Die Österreichischen Bundesbahnen (ÖBB) plagt – wie viele andere Unternehmen – ein Problem: die Ersatzteile. Zehntausende von Teilen zum Reparieren von Loks, Güterwaggons und Zugwagen lagern an insgesamt 30 Standorten – ein kostspieliges Verfahren. Außerdem liefern die Hersteller der Ersatzteile alles einzeln ab, Mehr- und Leerfahrten sind an der Tagesordnung, es gibt Überbestände und verspätete Lieferungen. Künftig soll damit Schluss sein: Die ÖBB überholt die gesamte Ersatzteillogistik. Ab sofort organisiert ein interner Dienstleister die gesamte Ersatzteillogistik zentral. Hier ist jeweils ein Disponent für eine Sorte von Teilen zuständig. Er kann erkennen, an welchen Orten von „seinen“ Teilen zu viele vorhanden sind, und diese zu anderen Standorten transferieren. Außerdem wird Material statt in den Werkstätten künftig in sieben Schwerpunktlagern aufbewahrt. Und schließlich führt die ÖBB ein Generalspediteurskonzept ein, um die Zahl der lokalen Dienstleister und damit Transportkosten zu senken.

Solche Projekte haben derzeit Konjunktur. Grund: Mit dem Kauf nach dem Kauf lässt sich viel Geld verdienen – oft mehr als mit neuen Produkten. Beispiel Auto: Nachdem ein Wagen vom Hof des Händlers gerollt ist, bringt er im Laufe seines Lebens dem Hersteller noch einmal das Doppelte des Neuwagenpreises ein. Außerdem ist das Geschäft mit dem Service deutlich ertragreicher als das mit Produkten: Im Maschinenbau etwa ergeben 100 € Umsatz im Verkauf nur 2 bis 3 € Gewinn, ermittelte die Unternehmensberatung Mercer in einer Studie. Im Ersatzteileverkauf liegt dieser Wert bei 18 €, Reparaturen bringen 11 € Profit. Außerdem bindet ein guter Ersatzteileservice die Kunden an das Unternehmen. Experten erwarten deshalb, dass der After-Sales-Markt in Zukunft jährlich um 10 % wächst. Heben lassen sich die Schätze allerdings nur mit moderner Logistik. Die Kernaufgaben:

Bestände zentral erfassen. Lage bisher: Die Ersatzteilversorgung gleicht einem Puzzlespiel. Es gibt Dutzende von regionalen Lagern, für die je eigene Manager zuständig sind. Oft weiß niemand, wo ein Teil liegt, einige Komponenten werden vorsichtshalber überall vorgehalten. Eine zentrale Bestandsführung löst das Problem: Wo für welchen Kunden welches Teil liegt, ist sofort ersichtlich. Da nicht alle Standorte das gesamte Sortiment vorrätig haben müssen, sinkt der Platzbedarf.

Teile klassifizieren. Ein typischer Fehler: Unternehmen behandeln alle Austauschteile gleich – ganz gleich, ob sie häufig oder nur sporadisch benötigt werden. Hier bringen einfache Maßnahmen große Einsparungen. Grundregel: Wird ein Teil häufig benötigt, sollte es im Zentrallager ebenerdig gelagert werden, nahe an der Rampe. Exotische Teile dagegen, etwa von alten Produkten, können auch im Keller oder Außenlager aufbewahrt werden. Damit eine solche Klassifizierung Sinn ergibt, muss sie regelmäßig und rollierend aktualisiert werden – eine Maßnahme, die in kleinen Betrieben durchaus ohne großen Computeraufwand zu bewerkstelligen ist.

Kritische Teile näher an den Kunden bringen.

Die Hightech-Branche macht es vor: Kritische Komponenten, etwa für Computer, sind zu 97 % und oft in 2 Stunden verfügbar. Zum Vergleich: Der Maschinenbau erreicht nur eine Quote von 78 %, so eine Studie von Impuls Management Consulting, München. Dafür nutzen die IT-Firmen so genannte  Hochverfügbarkeitslager von Logistikdienstleistern. UPS Supply Chain Solutions (SCS) etwa betreibt über ganz Deutschland verteilt 33 dieser Depots, die oft nicht größer sind als ein Konferenzraum. Damit sich diese teure Infrastruktur rechnet, lagern hier Ersatzteile von mehreren Herstellern. UPS bestückt die Lager eigenverantwortlich. Im Ernstfall kann ein Ersatzteil so innerhalb von zwei Stunden zum Kunden gebracht werden.

EDV harmonisieren.

Im After-Sales-Bereich dominieren oft Insellösungen. Jedes Lager, jeder Geschäftsbereich  hat eigene Systeme, beginnend beim so genannten Call Management, also der Aufnahme und Diagnose des Problems, über den technischen  Kundendienst bis zur eigentlichen Versorgungslogistik. Dieser Flickenteppich sollte beseitigt werden. Allerdings: Dafür sind oft hohe Investitionen nötig. Wenn Sie den After-Sales-Bereich in Eigenregie fit machen wollen, vermeiden Sie diese typischen Fehler:

Widerstand aus der Belegschaft unterschätzen. Rivalisierende Abteilungen, regionale Lagermanager, eine Vielzahl von lokalen Logistik-Dienstleistern befürchtet – nicht zu unrecht –, dass eine zentralisierte Ersatzteillogistik ihre Position schwächt.

Zu früh in IT investieren. Die Grundregel lautet: erst die Menschen, dann die Maschinen. Klassifizieren Sie die Teile, machen Sie die Bestände sichtbar, sorgen Sie für eine zentrale

Organisation. Erst dann sollten Sie über Computersysteme nachdenken. Oft lassen sich Servicebesserungen auch so realisieren.

