WeitereDie elektronischen Medien erleben einen explosionsartigen Boom und haben den Vorteil, dass sie auch von kleineren Firmen ohne großen Aufwand genutzt werden können. Als herausragend ist hier vor allem das Internet zu nennen, das zudem als Werbemedium zunehmend an Bedeutung gewinnt. Die Erstellung und die Einspeisung eigener Angebotsseiten sind relativ preisgünstig und sehr flexibel. Dagegen sind die traditionellen Medien wie Werbebroschüren, Funk und Fernsehen für die mittelständische Transportwirtschaft zu kostenintensiv und wenig effektiv.

Das Internet ist weltweit und standortunabhängig verfügbar. Selbst mittels Handy und Notebook kann sich jeder schnell ins Internet einklinken. Damit eröffnet es auch kleinen Unternehmen die Möglichkeit, überregional Werbung zu betreiben. Es ist ratsam, sofern Sie das nicht sowieso schon tun, sich nicht nur aus werbetechnischen Gründen mit diesem Medium zu beschäftigen, denn es ist ohne Zweifel die Kommunikationseinrichtung der Gegenwart und vor allem der Zukunft.

Überlassen Sie das Einrichten der Internetseite nicht allein einem IT-Fachmann, sondern sorgen Sie dafür, dass die für Sie erstellten Seiten auch zu Ihrem Unternehmen und dessen Zielen passen. Eine aktive Beteiligung Ihres Unternehmens an diesem Medium hat den Vorteil, auch mit unbekannten potenziellen Kunden in Kontakt treten und die Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens besser darstellen zu können. Denken Sie daran: Ihre Webseite ist für Kunden ebenso wie für potenzielle Arbeitskräfte in der Regel das wichtigste Informationsmedium über Ihre Firma. Nachteil einer eigenen Webseite ist, dass Sie ständig dafür sorgen müssen, dass sie auf dem neuesten Stand ist, denn es gibt aus marketingtechnischer Sicht nichts Schlimmeres als eine veraltete oder/und langweilige Homepage. Nachfolgend wichtige Darstellungsprinzipien, die Sie bei der Gestaltung Ihrer

Webseite beachten sollten:

• Optisch wirksame Texte und ein griffiger Slogan gehören auf die erste Seite.
• Arbeiten Sie nach Möglichkeit mit nicht mehr als 3 Ebenen.
• Verwenden Sie plakative Wort-Bild-Kombinationen, die aufrütteln und Interesse wecken sollen.
• Liefern Sie Informationen, die Kompetenz vermitteln, ohne zu viele Fachbegriffe zu verwenden.
• Verknüpfen Sie sachliche Informationen und emotionale Aussagen miteinander.
• Formulieren Sie klare, eindeutige und einfach erfassbare Botschaften.
• Texte sollen knapp beziehungsweise griffig und leicht verständlich sein, ohne überflüssige grafische Spielereien und mit zeitgemäßem Schriftbild.
• Benutzen Sie keine Schachtelsätze und möglichst wenig Fremdwörter.
• Konzentrieren Sie sich auf Text-Bild-Aufteilungen, die eine Botschaft bereits in kürzester Zeit vermitteln können.
• Beachten Sie den Grundsatz: „Ein Bild sagt mehr als 1.000 Worte.“
• Verwenden Sie nur hochwertiges Fotomaterial.
• Auf Fotos sollte generell nicht zu viel abgebildet sein, es gilt: „Weniger ist mehr.“
• Die Abbildungen sollten möglichst den größten Raum einnehmen.
• Einen gut eingeführten Slogan mit Wiedererkennungswert sollten Sie möglichst lange beibehalten.
• Beziehen Sie immer Firmenlogo und Firmenfarbe mit ein, und ändern Sie diese nach Möglichkeit nicht oder nur geringfügig.
• Ansprechpartner inklusive der Telefonverbindungen und E-Mail-Adressen müssen bei den einzelnen dargestellten Leistungsbereichen mit aufgeführt werden.
• Preise sollten, wenn überhaupt, nur in einer separaten Preisliste erscheinen.
• Vergessen Sie nie, dass auch Ihre Konkurrenz die Internetseite einsehen kann.
• Bedenken Sie, dass die Verknüpfungen der einzelnen Ebenen und Informationen möglichst auch für den unbedarften Nutzer einfach zu handhaben sein müssen.

