bilder mit 72 dpi an, vorzugsweise im JPG-Format.

Achtung: Die Datenmenge für Ihre Mail ist begrenzt und darf nicht größer als 5 MB sein,  diese Grenze akzeptieren die meisten Redaktionen. Ansonten risikieren Sie, dass Ihre Pressemitteilung nicht zugestellt und somit ungelesen bleibt.

6. Nennen Sie am Ende der E-Mail Ihren Pressekontakt.

Zu den Kontaktdaten zählen Ihr Name, Ihre Funktion, der Unternehmensname, die Unternehmensanschrift, Telefonund Faxnummer, Handynummer und E-Mail-Kontakt, URL.

Hinweis

Eine Pressemitteilung ist kein persönlicher Brief. Sie ist sachlich, bringt Fakten und verzichtet auf jegliche Floskeln. Folglich sollten Sie auf Anrede und Grußformel verzichten. Sie wirken nicht professionell, sondern überflüssig. Fügen Sie auch Ihrer EMail- Presse mitteilung eine laufende Pressenummer bei, so erleichtern Sie die Zuordnung, die Zitierfähigkeit und die Archivierung.

Fazit

Das Versenden Ihrer E-Mail-Pressemitteilung spart Zeit und Geld. Fragen Sie sich vor jeder PM-Veröffentichung: Für wen ist die Nachricht relevant? Ein Versenden nach dem Gießkannenprinzip ist kontraproduktiv, weil es die Erfolgskontrolle erschwert, weil es zu 95 Prozent die Redaktionen nicht interessiert und weil die Allround-Versendung wenig professionell wirkt. Besser ist es, Sie stellen einen Fachverteiler zusammen, der stets aktuell ist und aus persönlichen Kontakten besteht.

Weitere Informationen über Pressetermine und andere Techniken finden Sie unter www.prpraxis.de

Kurz vor der Sommerpause passiert es: Linien der Berliner S-Bahn werden in Teilen stillgelegt. Quasi  über Nacht. Die Fahrgäste wundern sich am nächsten Morgen, warten vergebens am Bahnsteig. Erklärungen und Entschuldigungen sickern nur langsam durch zu den Bürgern. Häppchenweise  erfahren sie, dass Räderprobleme diese konsequenten Maßnahmen verlangen, dass Risse festgestellt wurden, vermutlich aufgrund verzögerter Wartungstermine. Bis auf Weiteres werden betroffene S- Bahn-Linien stillgelegt, Fahrpläne geändert, verspätet wird erst ein Ersatzverkehr eingerichtet. Die  Krise ist da. Die Bürger und Touristen sind verärgert. Das Sommertheater beginnt – und bietet mit  seinem Auftakt ein Lehrstück dafür, wie eine bürgernahe Kommunikation nicht funktionieren kann.

So verhindern Sie, dass aus offensichtlichen Problemen Krisen werden:

- Informieren Sie Mitarbeiter, Medien, Öffentlichkeit – und zwar frühzeitig mit allen Instrumenten der Kommunikation.

- Nennen Sie die Ursachen und Gründe, sachlich und transparent, die zum Städteproblem führen.

- Erklären Sie die Konsequenzen, die sich aus dem Problem ergeben werden.

- Zeigen Sie Lösungen auf, die Sie für angemessen halten.

- Geben Sie einen zeitlichen Rahmen vor, in dem der Bürger mit dem Problem konfrontiert werden wird.

- Machen Sie das Problem zur Chefsache. Damit demonstrieren Sie, dass Sie Ihre Bürger  ernst nehmen, sich mit allen Mitteln um eine schnelle Lösung bemühen.

Das heißt konkret:  Der Chef ist präsent, nimmt teil, zeigt und äußert sich in der Öffentlichkeit vor Ort und  verschiebt – wenn es sein muss – seinen Urlaub.

- Richten Sie eine Arbeitsgruppe ein, die das Thema kontinuierlich aufbereitet, neue  Informationen sammelt und diese nach Prüfung veröffentlicht.

- Berichten Sie kontinuierlich in den Medien über die Problembearbeitung. Setzen Sie auf  Transparenz und Service. Im Berliner Beispiel wurden nach dem zögerlichen Auftakt zur Krise schnell Sondersendungen in TV und Rundfunk ausgestrahlt, neue Fahrpläne im  Großformat in Zeitungen abgedruckt, es wurde im Internet informiert. Und mit dem  Installieren verlässlicher Information schwand der Ärger bei Bürgern und Touristen zusehends, weil der Grund erkannt und die Sicherheit der S-Bahn höher gewertet wurde als  das Stilllegen der Bahnwagen.

- Richten Sie eine Hotline ein in der heißen Phase. Geben Sie hier freundlich Auskunft auf die  Bürgerfragen, allerdings bitte nur im sachlich abgesprochenen Rahmen.