Am Kunden vorbeimodernisieren. Sprechen Sie mit dem Kunden und ermitteln Sie seine Prioritäten: Schaut er nur auf die Kosten? Oder hat bei ihm Verfügbarkeit Vorrang? In letzterem Fall kann es sich – anders als sonst in der Logistik – lohnen, größere Mengen von bestimmten Teilen auf Lager zu halten.

Fazit: ein gezielte After-Sales Strategie generiert bei guter Umsetzung auch nach dem eigentlichen Produktverkauf weiterhin respektable Umsätze und bindet den Kunden zusätzlich an ein Unternehmen. Denn nichts ist ärgerlicher für den Kunden als ein Produkt wegen Mangel an Ersatzteilen wegwerfen zu müssen.

Informativ und leserfreundlich: So heben Sie sich wohltuend von den üblichen 08/15-Berichten ab.
Jahres- oder Geschäftsberichte sind nicht nur etwas für börsennotierte Unternehmen. Vielmehr profitieren auch kleine und mittlere Firmen und Organisationen von diesem Medium. Warum auch Sie einen Jahresbericht erstellen sollten und wie Sie damit bei der Presse und in der Öffentlichkeit punkten, lesen Sie hier.
Nackte Zahlen, Daten, Fakten sind nicht genug. Natürlich stehen Zahlen im Mittelpunkt des Jahresberichts. Bilanzen, Gewinn und- Verlust-Rechnungen etc. Anhand der aktuellen Zahlen können Sie auch Entwicklungen und Tendenzen zeigen. Und Sie können Ziele für die nächsten Jahre darlegen, die Sie auf der Basis der aktuellen Daten entwickeln.
Wenn Sie beispielsweise im Non-Profit-Bereich aktiv sind, können Sie nicht nur darstellen, wo Sie sich im letzten Jahr engagiert haben. Sie können die aktuelle Situation auch zum Anlass nehmen, Ihr Programm für das nächste Jahr vorzustellen. Damit geht der Jahresbericht weit über eine statistisch brauchbare Faktensammlung hinaus und bekommt einen visionären Charakter.
Heben Sie Erfolge hervor! Im Jahresbericht können Sie Ihr Unternehmen aber auch über die Zahlen hinaus von seiner besten Seite darstellen: seine Kompetenzen, Leistungen und Erfolge. Hier können Sie Themen aufgreifen, die ansonsten eher verborgen bleiben: Sie engagieren sich besonders für junge Menschen, haben im letzten Jahr besonders viele Auszubildende eingestellt oder spezielle Arbeitszeitmodelle für Familien entwickelt? Dann ist der Jahresbericht ein idealer Ort, um dieses vorbildliche Engagement zu präsentieren. Hängen Sie den Jahresbericht „an die große Glocke“! Außerdem bietet ein Jahresbericht natürlich Anlässe zur Presse- und Öffentlichkeitsarbeit: Sie können eine Pressekonferenz einberufen, um den Jahresbericht vorzustellen. Oder Sie nutzen ihn als Anlass für Redaktionsbesuche. Natürlich können Sie mit dem Jahresbericht auch neue Kunden akquirieren. Sie können ihn das ganze Jahr über den Präsentationsmappen beilegen. Wenn Sie im Non-Profit-Bereich arbeiten, können Sie den Jahresbericht potenziellen Sponsoren oder besonders engagierten Mitgliedern als Dankeschön überreichen. Zur Freude über das Geschenk kommt die Möglichkeit, sich intensiver mit der Organisation und ihrer Arbeit zu befassen – und sich infolgedessen noch stärker damit zu identifizieren.

Suchmaschienen verraten Ihnen, wie das Geschäft von morgen läuft

Das Web liefert gute Prognosen über das Kaufverhalten der Kunden von morgen.

Grundregel: viele Suchvorgänge zu einem Produkt heute = hohe Verkaufszahlen morgen. In der Musik-, Film- und Computerspiele- Branche sind Web-Vorhersagen schon üblich. Hier werden die Suchanfragen beobachtet, die bei Google zu einem bestimmten Titel eingegeben werden. Die Suchmaschine als Prognosewerkzeug ist besonders dort hilfreich, wo andere Prognosemethoden versagen.

So funktioniert die Prognose per Suchmaschine: Unter www.google.de/trends können Sie Trendgrafiken erstellen lassen. Geben Sie einen oder mehrere (dann durch Kommas getrennte) Begriffe ein. Google zeigt die Häufigkeit der Suchanfragen im Zeitverlauf. Englische und/oder stark verbreitete Begriffe funktionieren am besten.

Weitere spannenden Trends finden Sie bei www.trendletter.de

Bei der Werbung für Ihre Stadt stehen

• die Sehenswürdigkeiten
• die Historie
• die Kultur
• das Sport- und Sozialangebot
• der Service
• die kommunalpolitischen Themen
• der Dialog mit ihren Bewohnern
• die Zusammenarbeit mit Unternehmen

und Investoren im Vordergrund. Und darüber hinaus setzen Sie immer wieder Akzente durch Events.

Durch Events in den Bereichen Politik, Kultur, Kunst, Wissenschaft und Sport geben Sie Ihrer Stadt eine lebendige Vielfalt. Sie lässt sich bestens darstellen in Flyern und auf Ihrer Website, auf Plakaten und Transparenten. Und mit jedem Event und jeder Werbung dafür unterstreichen Sie Ihr Image als moderne Stadt, die das Leben Ihrer Bürger abwechslungsreich gestaltet, in der Begegnung und Kultur das soziale Leben bestimmen.