Beachtenswertes bei der Gestaltung des Impressums

Wichtig: Beachten Sie, dass Sie, um bei Ihrem Internetauftritt Abmahnungen von Verbraucherschutzverbänden und Konkurrenten sowie Bußgelder zu vermeiden, bestimmten Informationspflichten nachkommen müssen. So muss Ihre Webseite folgende Daten enthalten:

• kompletter Name (Firmenbezeichnung) inklusive der Rechtsform Ihres Unternehmens (z. B. Delta Transport GmbH, Hans Hofer GbR oder Transportfix Egon Teufele KG);
• vollständige Anschrift und Sitz Ihrer Firma (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort);
• die Angabe von Informationen zur schnellen Kontaktaufnahme (E-Mail-Adresse, Telefon- und Faxnummer);
• die Angabe des Vertretungsberechtigten, wenn Ihre Firma eine Kapitalgesellschaft ist   (Geschäftsführer, Vorstand o. Ä.);
• Angaben der Aufsichtsbehörden, wenn Sie für die Tätigkeit eine behördliche Zulassung benötigen (im gewerblichen Güterverkehr ab 3,5 t zulässiges Gesamtgewicht nach BAG und Zulassungsbehörde);
• Handelsregister- und Registernummer, sofern vorhanden;
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, sofern vorhanden (notwendig bei grenzüberschreitendem Verkehr innerhalb der Europäischen Union).

Weitere Interessante und hilfreiche Informationen finden Sie bei www.logistik-manager.com

So stechen Sie mit den richtigen Bildern ins Auge

Ihnen fehlen wirkungsvolle Fotos für den Jahresbericht, für Ihre Themenkampagne oder für Ihren Flyer zum Messeauftritt? Die Bildarchive im Internet bieten einen schier unerschöpflichen Fotofundus.

Eine Recherche im Netz ist aufwändig. Sie brauchen Zeit und Ruhe und vor allem eine Vorstellung von Motiv und Wirkung. Ansonsten verlieren Sie die Übersicht. Daher überlegen Sie sich vor jeder Suchaktion:

1. Welche Botschaft möchten Sie vermitteln?

2. Wen möchten Sie ansprechen?

3. Welche drei Schlagworte fallen Ihnen zu Ihrem zunächst noch imaginären Bild spontan ein?

4. Welcher Fotostil passt in Ihre Unternehmens-Bildsprache?

5. Welche Foto-Kriterien definiert Ihr Corporate Design?

6. Für welches Werbemittel suchen Sie Bilder?

7. Wen möchten Sie insbesondere mit dem Foto ansprechen?

8. Wie sieht das Layout aus?

9. Suchen Sie ein Foto für eine Onlineoder für eine Printausgabe?

10. Wie ist der textliche Stil?

11. Wie sieht die allgemeine Farbgebung aus?

Mein Tipp

Im exklusiven Internetbereich finden Sie diese Liste der Fragen, die für Ihre Fotorecherche entscheidend sind, als Download. Wenn Sie sich an dieses Muster halten, wird Ihnen die Bildauswahl in Zukunft leichtfallen.

Je konkreter Sie Ihre Tag-Suche starten, desto eher finden Sie Ihr passendes Bild. Lizenzfreie bzw. kostenlose Fotos finden Sie zum Beispiel unter folgenden Adressen:

www.istock.de

www.flickr.com

www.pixelquelle.de

www.openphoto.net

Oder aber Sie bedienen sich der Bildsuchmaschine yotophoto, mit deren Hilfe Sie speziell nach frei kopierbaren Fotos suchen können.

Achtung: Auch wenn die Fotos zum Teil als lizenzfreie deklariert sind, so bedeutet das nicht, dass Sie die Fotos ohne Kosten kopieren und verbreiten dürfen. Denn eine Nutzungsgebühr fällt in den meisten Fällen dennoch an.