- Bieten Sie einen Ersatz, eine Erstattung von Eintrittsgeldern, Fahrkarten oder Sonstiges an,  wenn diese durch die Problemlage nicht eingelöst werden können. Erklären Sie Ihre  Mitarbeiter und die Presse zu engen Begleitern auf Ihrem Lösungsweg:

- Informieren Sie im Intranet über neue Ergebnisse.

- Geben Sie zeitnah ein Presse-Statement ab, wenn es neue Entwicklungen beim Krisenthema gibt.

- Richten Sie auf Ihrer Website eine aktuelle Rubrik ein, die mit einem Klick aufrufbar ist.

- Briefen Sie Ihre Mitarbeiter zum Thema und geben Sie klar vor, dass nur Sie als PR- Verantwortlicher mit der Presse reden werden.

- Bleiben Sie in jedem Gespräch sachlich, vermeiden Sie vermutete Schuldzuweisungen. Nennen Sie stattdessen nur Fakten, die bestätigtsind und eine Lösung der Krise nicht  gefährden, zum Beispiel dann, wenn sich die Staatsanwaltschaft einschalten muss.  Ansonsten gilt die Regel, so wenig Interpretationsspielraum durch Verschleierung zu liefern  wie möglich – im Zweifel deckt die Presse diese sowieso auf. Denn bei lokalen Krisen bleibt die Presse am Ball, hält das Thema hoch in jeder Zeitungsausgabe.

Fazit

Lokale Krisen interessieren die Bürger. Immer. Besonders wenn sie betroffen sind. Wenn ihr  Alltag eingeschränkt ist. Wenn Gefährdungen bestehen. Ein spätes Handeln, ein  Verschleiern der Probleme sind nicht ratsam. Im Gegenteil, es erzeugt Ärgernisse auf Seiten der Medien und der Bürger. Zeigen Sie Mut zur Kommunikation, zeigen Sie  Verständnis und Feingefühl in brisanten Themen. Nun ist Information gefragt, um einen  Imageschaden abzuwenden.

Interessante Ansätze, Tipps und Lösungen  zur Öffentlichkeitsarbeit erhalten Sie auch auf www.prpraxis.de

Themen benötigen Sie, um Ihr Unternehmen in die Zeitung zu bringen. Aber so mancher Seufzer eines  PR-Verantwortlichen drückt aus, was Vorgesetzte niemals hören wollen, nämlich die Frage: Welches  Unternehmensthema interessiert die Presse? Denn das zu beantworten, ist allein Ihre Aufgabe. Und genau 3 Wege stehen zur Wahl:

- Sie berichten via Pressemitteilung über alle Ihnen relevant erscheinenden Themen. Zwar sieht der Journalist häufig Ihr Logo, liest in kurzer zeitlicher Folge Ihre Texte, aber es  entsteht schnell ein Ermüdungseffekt. Also: Das Gießkannenprinzip, nämlich jedem alles  mitzuteilen, hat sich in der Pressearbeit selten bewährt.

- Sie erstellen sich einen Halbjahresplan über wichtige Ereignisse im Unternehmen. Sie bereiten dazu eine Pressemitteilung vor, die Sie zeitnah an einen ausgewählten Presseverteiler versenden. Durch Planung strukturieren Sie Ihre Arbeit und das ist gut so. Allerdings vergeben Sie die  Chance, im schnellen Pressegeschäft mitzumischen, wenn Sie sich sklavisch an Ihren Plan  halten. Flexibilität und ein Erkennen von Trends und Entwicklungen sind für eine erfolgreiche PR unerlässlich.

- Sie planen. Sie beobachten. Sie berichten.
Und dieser Weg ist derjenige, der Ihnen ein Optimum an dauerhaftem Erfolg verspricht.

So heißt die Formel für eine erfolgreiche Pressearbeit:

Mixen Sie die Ergebnisse Ihrer Medienbeobachtung mit dauerhaften und aktuellen  Unternehmensthemen.

Medienbeoachtung ist ein klassisches Instrument der Pressearbeit und Ihrer Erfolgskontrolle.  Und darüber hinaus bietet sie eine schier unerschöpfliche Quelle an Themen für Ihre PR.  Zwar ist sie zeitaufwändig und so manches Mal eine geradezu lästige Pflicht, aber der  Aufwand lohnt sich: Sie richten kontinuierlich den Blick auf das, was Medien und  Öffentlichkeit interessiert. Sie finden somit Themen, die ein größtmögliches Potenzial für eine  Veröffentlichung beinhalten.

Die 10 Vorteile Ihrer Medienbebachtung sind:

1. Sie erstellen Clippings und somit eine Übersicht Ihrer Zeitungsartikel. (Achtung: Pressespiegel sind gebührenpflichtig. Nähere Informationen finden Sie unter www.vg-wort.de.)

2. Sie zeigen Chef und Kollegen schwarz auf weiß, wie erfolgreich Ihre PR-Aktionen in den  Medien stattfinden.

3. Sie erkennen, welche PR-Aktionen von den Medien beachtet wurden. Das gibt wichtige  Rückschlüsse auf Ihre Pressearbeit.