Wichtig für jeden Event: Die passende Werbung

Im Stadtmarketing bedeutet das: Bewerben Sie Ihre Veranstaltungen frühzeitig, ausführlich, ansprechend und am besten auf Ihrer Website.

1. Richten Sie eine Rubrik „Event“ oder „Veranstaltungskalender“ ein.

2. Nennen und bebildern Sie die aktuellen Monatsveranstaltungen auf Ihrer Startseite und führen Sie den User dann mit einem Klick in die weiteren Erläuterungen zu dieser Veranstaltung. Hier geben Sie Hinweise zum Thema, nennen das Programm, bieten eine Anmelde- oder Bestellmöglichkeit für Eintrittskarten etc.

3. Begleiten Sie diese Werbung auf Ihrer Städteseite mit zusätzlichen Transparenten und Flyern.

4. Wecken Sie Emotionen durch Bilder. Bilder erzeugen Stimmungen und eine Bildsprache unterstreicht das Image Ihrer Stadt.

1. Der Blick über den Zaun

Prämieren Sie den schönsten Garten. Schreiben Sie eine Teilnahme der Gartenliebhaber aus und organisieren Sie an drei Frühlingswochenenden sonntags den Gang durch die Stadt mit Besichtigung und Wertung der Gärten. Städte, die zu dieser Veranstaltung im Frühling einladen, freuen sich über viele Besucher, über besonders schöne Gärten und über Fach und Nachbarschaftsgespräche an diesen Tagen. Denn nicht selten laden die Gartenliebhaber Ihre Besucher ein, bei einem Getränk ins Gespräch zu kommen. Die Kosten werden durch eine geringe Besuchergebühr bezahlt. Und die lokalen Redaktionen werden über Ihren Frühjahrs-Event gerne berichten.

2. Fotoimpressionen des Frühlings

Schreiben Sie einen Fotowettbewerb aus. Städtemotive, abgelichtet von Menschen, die in der Stadt leben und die ihre Gefühle für die Stadt künstlerisch festhalten. Sicherlich finden Sie schnell Sponsoren, die eine Vernissage mit Wertung der Sieger- Fotografien unterstützen. Die Galerie der schönsten Fotos erscheint zusätzlich auf Ihrer Website. Und diese Art der Werbung überzeugt.

3. Die Museumsnacht im Frühling

In großen Städten ist dieser Event ein fixer Termin. Die Museen öffnen ihre Pforten – kostenlos, und das die ganze Nacht. Begleitprogramme wie kulinarische Reisen, Lesungen, Theaterspiele, Tanzeinlagen bieten zusätzliche Attraktivität. Informieren Sie die Presse einige Tage vorher in einem Pressegespräch und bitten Sie um kostenlose Veranstaltungshinweise in Zeitung und Lokalradio.

Fazit

Bringen Sie Ihre Stadt ins Gespräch. Durch Veranstaltungen im Frühjahr, die Ihre Bürger und Besucher in der Stadt zusammenbringen, die Ihre Bürger gemeinsam gestalten. Neben Straßenfesten und Flohmärkten sind Wettbewerbe ein Highlight. Werben Sie im Internet mit ansprechenden Fotos und bieten Sie einen monatlichen Veranstaltungskalender im Netz an.

Weitere Tipps und Trends im Bereich Werbung finden Sie unter www.prpraxis.de

Was Wochentag und Uhrzeit mit der Öffnungsrate zu tun haben

Es gibt eine Vielzahl von Ele­menten, die den Erfolg ihrer E-Mails und Newsletter ausmachen. Über die Öffnungsrate entscheiden aber letztlich nur wenige Faktoren:

• die Betreffzeile
• der Absender
• der Empfänger
• der Versandzeitpunkt

Der Anbieter der Software „Dialog­Mail“ hat diese Faktoren anhand Tau­sender verschickter E-Mails überprüft und Öffnungsraten mit statistischen Verfahren ermittelt und verglichen. Das sind die Erkenntnisse daraus:

Die Betreffzeile

• Es gibt einen eindeutigen und hohen Zusammenhang zwischen der Länge einer Betreffzeile und der Öffnungsrate des Mailings: Je kürzer die Betreffzeile, desto höher die Öffnungsrate.
• Sachliche Betreffzeilen haben eine deutlich höhere Chance (+28 %), geöffnet zu werden, als Mailings mit werblichen Betreff­zeilen. Zu den schlechtesten in der Untersuchung gemessenen Betreffzeilen gehören zum Bei­spiel Formulierungen wie diese: „Alles im Griff im Sekretariat!“ (13 %) , „Trends im Juli“ (11 % ), „Gewinnen Sie eine Flasche Châ­teau Latour“ (6 %), „Ihr Gratis-Upgrade“ (4 %).
• Personalisierte Betreffzeilen er­zielen in der Untersuchung eine um 64 % höhere Öffnungsrate als unpersonalisierte Betreffzeilen. Das heißt: Bauen Sie den Namen des Empfängers bereits in der Betreffzeile ein, steigert das den Wirkungsggrad Ihrer Mai­lings ernorm

Der Absender

Mailings, die von einer Person als Absender verschickt werden, erzielen eine niedrigere Öffnungsrate als Mai­lings mit dem allgemeinen Namen des Unternehmens im Absender.

Der Empfänger

• Mails an Firmenkunden (B2B) werden deutlich häufiger geöffnet als Mails an Verbraucher (B2C). Die mutmaßlichen Gründe:
  • Business-Informationen sind wichtig, um beruflich up to date zu sein, und können da­her nicht „ignoriert“ werden.
  • Die Qualität der Adressen ist im B-to-B-Bereich besser.
  • B-to-B-Empfänger werden we­niger durch Mails „belästigt“.
• Männer öffnen deutlich mehr Mailings als Frauen.
• Empfänger, die in großen Städten leben, öffnen Mailings weniger häufig als Landbewohner.