Weitere spannende und interessante Themen rund um die Öffentlichkeitsarbeit finden Sie bei www.prpraxis.de

Webinare, Videokonferenzen und Podcasts – das Internet bietet schier unendliche Möglichkeiten für Information und Kommunikation. So ist nach wie vor die virtuelle Pressekonferenz ein Thema, weil sie den Service-Wert für Journalisten erhöht.

Formate wie Quicktime oder Flash machen es möglich: Die Pressekonferenz im Netz, die jeder eingeladene Journalist in Echtzeit oder on demand verfolgen kann. Und die Vorteile wiegen schwer: Er kann Ihre Statements vom Schreibtisch aus bewerten und bei Interesse sofort bearbeiten oder unterbrechen, um sie später fortzusetzen. Somit entfallen Fahrtzeiten, Wartezeiten, Leerzeiten. Wenn die technischen Voraussetzungen durch Ihre IT-Service-Firma hergestellt worden sind, bleibt Ihnen die Organisation und mit dieser entscheiden Sie, ob Ihre virtuelle Pressekonferenz zum Erfolg wird.

Stellen Sie den Service-Charakter in den Vordergrund

1. Laden Sie die Journalisten zur Konferenz via E-Mail ein.

2. Bitten Sie um Akkreditierung, um gezielt Ihren Zugangscode versenden zu können.

3. Bieten Sie digitale Pressemappen an und stellen Sie Pressefotos zur Verfügung.

4. Stellen Sie Ihre Referenten durch einen Lebenslauf und durch ein Kompetenzprofil vor der Pressekonferenz vor.

5. Moderieren Sie die virtuelle Pressekonferenz als sei es eine Präsenzveranstaltung.

• Begrüßung und Anmoderation
• Vorstellung der Referenten
• Presse-Statements der Referenten
• Zusammenfassung
• Eröffnen der Fragerunde

Mein Tipp

Gestalten Sie Ihre virtuelle Pressekonferenz interkativ, lassen Sie Fragen der Journalisten  zu, die Sie im E-Mail-Account abrufen und von den Experten beantworten lassen. Nennen Sie dabei den Namen des Redakteurs und die Zeitung. Beantworten Sie heikle Fragen nicht, wenn Sie sich unsicher fühlen. Bieten Sie an, hier zu recherchieren, um sich später telefonisch zu melden. Oder aber sagen Sie konkret, dass Sie diese Frage in dieser Runde nicht beantworten werden, und bitten um Verständnis dafür.

• Verabschiedung, Dank und Hinweise zur Zusammenfassung der Ergebnisse, zu Fotos und Hintergrundinformationen in der Presserubrik Ihrer Internetseite

Eine virtuelle Pressekonferenz ist bequem, aber die Organisation ist zeitaufwändig.

Der größte Nachteil Ihrer Web-Pressekonferenz ist der fehlende persönliche Kontakt. Und gerade dieser Kontakt zu Journalisten entscheidet oftmals über den Erfolg Ihrer Arbeit. Daher sollte eine virtuelle Pressekonferenz nicht gänzlich die Präsenzveranstaltung ersetzen, sondern diese lediglich ergänzen. Und vor allem: Sie sollte ebenso sorgfältig vorbereitet und erarbeitet werden.

• Die zeitliche Phase von der Planung, bis zur Einladung und Sendung beträgt sechs bis vier Wochen.
• Sie benötigen die Unterstützung Ihrer IT-Abteilung oder Ihres Dienstleisters.
• Sie legen besonderen Wert auf den E-Mail-Kontakt im Vorfeld, in dem Sie Ihrer Einladung weitere Informationen zum Thema hinzufügen.
• Sie bitten um Akkreditierung, um den Zugangscode zu versenden, und können somit Ihren Presseverteiler aktualisieren.
• Sie legen Ihr Augenmerk auf die Nachbereitung, indem Sie eine Zusammenfassung der Statements in einer Pressemitteilung zeitnah versenden.
• Sie stellen eine ausführliche Pressemappe online und als Printversion zur Verfügung.
• Sie bieten den telefonischen oder persönlichen Kontakt an, falls nach der virtuellen Konferenz weitere Fragen bestehen.