4. Sie wissen, welche Themen positiv negativ oder neutral behandelt wurden.

5. Sie erfahren, welche Zeitung sich vordringlich für welche Ihrer Themen interessiert.

6. Sie erfassen, welche Themen vertieft werden können.

7. Sie können Ihrem Chef eine Detailsicht der Themen anbieten.

8. Sie erfahren, welche Themenschwerpunkte die Journalisten haben.

9. Sie erkennen Entwicklungen und Trends der Branche durch Ihre Medienbeobachtung und  können feststellen, wie Ihr Unternehmensich in den Medien positioniert.

10.Sie sind als PR-Verantwortlicher jederzeit bestens informiert.

Die Struktur Ihrer Medienbeoachtung in 3 Schritten:

Schritt 1:

- Lesen Sie Tages- und Branchenmedien regelmäßig.
- Sie sind fit in Sachen Medienthemen.
- Sie wissen, wie der Stand der Diskussion ist und
- welchen Beitrag Ihr Unternehmen leisten kann.

Schritt 2:

- Sammeln Sie die Artikel über Ihr Unternehmen.
- Name des Mediums, der Redaktion, des Journalisten,
- Datum der Veröffentlichung,
- Auflage des Mediums.

Schritt 3:

- Analysieren Sie die Berichterstattung.
- Welcher Journalist berichtet mit welchem Themenschwerpunkt?
- Ist eine Wertung erkennbar?
- Was war Anlass für eine Berichterstattung?
- Gab es Folgeartikel zum Thema, gab es Leserbriefe oder Meinungen?

Weiteres Know-How über Themen der Pressearbeit, wie beispielsweise “SMS-Werbung” oder “Der 3-Sekunden Test für Ihre Pressemitteilung” erhalten Sie auf www.prpraxis.de

Die Pressepräsentation Ihres letzten Geschäftsberichts war ein schöner Erfolg. Die Medien veröffentlichen Ihre Kennzahlen und zeigen das Entwicklungspotenzial Ihres Unternehmens  auf. Und die Versandaktion an Kunden, Geschäftspartner und Interessenten läuft gut.  Dennoch haben Sie wenig Zeit, sich entspannt zurückzulehnen, denn das Projekt Geschäftsbericht 2009 beginnt – tatsächlich – schon jetzt, und zwar mit dem inhaltlichen und  gestalterischen Entwurf.

Ihr Geschäftsbericht ist das Werbemittel Nr. 1

In jedem Jahr werden die besten Geschäftsberichte ausgezeichnet: ob „manager magazin“,  Econ-Award oder ARC-Awards, mit einer solchen Auszeichnung erhöht sich die Strahlkraft der Geschäftsberichte, rücken sie auf den ersten Platz der Werbemittelskala. Zu Recht.  Denn kein anderes Werbemittel verbindet Transparenz, Kommunikation und Gestaltung in  dieser Symbiose. Ihr Geschäftsbericht bietet dem Leser einen Einblick in die Gesichte, Kultur, Philosophie Ihres Unternehmens. Er blättert strategische Entscheidungen auf, stellt  Marken und Leistungen in den Mittelpunkt und bilanziert das Geschäftsjahr, nennt harte  Fakten und Perspektiven. Kurzum: Der Geschäftsbericht setzt Unternehmen und Marken in  Szene.

Was macht einen Geschäftsbericht auszeichnungswert?

Drei Faktoren müssen stimmig sein:

1. der Inhalt

2. die Sprache

3. die Gestaltung

Wenn es Ihnen gelingt, diese drei Aspekte aufeinander abgestimmt zu einem Gesamtwerk  verschmelzen zu lassen, wenn Sie Ihre Zahlen übersichtlich und Ihre Strategien transparent  präsentieren, dann bieten Sie einen beispielhaften Geschäftsbericht 2009.

Checkliste: So erstellen Sie einen glaubwürdigen und stimmigen Geschäftsbericht

Inhalt und Aufbau

- Geben Sie einen Überblick über Ihre Kennzahlen der letzten drei Jahre?

- Sind die Zahlen in übersichtlicher Form aufbereitet?

- Spricht Ihr Geschäftsführer in einem persönlichen Brief die Leser an?

- Nennt dieser Brief bedeutende Themen, die das Geschäftsjahr prägten?

- Nennen Sie Ihr Mission Statement?

- Sind Ihre Werte und Ziele erkennbar?

- Stellen Sie die Arbeit der Geschäftsführung/des Vorstandes vor?

- Je nach Gesellschaftsform: Bieten Sie einen Bericht des Aufsichtsrates?

- Geben Sie einen Überblick über Ihr Portfolio?

- Entspricht die Inszenierung Ihrer Unternehmens- und Markenpolitik
der Kommunikationsstrategie?

- Nennen Sie Standorte und Aufgabenschwerpunkte?

- Bieten Sie ein Organigramm?