Der Versandzeitpunkt

Zu den wichtigsten Faktoren aber gehört verblüffenderweise die Wahl des richtigen Versandzeitpunkts. Und zwar geht es hier sowohl um den Mo­nat, den Wochentag und die Uhrzeit. Hier die Studienergebnisse:

• Der beste Versandzeitpunkt ist Montagabend. Gegenüber dem ungünstigsten Zeitpunkt (Don­nerstagnachmittag) kann man seine Öffnungsrate allein durch die Wahl des richtigen Zeitpunkts fast verdoppeln!
• Es gibt saisonale Schwankun­gen: Mailings gegen Jahresende (November und Dezember) wer­den deutlich seltener geöffnet; besonders hohe Öffnungsraten erzielt man zu Jahresbeginn (Ja­nuar, Februar) sowie allgemein in den Monaten, in denen weniger Mailings verschickt werden (z. B. Sommermonate).
• Die Wahl des richtigen Versand­zeitpunkts beeinflusst die Wahr­scheinlichkeit, dass ein Mailing geöffnet (und gelesen) wird, dra­matisch! Mittwoch und Donners­tag sind als Versandtage grund­sätzlich weniger zu empfehlen. Ein Versand am Montag, Diens­tag oder Freitag führt zu mehr Öffnungen.
• Ein Versand zu Tagesrandzeiten (morgens bzw. abends) führt zu signifikant höheren Öffnungsra­ten.
• Generell ist die Bandbreite der Öffnungen zu verschiedenen Zeitpunkten enorm. Beispiel: Ein Mailing, das am Donnerstag­nachmittag verschickt wird, hat nur eine fast halb so hohe Öff­nungswahrscheinlichkeit (–47 %) als eines, das abends versendet wird.

Mehr interessante Beiträge und wie Sie effizient Werben können, finden Sie unter www.werbepraxis-aktuell.de

Ein Werbeartikel, der es in sich hat

Glückskekse? Das sind die Kekse aus dem China-Restaurant mit dem kleinen Zettel drin. Bislang standen da mehr oder weniger originelle asiatische Lebensweisheiten auf dem Papier. Jetzt können Sie es mit Ihrer individuellen Werbebotschaft bedrucken. Und zwar wirklich einzigartig. Denn den individuellen Glückskeks können Sie schon ab einer Menge von nur einem einzigen Glückskeks bestellen. So können Sie sich auf einzigartige Weise bei Kunden bedanken, zu Konferen­zen und Messen einladen oder mit einer individualisierten Botschaft ein Angebot „unterfüttern“.

Glückskekse ab 1 Stück gibt es bei Wunschkeks.de: http://www.wunsch keks.de, Kosten 3,50 e (zzgl. Versand­kosten). Größere Menge Glückskekse mit Ihrer Werbebotschaft (ab 500 Stück) liefert Sweet & Lucky: http://www.sweetandlucky.de.

PS: So ein Glückskeks taugt auch für die Liebeserklärung, den Heiratsantrag oder als Trösterchen

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Sie überlegen, wie Sie jenseits der klassischen PR- und Marketing-Aktionen Ihre Kunden erreichen können? Sie möchten besonders Ihre junge Zielgruppe ansprechen, und zwar ohne hohen Kosten- und Zeiteinsatz?

Das Versenden von Nachrichten über Neuheiten und Aktuelles via SMS liegt nach wie vor im Trend. Allerdings gibt es Regeln, die Sie beachten sollten, um weder Abmahnungen zu riskieren noch Ihre Kunden zu verärgern.

Jeder, wirklich jeder Öffentlichkeitsarbeiter weiß, dass die Werbeflut eines bewirkt: Sie lässt die Konsumenten langsam, aber sicher resistent gegen Werbung werden. Und das Ergebnis ist bekannt: Werbeblätter landen ungelesen im Papierkorb, Werbeanrufe werden gereizt und vorschnell beendet, E-Mails als Spam gefiltert – der direkte Weg zum Kunden scheint schwer zu finden zu sein.

• Die Kundenansprache via SMS erfolgt zeitnah, kompakt und persönlich.
• Die SMS an Ihre jungen Kunden bietet eine Kurzinformation, die konkret ist, die Ihre Kunden persönlich erreicht. Und diese Info auf das Handy wird gelesen und gewünscht, wenn
• der Empfänger einen persönlichen Vorteil erkennt, z. B. Bonuspunkte, exklusive Teilnahme an Umfragen etc.,
• sie versendet wird, bevor Ihre Information für jedermann zugänglich ist, zum Beispiel auf Ihrer Website oder durch breit angelegte Werbung,
• Sie eine Antwortmöglichkeit bieten und somit den Dialog zu Ihren Kunden herstellen,
• Sie auf Ihre Website verweisen, so dass der Kunde weitere Informationen erhält und das Impressum lesen kann,
• sie kurz und knapp formuliert ist und nicht mehr als 140 Zeichen enthält,
• Sie alle Telefon-Provider berücksichtigen.

Hinweis

Formulieren Sie Ihre Werbe-SMS im Sprachstil Ihrer Zielgruppe. Junge Kunden mögen eine  flotte und durchaus witzige Ansprache, während die Geschäfts-SMS, in der Sie Ihre Dienstleister und Partner über eine neue Entwicklung unterrichten, sachlich erscheint.