Mein Tipp

Bereiten Sie sich inhaltlich gut vor, indem Sie die Fragen der Journalisten vorhersehen und einen Antwortkatalog entwerfen, den Sie ebenso Ihrem Chef und den Referenten vorlegen.

Damit vermeiden Sie Widersprüche.

Vorsicht: Die Kamera filmt Sie – immer!

Wie bei einer Fernsehaufnahme erhält jede Bewegung, jede Miene, jede Geste eine besondere Dramaturgie. Was außerhalb eines Kameraauges witzig, sympathisch, lebhaft scheint, erhält in dieser Gefahrenzone eine gänzlich andere Wirkung. Daher gilt die Regel: Bleiben Sie konzentriert und kontrolliert. Lächeln Sie, blicken Sie in die Kamera und verzichten Sie auf gestikulierende Effekte. Und bitte denken Sie daran, auch die Mikrofone übertragen: Flüstereien mit dem Nachbarn auf dem Podium sind grundsätzlich tabu.

Fazit

Eine Web-Pressekonferenz bereichert Ihr Repertoire der Medieninstrumente, allerdings erfordert sie von Ihnen einen ebenso zeitintensiven Einsatz wie eine Präsenzveranstaltung. Und vor allem: Sie beeinträchtigt Ihre Kontaktpflege. Daher ist sie keine Alternative zur klassischen Pressekonferenz, aber eine durchaus serviceorientierte Zusatzveranstaltung.

Weitere Tipps für das Sommerloch 2010 und Checklisten finden Sie bei http://www.prpraxis.de

Das ist die Frage der Fragen. Darüber grübeln Sie nach, denn die Antwort ist entscheidend für Ihren Erfolg. Wenn Journalisten Ihre Pressemitteilung beachten und veröffentlichen, dann ist Ihr Chef zufrieden. Und letztendlich sichert das Ihren Job. Aber Achtung! Die Methoden so mancher Lehrbücher sind überholt: Zum klassischen Versand Ihrer Pressemitteilung kommen die Online-Möglichkeiten hinzu. Und Sie sind gut beraten, diese Formen zu mischen.

Ihre E-Mail-Pressemitteilung im Visier

Mehr als 200 Pressemitteilungen landen täglich und durchschnittlich in Deutschlands Zeitungsredaktionen, die als Online-Version versendet werden. Das geht schnell, weil Kopierarbeiten, Eintüten, Etikettieren und der Weg zum Postamt entfallen. Das spart Geld, weil der Versand papier- und portolos geschieht. Aber es birgt auch die Gefahr, in der langen Mail- Reihe zur Bedeutungslosigkeit zu verblassen, weil andere Namen die Aktualität definieren, z. B. wenn BMW seine Jahresbilanz veröffentlicht oder wenn der Quelle-Ausverkauf strategisch zum Desaster wird oder wenn der Fußballwettskandal noch weitere Kreise zieht. So begleitet Ihren E-Mail-Versand die berechtigte Frage: Wird der Journalist sie lesen, beachten und sogar verarbeiten? Immerhin bräuchte es nur ein Klick auf die Tastatur und er würde sich inmitten Ihres Themas wiederfinden. Aber mit einer mindestens 90-prozentigen Wahrscheinlichkeit klickt der Journalist nicht. Es sei denn, gerade überschlagen sich in Ihrem Unternehmen Krisenmeldungen, die einen handfesten Skandal vermuten lassen, oder Sie rangieren auf der Dax- 30-Liste. Trifft dies nicht zu, dann minimiert sich Ihre Chance um weitere fünf Prozent. Das alles ist jedoch kein Dilemma, wenn Sie jede, wirklich jede Schlüsselwirkung für das Erstellen und Versenden Ihrer Pressemitteilung beachten.

6 Tipps für die optimale Wirkung Ihrer E-Mail-Pressemitteilung

1. Stellen Sie Ihren Verteiler sorgsam und aktuell zusammen

Bitte versenden Sie nie, niemals nach dem Gießkannenprinzip. Auch wenn die Versuchung groß ist, mit einem Tastendruck 2.000 oder gar 4.000 Journalisten zu erreichen, vielleicht mit Hilfe eines groß angelegten gekauften Verteilers oder einer Dienstleistungsagentur, die Ihren Versand sicherlich gerne übernimmt: Verzichten Sie darauf. Denn es kostet viel Geld und generiert wenig Wirkung.