- Je nach Gesellschaftsform: Erfüllen Sie die Standards an Ihre
Rechenschaftspflicht?

- Bieten Sie eine sinnvolle Navigation durch den Bericht wie Seitenmarker,
Seitenregister, farbliche Führung durch die Rubriken?

Text und Sprachstil

- Formulieren Sie in Ihrem Corporate Wording?

- Passt Ihre Sprache zum Kommunikationsstil des Unternehmens und zu Ihrer Kommunikationslinie?

- Passt die textliche Anordnung zum Corporate Design des Unternehmens?

- Haben Sie die Unternehmensentwicklung verständlich und in stringentem
Sprachtonus erläutert?

- Verwenden Sie textliche Eycatcher wie Headlines, markierte Keywords?

- Führt ein Vorspann in die Texte ein?

- Gliedern Zwischenüberschriften die Texte und pointieren den folgenden Inhalt?

- Ist der Text leserfreundlich gesetzt durch Weißräume, Marginalspalten,
Durchschüsse, Kästen und Markierungen

- Verwenden Sie eine lebhafte, eindrucksvolle Sprache?

- Verzichten Sie auf Floskeln und Redundanzen?

- Vermeiden Sie Fremdwörter?

- Verwenden Sie aktive Sätze und vermeiden Substantivierungen?

- Baut Ihr Text einen Spannungsbogen auf?

- Entsteht beim Lesen eine Textmelodie aus Sätzen verschiedener Länge?

- Passt der Text zu Ihren Bildern, transportieren die Bildunterschrifteneine
relevante Botschaft?

Gestaltung

- Entspricht die Gestaltung Ihrem Corporate Design hinsichtlich Schrift, Farbe, Text und Bild?

- Ist Ihre Hausfarbe als dominante Farbe erkennbar, und zwar bereits auf dem Titelblatt.

- Bietet das Titelblatt einen Beszug zum Inhalt des Berichtes, bietet es einen
Wiedererkennungswert, sind Logo und evtl. Slogan vorhanden?

- Ist Ihr Titelblatt veredelt durch Prägung, Stanzung, Laminierung?

- Welche Haptik erzeugt der Umschlag, welche die Innenseiten?

- Bieten Sie Gestaltungselemente, um eine Leserführung und
Rubrikunterscheidung zu erreichen?

- Gibt es ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Wort, Bild und weiteren
Gestaltungsmerkmalen wie Info-Grafik, Tabellen, Diagrammen?

- Bauen Sie durch Text und Bild einen Spannungsbogen auf?

- Setzen Sie Highlight-Seiten mit ausdruckstarken Fotos und
Leads vor die Kapitel?

- Welche Gestaltungsmerkmale weist Ihr Bericht stringent auf?
Fotostrecken, Fotomarken, Farbflächen oder Farblinien?

- Welche gestalterische Grundidee bietet Ihr Konzept, welche kreative Gestaltung fällt auf wie doppelte Faltseiten, transparente Zwischenseiten, Fotostrecken, Farbflächen und -linien?

- Welche Extras bieten Sie, wie ein herausnehmbares Heft mit Ihren Kennzahlen, ein Leporello zur Jahreskampagne, ein Anschriftenheft, eine Image-CD etc.?

- Unterscheidet sich die redaktionelle Gestaltung des Zahlen-Fakten-Teils?

- Reduzieren Sie den Blick im Zahlen-Fakten-Teil ausschließlich
auf die sachliche Information?

- Sind die Tabellen gut lesbar, die Diagramme und Info-Grafiken
mit Legenden versehen?

- Nimmt die letzte Umschlagseite das Thema/Motiv der Titelseite wieder auf?

Weitere nützliche Tipps rund um das Thema Öffentlichkeitsarbeit erhalten Sie auf: www.prpraxis.de

Das Internet wird immer wichtiger im Alltag, besonders für die 14- bis 49-Jährigen. 55  Prozent der Deutschen nutzen nach einer aktuellen Studie von BITCOM das Internet als  Informations- und Kontaktplattform. Was bedeutet dieser wachsende Trend für die PR in den  Unternehmen? Auf jeden Fall ein klares Votum dafür, die klassische PR um den Faktor Online-PR zu ergänzen. Dass dies ohne nennenswerten zusätzlichen Aufwand, aber mit  hoher Wirkung möglich ist, zeigt eine Expertin im Online Marketing: Melanie Tamblé berät  seit neun Jahren Unternehmen und Agenturen in diesem Bereich:

Was unterscheidet Online-PR von der klassischen PR?

Im Wesentlichen geht es um die Nutzung neuer Medien wie Online-Presseportale und RSS,  Web-Verzeichnisse und Suchmaschinen, Blogs und Foren sowie Podcasts und Videos.  Online-PR ist kein Ersatz für die klassische PR, sondern eine Ergänzung, um wichtige  Zielgruppen im Internet zu erreichen.

Sollten nach Ihrer Meinung auch kleine Unternehmen Online-PR verstärkt nutzen?