Mit diesen 4 Empfehlungen vermeiden Sie die größten Fallstricke

1. Das Nutzen von Telefonnummern ohne vorherige Genehmigung ist nicht erlaubt. Hier würden Sie hohe Abmahnungen riskieren. Möglichkeiten zur Teilnahme an Ihren SMS-Kampagnen können Sie zum Beispiel auf Ihrer Website anbieten.

2. Der Empfänger muss diese Genehmigung zu jedem Zeitpunkt widerrufen können. Das heißt konkret: Bieten Sie eine Teilnahmemöglichkeit für Ihre Kunden an der SMS-Werbung auf Ihrer Website an, dann muss an dieser Stelle ebenso die Widerruffunktion installiert werden.

3. Geben Sie sich mit jeder SMS-Werbung als Unternehmen zu erkennen und verschleiern Sie keine Nummern oder Absenderdaten.

4. Kennzeichnen Sie Ihre SMS als Werbung.

Achtung: Auch bei einem werblichen SMS-Kontakt sind Sie verpflichtet, ein Impressum zu liefern. Durch Verweis auf Ihre Website kommen Sie dieser Pflicht nach, wenn hier ein vollständiges Impressum abrufbar ist, und dazu sind Sie nach dem Telekommunikationsgesetz verpflichtet. Hinweise dazu finden Sie im exklusiven Abonnentenbereich von PRPraxis unter www.prpraxis.de.

Fazit

Eine SMS-Werbung kann ein trendiges Modul Ihrer PR sein – wenn Sie die Regeln beachten: kurze Texte verfassen, Neuheiten bieten, zum Impressum auf Ihrer Website leiten. Zusätzlich ist Feingefühl  dafür nötig, welche Zielgruppe diese Art der Werbung schätzt, damit Ihre SMS-Werbung nicht als lästig, sondern als bereichernd empfunden wird. Thema, Formulierung und Zeitpunkt sind drei Kriterien, deren Feinabstimmung zum Erfolg beiträgt.

Weitere Informationen über PR Praktiken und Tipps finden Sie auf www.prpraxis.de

Das ist die Frage der Fragen. Darüber grübeln Sie nach, denn die Antwort ist entscheidend für Ihren Erfolg. Wenn Journalisten Ihre Pressemitteilung beachten und veröffentlichen, dann ist Ihr Chef zufrieden. Und letztendlich sichert das Ihren Job. Aber Achtung! Die Methoden so mancher Lehrbücher sind überholt: Zum klassischen Versand Ihrer Pressemitteilung kommen die Online-Möglichkeiten hinzu. Und Sie sind gut beraten, diese Formen zu mischen.

Ihre E-Mail-Pressemitteilung im Visier

Mehr als 200 Pressemitteilungen landen täglich und durchschnittlich in Deutschlands Zeitungsredaktionen, die als Online-Version versendet werden. Das geht schnell, weil Kopierarbeiten, Eintüten, Etikettieren und der Weg zum Postamt entfallen. Das spart Geld, weil der Versand papier- und portolos geschieht. Aber es birgt auch die Gefahr, in der langen Mail- Reihe zur Bedeutungslosigkeit zu verblassen, weil andere Namen die Aktualität definieren, z. B. wenn BMW seine Jahresbilanz veröffentlicht oder wenn der Quelle-Ausverkauf strategisch zum Desaster wird oder wenn der Fußballwettskandal noch weitere Kreise zieht. So begleitet Ihren E-Mail-Versand die berechtigte Frage: Wird der Journalist sie lesen, beachten und sogar verarbeiten? Immerhin bräuchte es nur ein Klick auf die Tastatur und er würde sich inmitten Ihres Themas wiederfinden. Aber mit einer mindestens 90-prozentigen Wahrscheinlichkeit klickt der Journalist nicht. Es sei denn, gerade überschlagen sich in Ihrem Unternehmen Krisenmeldungen, die einen handfesten Skandal vermuten lassen, oder Sie rangieren auf der Dax- 30-Liste. Trifft dies nicht zu, dann minimiert sich Ihre Chance um weitere fünf Prozent. Das alles ist jedoch kein Dilemma, wenn Sie jede, wirklich jede Schlüsselwirkung für das Erstellen und Versenden Ihrer Pressemitteilung beachten.

6 Tipps für die optimale Wirkung Ihrer E-Mail-Pressemitteilung

1. Stellen Sie Ihren Verteiler sorgsam und aktuell zusammen

Bitte versenden Sie nie, niemals nach dem Gießkannenprinzip. Auch wenn die Versuchung groß ist, mit einem Tastendruck 2.000 oder gar 4.000 Journalisten zu erreichen, vielleicht mit Hilfe eines groß angelegten gekauften Verteilers oder einer Dienstleistungsagentur, die Ihren Versand sicherlich gerne übernimmt: Verzichten Sie darauf. Denn es kostet viel Geld und generiert wenig Wirkung.

Besser ist:

• Recherchieren Sie durch Lesen von Zeitungen und Fachblättern, durch Beobachten von Radio- und TV-Formaten, welche Redaktion, welcher Journalist Ihre Themen bearbeitet und beachtet. Diese Auswertung ist für den Aufbau Ihres Presseverteilers und für die Kontaktaufnahme zu den Journalisten wichtig.
• Wenn Sie mit Hilfe von Dienstleistern Ihren Verteiler zusammenstellen möchten, dann macht das nur dann Sinn, wenn Sie Ihrem Auftrag Schlüsselwörter hinzufügen, damit nur die Redakteure in Ihren Verteiler gelangen, die sich wirklich mit Ihren Themen befassen. Wenn Sie zum Beispiel in der Gesundheitsbranche tätig sind, so lauten Ihre Schlüsselwörter Medizin, Wissenschaft, Gesundheit etc., unter anderen bietet Zimpel solche detaillierten Möglichkeiten an: www.zimpel.de.
• Recherchieren Sie, welche Presseportale für Ihre Branche am ehesten in Frage kommt. Unter www.pr-gateway.de/white-papers/kostenlosepresseportale finden Sie eine Ãœbersicht zu kostenlosen Presseportalen.
• Bilden Sie in Ihrem Presseverteiler auf jeden Fall eine VIP-Kategorie. In diese werden die Journalisten aufgenommen, die regelmäßig und positiv über Ihr Unternehmen berichten, und darüber hinaus Journalisten, mit denen Sie im persönlichen Kontakt stehen. Initiieren Sie das ganze Jahr hindurch Gesprächssituationen mit Journalisten, z. B. durch