Besser ist:

• Recherchieren Sie durch Lesen von Zeitungen und Fachblättern, durch Beobachten von Radio- und TV-Formaten, welche Redaktion, welcher Journalist Ihre Themen bearbeitet und beachtet. Diese Auswertung ist für den Aufbau Ihres Presseverteilers und für die Kontaktaufnahme zu den Journalisten wichtig.
• Wenn Sie mit Hilfe von Dienstleistern Ihren Verteiler zusammenstellen möchten, dann macht das nur dann Sinn, wenn Sie Ihrem Auftrag Schlüsselwörter hinzufügen, damit nur die Redakteure in Ihren Verteiler gelangen, die sich wirklich mit Ihren Themen befassen. Wenn Sie zum Beispiel in der Gesundheitsbranche tätig sind, so lauten Ihre Schlüsselwörter Medizin, Wissenschaft, Gesundheit etc., unter anderen bietet Zimpel solche detaillierten Möglichkeiten an: www.zimpel.de.
• Recherchieren Sie, welche Presseportale für Ihre Branche am ehesten in Frage kommt. Unter www.pr-gateway.de/white-papers/kostenlosepresseportale finden Sie eine Ãœbersicht zu kostenlosen Presseportalen.
• Bilden Sie in Ihrem Presseverteiler auf jeden Fall eine VIP-Kategorie. In diese werden die Journalisten aufgenommen, die regelmäßig und positiv über Ihr Unternehmen berichten, und darüber hinaus Journalisten, mit denen Sie im persönlichen Kontakt stehen. Initiieren Sie das ganze Jahr hindurch Gesprächssituationen mit Journalisten, z. B. durch

• Telefonkontakt
• Redaktionsbesuch
• Einlandung zu Ihrer Pressekonferenz und zu Events
• Einladungen zum Journalistengespräch an Ihren Messestand
• Einladung zu einem Pressefrühstück zu Beginn des Jahres etc.

2. Geben Sie sich mit Ihrer E-Mail zu erkennen.

• Versteckspiele und Werbef loskeln sind für Ihre E-Mail-Pressemitteilungen ein absolutes K.O.-Kriterium.
• Geben Sie sich schon in der Betreffzeile namentlich zu erkennen.
• Schreiben Sie schon in der Betreffzeile das Wort Pressemitteilung oder PM, damit der Journalist weiß, es handelt sich um eine Information und nicht um eine Werbung.
• Ihnen bleiben 7 Worte für die Headline – dann muss der Journalist wissen, um welches Thema sich Ihre Pressemitteilung dreht. Die Betreffzeile ist also die wichtigste Zeile Ihrer E-Mail-Pressemitteilung.

3. Beginnen Sie Ihren E-Mail-Text mit einem weiteren Header.

• Ergänzen Sie die Betreffzeile um eine weitere Information zum Thema.
• Formulieren Sie hier die Essenz Ihres Themas.
• Stellen Sie den Zusammenhang zur Betreffzeile her.
• Formulieren Sie die Schlüsselworte Ihrer Pressemitteilung.

4. Schreiben Sie Ihren Textblock im journalistischen Stil.

• Das Wichtigste gehört an den Anfang, und zwar prägnant und pointiert.
• Verbreitern Sie Ihre Information zum Textende hin mit Angaben zu weiterführenden Informationen im Pressebereich Ihrer Website oder teasern Sie Ihren Pressetext mit wenigen Zeilen an.
• Setzen Sie einen Link zum ausführlichen und ungekürzten Pressetext im Pressebereich Ihrer Website. Ãœbrigens: 400 Zeichen sollten bei einer angeteaserten E-Mail-Pressemitteilung nicht überschritten werden. Denn hier geht es nur um einen Ãœberblick, um das Nennen Ihrer Nachricht, das Wecken der Neugierde auf die Details. Und die findet der Journalist im Anhang bzw. auf Ihrer Website.