Ja, auf jeden Fall. Insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen, die über keine  großen Budgets verfügen, bietet sich Online-PR an. Viele Instrumente der Online-PR bieten  kostengünstige Möglichkeiten, um mit einfachen Mitteln eine hohe Reichweite zu erzielen und ganz neue Zielgruppen anzusprechen. Zum Beispiel kann ein Fachbeitrag in einem Blog  oder Online-Magazin den Zugang zu völlig neuen Zielgruppen eröffnen. Wer die neuen  Medien vernachlässigt, ist im Internet quasi nicht existent.

Welche Presseportale werden besonders frequentiert und sollten auf jeden Fall – unabhängig  von Branchen – genutzt werden?

Newsportale lösen nach und nach die klassischen Tageszeitungen als wichtigste Nachrichtenquellen ab. Es gibt im Internet inzwischen über 100 Presseportale, einige  kostenpflichtig, viele auch kostenfrei. Für Unternehmen mit knappen Budgets bieten sich vor allem die kostenfreien Portale an, um Pressemitteilungen zu veröffentlichen. Eine Übersicht  über die wichtigsten Portale finden Sie unter www.pr-gateway.de/presse/presseportale.

Welchen Vorteil bringt eine zusätzliche Online-PR konkret?

In erster Linie generieren die Unternehmen eine hohe Reichweite. Denn eine Pressemitteilung, die an einen dezidierten Presseverteiler gesendet wird, erreicht eben nur  diesen Verteiler und eine Veröffentlichung ist damit nicht garantiert. Eine Pressemitteilung  hingegen, die auf vielen Online-Portalen veröffentlicht wird, ist auch tatsächlich lesbar, und zwar nicht nur für Journalisten, sondern für jeden User, der sich für das Thema interessiert.

Wie erreichen Sie durch eine Pressemitteilung im Internet eine Suchmaschinenoptimierung?

Suchmaschinen bewerten für das Ranking einer Website insbesondere zwei Kritierien:  Content (Inhalt) und Backlinks (Links von anderen Websites). Durch die Veröffentlichung von  Pressemitteilungen auf vielen verschiedenen Websites und Presseportalen im Internet erzielt  ein Unternehmen eine Vielzahl so genannter guter Backlinks auf die eigene Website. Nicht  nur die Anzahl der Backlinks, sondern auch die Qualität der verlinkenden Seiten werden von  den Suchmaschinen bewertet. Presseportale haben naturgemäß eine hohe Relevanz im  Internet, da sie täglich aktuelle Informationen zu vielen verschiedenen Themen publizieren,  die von vielen Menschen im Internet gesucht werden.

Konkret: Welche Kriterien muss eine Online-Pressemitteilung erfüllen, um ein Suchmaschinen-Ranking zu beeinflussen?

Eine Online-PM muss gut und verständlich geschrieben sein, sie muss die wichtigsten Keywords enthalten, die für das Unternehmen und seine Produkte gesucht werden. Ziel ist es, die PM auf möglichst vielen Websites und Portalen zu veröffentlichen. Wichtig ist, eine  Pressemitteilung zusätzlich auf der eigenen Website zu platzieren, denn auch hier erzeugt  sie aktuellen und thematisch relevanten Content. Das wird von den Suchmaschinen positiv  bewertet.

Wie funktioniert Ihre webbasierte Software für Online-PR?

PR-Gateway wurde entwickelt, um den Aufwand der Online-Pressearbeit so gering wie  möglich zu halten. Jede Pressemitteilung wird nur einmal erfasst und kann per Klick parallel  an zahlreiche kostenfreie Presseportale im Internet übermittelt werden. Während die  händische Einzelerfassung auf nur zehn Presseportalen mindestens einen halben Arbeitstag  verschlingen kann, reduziert sich der Aufwand mit PR-Gateway auf fünf Minuten.

Und die Kosten?

Wir bieten ein sehr attraktives Preis-Leistungs-Verhältnis für Unternehmen mit eigener PR- Stelle wie auch für Agenturen. Bei ein bis fünf Pressemitteilungen im Monat kostet die  Nutzung von PRGateway lediglich 19 € monatlich. Unternehmen, die weniger als eine  Pressemitteilung pro Monat veröffentlichen, können auch eine Einzelversandoption für 9,99 €  pro Pressemitteilung wählen.

Anmerkung der Redaktion:

Neue Medien spielen in der PR eine zunehmend größere Rolle. Um junge Zielgruppen zu  erreichen, kann die klassische Pressearbeit um Online-PR erweitert werden. Dieses  Interview und die Einschätzung der Expertin können Ihnen eine Anregung geben, mit einer webbasierten Software den Einstieg zu finden.

Sofern Sie auf der Suche nach weiteren PR-Tipps sind, schauen Sie sich doch auf der Seite www.prpraxis.de um. Dort  erhalten Sie imformationsreichen Inhalt rund um die Pressearbeit für die klassische- und Online-PR.