• Telefonkontakt
• Redaktionsbesuch
• Einlandung zu Ihrer Pressekonferenz und zu Events
• Einladungen zum Journalistengespräch an Ihren Messestand
• Einladung zu einem Pressefrühstück zu Beginn des Jahres etc.

2. Geben Sie sich mit Ihrer E-Mail zu erkennen.

• Versteckspiele und Werbef loskeln sind für Ihre E-Mail-Pressemitteilungen ein absolutes K.O.-Kriterium.
• Geben Sie sich schon in der Betreffzeile namentlich zu erkennen.
• Schreiben Sie schon in der Betreffzeile das Wort Pressemitteilung oder PM, damit der Journalist weiß, es handelt sich um eine Information und nicht um eine Werbung.
• Ihnen bleiben 7 Worte für die Headline – dann muss der Journalist wissen, um welches Thema sich Ihre Pressemitteilung dreht. Die Betreffzeile ist also die wichtigste Zeile Ihrer E-Mail-Pressemitteilung.

3. Beginnen Sie Ihren E-Mail-Text mit einem weiteren Header.

• Ergänzen Sie die Betreffzeile um eine weitere Information zum Thema.
• Formulieren Sie hier die Essenz Ihres Themas.
• Stellen Sie den Zusammenhang zur Betreffzeile her.
• Formulieren Sie die Schlüsselworte Ihrer Pressemitteilung.

4. Schreiben Sie Ihren Textblock im journalistischen Stil.

• Das Wichtigste gehört an den Anfang, und zwar prägnant und pointiert.
• Verbreitern Sie Ihre Information zum Textende hin mit Angaben zu weiterführenden Informationen im Pressebereich Ihrer Website oder teasern Sie Ihren Pressetext mit wenigen Zeilen an.
• Setzen Sie einen Link zum ausführlichen und ungekürzten Pressetext im Pressebereich Ihrer Website. Ãœbrigens: 400 Zeichen sollten bei einer angeteaserten E-Mail-Pressemitteilung nicht überschritten werden. Denn hier geht es nur um einen Ãœberblick, um das Nennen Ihrer Nachricht, das Wecken der Neugierde auf die Details. Und die findet der Journalist im Anhang bzw. auf Ihrer Website.

5. Fügen Sie keine hochaufgelösten Fotos an.

• Bieten Sie Pressefotos als Download im Pressebereich Ihrer Website an und setzen Sie den Link dazu.
• Fügen Sie bei Bedarf nur Bilder mit 72 dpi an, vorzugsweise im JPG-Format.

Achtung: Die Datenmenge für Ihre Mail ist begrenzt und darf nicht größer als 5 MB sein,  diese Grenze akzeptieren die meisten Redaktionen. Ansonten risikieren Sie, dass Ihre Pressemitteilung nicht zugestellt und somit ungelesen bleibt.

6. Nennen Sie am Ende der E-Mail Ihren Pressekontakt.

Zu den Kontaktdaten zählen Ihr Name, Ihre Funktion, der Unternehmensname, die Unternehmensanschrift, Telefonund Faxnummer, Handynummer und E-Mail-Kontakt, URL.

Hinweis

Eine Pressemitteilung ist kein persönlicher Brief. Sie ist sachlich, bringt Fakten und verzichtet auf jegliche Floskeln. Folglich sollten Sie auf Anrede und Grußformel verzichten. Sie wirken nicht professionell, sondern überflüssig. Fügen Sie auch Ihrer EMail- Presse mitteilung eine laufende Pressenummer bei, so erleichtern Sie die Zuordnung, die Zitierfähigkeit und die Archivierung.

Fazit

Das Versenden Ihrer E-Mail-Pressemitteilung spart Zeit und Geld. Fragen Sie sich vor jeder PM-Veröffentichung: Für wen ist die Nachricht relevant? Ein Versenden nach dem Gießkannenprinzip ist kontraproduktiv, weil es die Erfolgskontrolle erschwert, weil es zu 95 Prozent die Redaktionen nicht interessiert und weil die Allround-Versendung wenig professionell wirkt. Besser ist es, Sie stellen einen Fachverteiler zusammen, der stets aktuell ist und aus persönlichen Kontakten besteht.

Weitere Informationen über Pressetermine und andere Techniken finden Sie unter www.prpraxis.de

Kurz vor der Sommerpause passiert es: Linien der Berliner S-Bahn werden in Teilen stillgelegt. Quasi  über Nacht. Die Fahrgäste wundern sich am nächsten Morgen, warten vergebens am Bahnsteig. Erklärungen und Entschuldigungen sickern nur langsam durch zu den Bürgern. Häppchenweise  erfahren sie, dass Räderprobleme diese konsequenten Maßnahmen verlangen, dass Risse festgestellt wurden, vermutlich aufgrund verzögerter Wartungstermine. Bis auf Weiteres werden betroffene S- Bahn-Linien stillgelegt, Fahrpläne geändert, verspätet wird erst ein Ersatzverkehr eingerichtet. Die  Krise ist da. Die Bürger und Touristen sind verärgert. Das Sommertheater beginnt – und bietet mit  seinem Auftakt ein Lehrstück dafür, wie eine bürgernahe Kommunikation nicht funktionieren kann.