Die Pressearbeit zur Messe bedarf einer langfristigen Vorbereitung – im Gegensatz zur PR-Arbeit im Alltagsgeschäft. Denn Ihre Zielgruppe zur Messe sind in erster Linie: Fachjournalisten.

Und Fachmagazine arbeiten mit anderen zeitlichen Vorgaben als die Tagespresse.

Fachjournalisten nähern sich der Messe mit besonderer Strategie: Sie kontaktieren die Messe. Kooperieren Sie also mit dem Messeveranstalter. Auf diese Weise sparen Sie Zeit und Geld. Die Pressearbeit beginnt vier Monate vor dem Messetermin. Zu diesem Zeitpunkt werden die Messekataloge zusammengestellt und in Auftrag gegeben und weitere Werbemittel konzipiert. Und allen Messeteilnehmern wird die Chance geboten, sich zu beteiligen – kostenfrei oder gegen eine geringe Gebühr.

• Nehmen Sie frühzeitig Kontakt zur Pressestelle des Veranstalters auf.
• Fragen Sie, welche Messe-Werbemittel kostenfrei zur Verfügen stehen, wie zum Beispiel Hallenpläne, Standpläne, Aufkleber etc.
• Wo können Sie Ihr Logo, Ihr Motto, Ihre Leitsätze im Messekatolog, in Broschüren, in Rubriken der Webpage ergänzen?
• Werden auf der Webpage Firmen nach Branchen sortiert verlinkt?
• Besteht die Möglichkeit zu einem frühzeitigen persönlichen Gespräch in der Pressestelle der Messe? Dann sollten Sie diese Chance nutzen und eine Mappe zu Ihrem Messeauftritt überreichen. Denn oftmals fragen Fachjournalisten nach Ansprechpartnern zu Branchenthemen und Ihr Name kann vermittelt werden.

Achtung: Diese kooperative PR-Arbeit ersetzt nicht Ihre Pressearbeit im Unternehmen, sondern fällt unter die Sparte der zusätzlichen Maßnahmen.

• Verfassen Sie Ihre eigenen Pressemitteilungen zu Ihrer Messepräsenz, zu Ihren Produktneuheiten und senden Sie die Texte an relevante regionale und überregionale Medien.
• Veröffentlichen Sie diese in den Messe-Termindiensten und Internetportalen wie www.openpr.de.
• Ergänzen Sie Ihre Texte durch den Lageplan mit der Standkennzeichnung des Messeveranstalters.

So nutzen Sie das Angebot des Messeveranstalters für Ihre Pressearbeit

• Sie möchten die Journalisten über eine aktuelle Erfolgsmeldung informieren? Im Pressecenter stellt der Veranstalter Pressefächer für diese Informationen bereit.
• Sie möchten Ihre Pressekontakte intensivieren? Fragen Sie nach der Akkreditierung für die Presselounge, um bei einem Kaffee mit Journalisten ins Gespräch zu kommen.
• Sie möchten Ihren Bekanntheitsgrad bei Journalisten erhöhen? Fragen Sie nach Pressetreffen am Rande der Messe, nach Themen und Expertengesprächen und vor allem nach der Möglichkeit, Ihr Unternehmen aktiv einzubinden. Darüber hinaus erfahren Sie dort aus erster Hand, was Ihre Konkurrenz plant.

Mehr Informationen zur erfolgreichen Pressearbeit, zielgerichteter Online-PR, effizienter Unternehmenskommunikation sowie moderner Öffentlichkeitsarbeit finden Sie unter www.prpraxis.de.

Die crossmediale Strategie bedient alle Kommunikationskanäle, und zwar zeitgleich. Sie ist ein Feuerwerk markanter Werbebotschaften, weil sie vor allem eines garantiert: die ganzheitliche Ansprache der Sinne. Mit Ton, Bild und Sprache erreichen Sie die Aufmerksamkeit Ihrer Kunden und Sie steigern Ihre Werbewirkung um mindestens 60 Prozent – messen Sie diese mit Hilfe einer Werbeanalyse!

Aktuelle Quartalserhebungen, zum Beispiel unter www.ivw.de, belegen, dass Werbung in Print zur Zeit nicht sonderlich attraktiv ist. Die Auflagenhöhen sinken vielfach. Im Gegenzug dazu vermelden Medienanalysen steigende Nutzer- und Werbequoten im Internet. Wer sich nun lediglich auf die Wirkung neuer Medien verlässt, ist schlecht beraten. Nach wie vor ergänzen sich Zeitung und Netz, weil sich die Zielgruppen, die Lesegewohnheiten, die Informationsdichte der Texte unterscheiden.

Regel Nr. 1: Denken Sie bei jeder PR-Maßnahme dreidimensional

Ob Sie eine Pressemitteilung herausgeben, ob Sie über Ihre Veranstaltung berichten oder ob ihr Chef ein Statement zur Unternehmensentwicklung veröffentlicht, fragen Sie immer, wie Sie Ihre PR-Maßnahmen in Wort, Bild und – manchmal – Ton umsetzen können.

• Das Statement Ihres Chefs zu einem aktuellen Thema interessiert den Lokaljournalisten
• Es sollte darüber hinaus in verkürzter Version – und damit dem Verhalten der Internetnutzer angepasst – Online-Redaktionen angeboten und…
• … als Podcast auf Ihrer Homepage erscheinen, denn das Zusammenspiel von Wort und Bild erhöht die Wirkung Ihrer Unternehmenskommunikation um ein Vielfaches!

Regel Nr. 2: Setzen Sie Prioritäten bei der Medienwahl

Ihre Cross-Media-Strategie kann nur erfolgreich sein, wenn Sie Aktionismus vermeiden und planvoll vorgehen. Es bewährt sich immer wieder, ein Leitmedium zu wählen und dann erst die Synergien durch das Nutzen weiterer Kommunikationskanäle zu erzeugen.

• Legen Sie das erste Augenmerk auf die Zeitung. In diesem Bereich eine gute Pressearbeit zu leisten, indem Ihr Pressetext als redaktioneller Beitrag veröffentlicht wird, sollte handlungsleitend für Ihre PR-Konzepte sein.
• Wenn Ihre Aktion optimal verläuft, versuchen Sie im zweiten Schritt, Ihre Botschaft in weiteren Medien zu lancieren, in lokalen TV- und Rundfunksendern, in Fachzeitschriften.
• ine direkte Ansprache Ihrer Kunden erreichen Sie durch einen Newsletter. Wenn Sie einen einfachen HTMLCode wählen, bietet Ihr Newsletter eine preiswerte Möglichkeit, Ihre Kunden in Wort und Bild zu aktuellen Themen anzusprechen. Aber Achtung: Versenden Sie Ihren Newsletter nur mit Einwilligung des Kunden. Achten Sie darauf, dass Ihr Newsletter nicht als Spam aussortiert wird: Geben Sie sich als Unternehmen in der Absenderzeile zu erkennen, vermeiden Sie Sonderzeichen und Begriffe der Superlative in der Betreffzeile.
• Ständig aktuelle und erweiterte Hinweise auf Ihrer Homepage komplettieren Ihre Kette der PR-Maßnahmen.

Regel Nr. 3: Sprechen Sie jede PR- und Werbeaktion mit Ihren Kollegen ab

Kooperation mit allen Abteilungen im Unternehmen, die in irgendeiner Weise öffentlich wahrgenommen werden, ist die Grundvoraussetzung für eine gelungene Cross-Media-Strategie, und zwar inhaltlich und gestalterisch. Der Hintergrund ist so banal wie wichtig: Jeder kleinste Widerspruch im Text, jede minimale Änderung Ihres Erscheinungsbildes irritiert Ihre Kunden. Und nur ein funktionierender Workflow vor jeder PR-Maßnahme kann Fehler verhindern und die Qualität Ihrer Arbeit erhöhen.

Daher:

• Informieren Sie sich, was die Kollegen aus den Abteilungen Vertrieb, IT sowie in der Geschäftsführung planen,
• laden Sie zu einer Projektgruppe vor jeder Werbemaßnahme ein,
• bestehen Sie darauf, dass Sie als PR-Verantwortlicher jede Unterlage vor der Veröffentlichung prüfen können, wenn nötig mit Hilfe Ihres Chefs.

Damit Ihre Cross-Media-Strategie eine starke Präsenz in den Medien und einen hohen Wiedererkennungswert bei Ihren Zielgruppen sichert, prüfen Sie vor jeder Text- und Werbeveröffentlichung, ob Sie die folgenden Fragen mit Ja beantworten können:

• Ist Ihr Logo gut sichtbar?
• Wird Ihre Hausschrift verwendet?
• Entspricht der Seitenaufbau den Vorgaben Ihres Corporate Designs?
• Werden Ihre Hausfarben als gestalterisches Element Ihrer Coporate Identity eingesetzt?
• Ist Ihr Corporate Wording erkennbar?
• aben Sie die Lesegewohnheiten in den verschiedenen Medien beachtet?
• Ist Ihr Leitmotiv, Ihre Leitidee, Ihr Leitbild in jedem Werbemittel erkennbar?
• Beinhalten die Werbemaßnahmen Dialogkomponenten?
• Finden sich Querverweise zu weiteren Kommunikationskanälen?
• Gibt es Angaben zur Kontaktperson im Unternehmen?
• Haben Sie wirklich alle Möglichkeiten der Vermarktung in Sprache, Bild und Ton berücksichtigt?

Nicht immer eignet sich ein Thema für alle Medien und Werbeformen. Daher gilt es, vor jeder Cross-Media-Aktion vorherzusehen, wie die Resonanz in den verschiedenen Sparten ausfallen wird, welche Kanäle am sinnvollsten bedient werden können. Aber immer erhöhen Sie die PR-Wirkung mit einer Kombination aus Wort, Bild, Ton.