So verhindern Sie, dass aus offensichtlichen Problemen Krisen werden:

- Informieren Sie Mitarbeiter, Medien, Öffentlichkeit – und zwar frühzeitig mit allen Instrumenten der Kommunikation.

- Nennen Sie die Ursachen und Gründe, sachlich und transparent, die zum Städteproblem führen.

- Erklären Sie die Konsequenzen, die sich aus dem Problem ergeben werden.

- Zeigen Sie Lösungen auf, die Sie für angemessen halten.

- Geben Sie einen zeitlichen Rahmen vor, in dem der Bürger mit dem Problem konfrontiert werden wird.

- Machen Sie das Problem zur Chefsache. Damit demonstrieren Sie, dass Sie Ihre Bürger  ernst nehmen, sich mit allen Mitteln um eine schnelle Lösung bemühen.

Das heißt konkret:  Der Chef ist präsent, nimmt teil, zeigt und äußert sich in der Öffentlichkeit vor Ort und  verschiebt – wenn es sein muss – seinen Urlaub.

- Richten Sie eine Arbeitsgruppe ein, die das Thema kontinuierlich aufbereitet, neue  Informationen sammelt und diese nach Prüfung veröffentlicht.

- Berichten Sie kontinuierlich in den Medien über die Problembearbeitung. Setzen Sie auf  Transparenz und Service. Im Berliner Beispiel wurden nach dem zögerlichen Auftakt zur Krise schnell Sondersendungen in TV und Rundfunk ausgestrahlt, neue Fahrpläne im  Großformat in Zeitungen abgedruckt, es wurde im Internet informiert. Und mit dem  Installieren verlässlicher Information schwand der Ärger bei Bürgern und Touristen zusehends, weil der Grund erkannt und die Sicherheit der S-Bahn höher gewertet wurde als  das Stilllegen der Bahnwagen.

- Richten Sie eine Hotline ein in der heißen Phase. Geben Sie hier freundlich Auskunft auf die  Bürgerfragen, allerdings bitte nur im sachlich abgesprochenen Rahmen.

- Bieten Sie einen Ersatz, eine Erstattung von Eintrittsgeldern, Fahrkarten oder Sonstiges an,  wenn diese durch die Problemlage nicht eingelöst werden können. Erklären Sie Ihre  Mitarbeiter und die Presse zu engen Begleitern auf Ihrem Lösungsweg:

- Informieren Sie im Intranet über neue Ergebnisse.

- Geben Sie zeitnah ein Presse-Statement ab, wenn es neue Entwicklungen beim Krisenthema gibt.

- Richten Sie auf Ihrer Website eine aktuelle Rubrik ein, die mit einem Klick aufrufbar ist.

- Briefen Sie Ihre Mitarbeiter zum Thema und geben Sie klar vor, dass nur Sie als PR- Verantwortlicher mit der Presse reden werden.

- Bleiben Sie in jedem Gespräch sachlich, vermeiden Sie vermutete Schuldzuweisungen. Nennen Sie stattdessen nur Fakten, die bestätigtsind und eine Lösung der Krise nicht  gefährden, zum Beispiel dann, wenn sich die Staatsanwaltschaft einschalten muss.  Ansonsten gilt die Regel, so wenig Interpretationsspielraum durch Verschleierung zu liefern  wie möglich – im Zweifel deckt die Presse diese sowieso auf. Denn bei lokalen Krisen bleibt die Presse am Ball, hält das Thema hoch in jeder Zeitungsausgabe.

Fazit

Lokale Krisen interessieren die Bürger. Immer. Besonders wenn sie betroffen sind. Wenn ihr  Alltag eingeschränkt ist. Wenn Gefährdungen bestehen. Ein spätes Handeln, ein  Verschleiern der Probleme sind nicht ratsam. Im Gegenteil, es erzeugt Ärgernisse auf Seiten der Medien und der Bürger. Zeigen Sie Mut zur Kommunikation, zeigen Sie  Verständnis und Feingefühl in brisanten Themen. Nun ist Information gefragt, um einen  Imageschaden abzuwenden.

Interessante Ansätze, Tipps und Lösungen  zur Öffentlichkeitsarbeit erhalten Sie auch auf www.prpraxis.de

Die Pressepräsentation Ihres letzten Geschäftsberichts war ein schöner Erfolg. Die Medien veröffentlichen Ihre Kennzahlen und zeigen das Entwicklungspotenzial Ihres Unternehmens  auf. Und die Versandaktion an Kunden, Geschäftspartner und Interessenten läuft gut.  Dennoch haben Sie wenig Zeit, sich entspannt zurückzulehnen, denn das Projekt Geschäftsbericht 2009 beginnt – tatsächlich – schon jetzt, und zwar mit dem inhaltlichen und  gestalterischen Entwurf.

Ihr Geschäftsbericht ist das Werbemittel Nr. 1

In jedem Jahr werden die besten Geschäftsberichte ausgezeichnet: ob „manager magazin“,  Econ-Award oder ARC-Awards, mit einer solchen Auszeichnung erhöht sich die Strahlkraft der Geschäftsberichte, rücken sie auf den ersten Platz der Werbemittelskala. Zu Recht.  Denn kein anderes Werbemittel verbindet Transparenz, Kommunikation und Gestaltung in  dieser Symbiose. Ihr Geschäftsbericht bietet dem Leser einen Einblick in die Gesichte, Kultur, Philosophie Ihres Unternehmens. Er blättert strategische Entscheidungen auf, stellt  Marken und Leistungen in den Mittelpunkt und bilanziert das Geschäftsjahr, nennt harte  Fakten und Perspektiven. Kurzum: Der Geschäftsbericht setzt Unternehmen und Marken in  Szene.