… Damit Journalisten Sie ernst nehmen

Zahlreiche Verantwortliche in den PR-Abteilungen unterschiedlicher Unternehmen nutzen den Redaktions-Service von PRPraxis. Dieses Fachportal für PR-Beratung beantwortet zahlreiche Fragen zum Presserecht, zur Optimierung Ihrer Homepage oder – und diese Frage belegt den ersten Platz im Ranking – zu Ihren Pressemitteilungen.

Schreiben Sie im journalistischen Stil und Sie erhöhen die Aussicht auf eine Zeitungsmeldung um 60%

Was Journalisten suchen – ständig und täglich neu –, das sind Informationen. Sie können genau das liefern, wenn es um die Themen Ihrer Branche geht.

Daher:

• Sprechen Sie die Sprache der Journalisten in Pressetexten.
• Ködern Sie das Interesse mit einer ausdrucksstarken Headline.
• Sagen Sie in dieser ersten, fett gedruckten Zeile deutlich, was Ihr Anliegen ist.
• Verzichten Sie auf jeden Fall auf witzige Wortkreationen, auf flotte Werbesprüche.
• Nutzen Sie die ersten Zeilen, um Ihre gesamte Botschaft zu transportieren.

Jedem Journalisten muss bereits nach der fünften Textzeile klar sein, was der Inhalt Ihrer Pressemitteilung ist. Hier beantworten Sie die klassischen W-Fragen nach dem Wer, Was, Wann, Wie, Wo und Warum. Die Zeilen danach bieten keine relevanten Neuigkeiten mehr, sondern belegen lediglich Ihre Aussagen.

Ihre Pressemitteilung bezieht sich auf ein Thema

Bleiben Sie inhaltlich beim Thema und vor allem: Teilen Sie Ihr Thema direkt und neutral mit. Ihre Pressemitteilung darf nicht zu einem Ereignisprotokoll des vergangenen Unternehmensjahrs oder zu einem emotional anrührenden Werbebeitrag mutieren.

Halten Sie sich streng an die Struktur einer Pressemitteilung

1. Headline
2. Vorspann
3. Text
4. Zusammenfassung

Der Journalist kürzt Ihren Text vom Ende zum Anfang.

Das bedeutet: Am Ende steht die Wiederholung, die Zusammenfassung Ihrer Botschaft. Mehr nicht.

• Wählen Sie eine deutliche, unmissverständliche Sprache
• Schreiben Sie im Präsens, denn Ihre Pressemitteilung ist aktuell

Verzichten Sie auf:

• Passiv-Konstruktionen
• Fremdwörter und nicht gängige Fachbegriffe
• Füllwörter wie: quasi, eigentlich, wie gesagt, bereits, auch, tatsächlich, gerade oder auch auf die nichtssagende Variable „interessant“
• Floskeln wie: hiermit möchten wir gern, mit freundlichen Grüßen, finden Sie beigefügt, würden wir uns freuen, dürfen wir Sie bitten, stehen wir gern zur Verfügung
• häufiges Nutzen von Hilfsverben wie: tun, haben, müssen
• Modewörter oder Jargonsprache
• Schachtelsätze
• Nominalstil

Verzichten Sie außerdem auf Zitate von mehr als zwei Personen in der Pressemitteilung

Zitiert wird in der Regel Ihr Geschäftsführer oder ein Experte zum Thema. Markieren Sie die Zitate durch An- und Abführungszeichen und nennen Sie nach dem Zitat Namen und Funktion des Zitierten.

Zeigen Sie dem Journalisten, wer Sie sind …

Durch Ihr Logo am oberen Seitenrand bieten Sie ihm alle Kontaktdaten, um das Nachfragen zu erleichtern.

Hinweis

Keine Frage, der PR-Alltag ist hektisch und eine Pressemitteilung ist immer eine Eilsache. Aber bevor Sie den Text freigeben und versenden, nehmen Sie sich fünf Minuten Zeit, um Ihre Mitteilung noch einmal zu lesen und zu kontrollieren, ob alle Kriterien eines journalistischen Textes erfüllt sind und ob die äußere Form stimmt.

• Steht das Wort „Pressemitteilung“ in mindestens 16 Punkt Größe über dem Text?
• Ist das aktuelle Erscheinungsdatum eingesetzt?
• Ist die laufende PM-Nummer eingetragen, zum Beispiel 5/2009?
• Sind am Ende des Textes alle Kontaktdaten richtig aufgeführt?

Dann erst haben Sie alles getan, damit Ihr Pressetext gesehen und gelesen wird. Die Sprachberatung der Universität Potsdam beantwortet Ihre Fragen zu Rechtschreibung und Grammatik kompetent und unkompliziert:
Jeden Montag bis Freitag von 10 bis 12 Uhr bietet sie diesen Service an unter: „Grammatisches Telefon“: 0331/977-2424, -2610 oder als eMail-Service: gramtel@rz.unipotsdam.

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