Was macht einen Geschäftsbericht auszeichnungswert?

Drei Faktoren müssen stimmig sein:

1. der Inhalt

2. die Sprache

3. die Gestaltung

Wenn es Ihnen gelingt, diese drei Aspekte aufeinander abgestimmt zu einem Gesamtwerk  verschmelzen zu lassen, wenn Sie Ihre Zahlen übersichtlich und Ihre Strategien transparent  präsentieren, dann bieten Sie einen beispielhaften Geschäftsbericht 2009.

Checkliste: So erstellen Sie einen glaubwürdigen und stimmigen Geschäftsbericht

Inhalt und Aufbau

- Geben Sie einen Überblick über Ihre Kennzahlen der letzten drei Jahre?

- Sind die Zahlen in übersichtlicher Form aufbereitet?

- Spricht Ihr Geschäftsführer in einem persönlichen Brief die Leser an?

- Nennt dieser Brief bedeutende Themen, die das Geschäftsjahr prägten?

- Nennen Sie Ihr Mission Statement?

- Sind Ihre Werte und Ziele erkennbar?

- Stellen Sie die Arbeit der Geschäftsführung/des Vorstandes vor?

- Je nach Gesellschaftsform: Bieten Sie einen Bericht des Aufsichtsrates?

- Geben Sie einen Überblick über Ihr Portfolio?

- Entspricht die Inszenierung Ihrer Unternehmens- und Markenpolitik
der Kommunikationsstrategie?

- Nennen Sie Standorte und Aufgabenschwerpunkte?

- Bieten Sie ein Organigramm?

- Je nach Gesellschaftsform: Erfüllen Sie die Standards an Ihre
Rechenschaftspflicht?

- Bieten Sie eine sinnvolle Navigation durch den Bericht wie Seitenmarker,
Seitenregister, farbliche Führung durch die Rubriken?

Text und Sprachstil

- Formulieren Sie in Ihrem Corporate Wording?

- Passt Ihre Sprache zum Kommunikationsstil des Unternehmens und zu Ihrer Kommunikationslinie?

- Passt die textliche Anordnung zum Corporate Design des Unternehmens?

- Haben Sie die Unternehmensentwicklung verständlich und in stringentem
Sprachtonus erläutert?

- Verwenden Sie textliche Eycatcher wie Headlines, markierte Keywords?

- Führt ein Vorspann in die Texte ein?

- Gliedern Zwischenüberschriften die Texte und pointieren den folgenden Inhalt?

- Ist der Text leserfreundlich gesetzt durch Weißräume, Marginalspalten,
Durchschüsse, Kästen und Markierungen

- Verwenden Sie eine lebhafte, eindrucksvolle Sprache?

- Verzichten Sie auf Floskeln und Redundanzen?

- Vermeiden Sie Fremdwörter?

- Verwenden Sie aktive Sätze und vermeiden Substantivierungen?

- Baut Ihr Text einen Spannungsbogen auf?

- Entsteht beim Lesen eine Textmelodie aus Sätzen verschiedener Länge?

- Passt der Text zu Ihren Bildern, transportieren die Bildunterschrifteneine
relevante Botschaft?

Gestaltung

- Entspricht die Gestaltung Ihrem Corporate Design hinsichtlich Schrift, Farbe, Text und Bild?

- Ist Ihre Hausfarbe als dominante Farbe erkennbar, und zwar bereits auf dem Titelblatt.

- Bietet das Titelblatt einen Beszug zum Inhalt des Berichtes, bietet es einen
Wiedererkennungswert, sind Logo und evtl. Slogan vorhanden?

- Ist Ihr Titelblatt veredelt durch Prägung, Stanzung, Laminierung?

- Welche Haptik erzeugt der Umschlag, welche die Innenseiten?

- Bieten Sie Gestaltungselemente, um eine Leserführung und
Rubrikunterscheidung zu erreichen?

- Gibt es ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Wort, Bild und weiteren
Gestaltungsmerkmalen wie Info-Grafik, Tabellen, Diagrammen?

- Bauen Sie durch Text und Bild einen Spannungsbogen auf?

- Setzen Sie Highlight-Seiten mit ausdruckstarken Fotos und
Leads vor die Kapitel?

- Welche Gestaltungsmerkmale weist Ihr Bericht stringent auf?
Fotostrecken, Fotomarken, Farbflächen oder Farblinien?

- Welche gestalterische Grundidee bietet Ihr Konzept, welche kreative Gestaltung fällt auf wie doppelte Faltseiten, transparente Zwischenseiten, Fotostrecken, Farbflächen und -linien?

- Welche Extras bieten Sie, wie ein herausnehmbares Heft mit Ihren Kennzahlen, ein Leporello zur Jahreskampagne, ein Anschriftenheft, eine Image-CD etc.?

- Unterscheidet sich die redaktionelle Gestaltung des Zahlen-Fakten-Teils?

- Reduzieren Sie den Blick im Zahlen-Fakten-Teil ausschließlich
auf die sachliche Information?

- Sind die Tabellen gut lesbar, die Diagramme und Info-Grafiken
mit Legenden versehen?

- Nimmt die letzte Umschlagseite das Thema/Motiv der Titelseite wieder auf?

Weitere nützliche Tipps rund um das Thema Öffentlichkeitsarbeit erhalten Sie auf: www.prpraxis.de