5. Fügen Sie keine hochaufgelösten Fotos an.

• Bieten Sie Pressefotos als Download im Pressebereich Ihrer Website an und setzen Sie den Link dazu.
• Fügen Sie bei Bedarf nur Bilder mit 72 dpi an, vorzugsweise im JPG-Format.

Achtung: Die Datenmenge für Ihre Mail ist begrenzt und darf nicht größer als 5 MB sein,  diese Grenze akzeptieren die meisten Redaktionen. Ansonten risikieren Sie, dass Ihre Pressemitteilung nicht zugestellt und somit ungelesen bleibt.

6. Nennen Sie am Ende der E-Mail Ihren Pressekontakt.

Zu den Kontaktdaten zählen Ihr Name, Ihre Funktion, der Unternehmensname, die Unternehmensanschrift, Telefonund Faxnummer, Handynummer und E-Mail-Kontakt, URL.

Hinweis

Eine Pressemitteilung ist kein persönlicher Brief. Sie ist sachlich, bringt Fakten und verzichtet auf jegliche Floskeln. Folglich sollten Sie auf Anrede und Grußformel verzichten. Sie wirken nicht professionell, sondern überflüssig. Fügen Sie auch Ihrer EMail- Presse mitteilung eine laufende Pressenummer bei, so erleichtern Sie die Zuordnung, die Zitierfähigkeit und die Archivierung.

Fazit

Das Versenden Ihrer E-Mail-Pressemitteilung spart Zeit und Geld. Fragen Sie sich vor jeder PM-Veröffentichung: Für wen ist die Nachricht relevant? Ein Versenden nach dem Gießkannenprinzip ist kontraproduktiv, weil es die Erfolgskontrolle erschwert, weil es zu 95 Prozent die Redaktionen nicht interessiert und weil die Allround-Versendung wenig professionell wirkt. Besser ist es, Sie stellen einen Fachverteiler zusammen, der stets aktuell ist und aus persönlichen Kontakten besteht.

Weitere Informationen über Pressetermine und andere Techniken finden Sie unter www.prpraxis.de

Die Pressepräsentation Ihres letzten Geschäftsberichts war ein schöner Erfolg. Die Medien veröffentlichen Ihre Kennzahlen und zeigen das Entwicklungspotenzial Ihres Unternehmens  auf. Und die Versandaktion an Kunden, Geschäftspartner und Interessenten läuft gut.  Dennoch haben Sie wenig Zeit, sich entspannt zurückzulehnen, denn das Projekt Geschäftsbericht 2009 beginnt – tatsächlich – schon jetzt, und zwar mit dem inhaltlichen und  gestalterischen Entwurf.

Ihr Geschäftsbericht ist das Werbemittel Nr. 1

In jedem Jahr werden die besten Geschäftsberichte ausgezeichnet: ob „manager magazin“,  Econ-Award oder ARC-Awards, mit einer solchen Auszeichnung erhöht sich die Strahlkraft der Geschäftsberichte, rücken sie auf den ersten Platz der Werbemittelskala. Zu Recht.  Denn kein anderes Werbemittel verbindet Transparenz, Kommunikation und Gestaltung in  dieser Symbiose. Ihr Geschäftsbericht bietet dem Leser einen Einblick in die Gesichte, Kultur, Philosophie Ihres Unternehmens. Er blättert strategische Entscheidungen auf, stellt  Marken und Leistungen in den Mittelpunkt und bilanziert das Geschäftsjahr, nennt harte  Fakten und Perspektiven. Kurzum: Der Geschäftsbericht setzt Unternehmen und Marken in  Szene.

Was macht einen Geschäftsbericht auszeichnungswert?

Drei Faktoren müssen stimmig sein:

1. der Inhalt

2. die Sprache

3. die Gestaltung

Wenn es Ihnen gelingt, diese drei Aspekte aufeinander abgestimmt zu einem Gesamtwerk  verschmelzen zu lassen, wenn Sie Ihre Zahlen übersichtlich und Ihre Strategien transparent  präsentieren, dann bieten Sie einen beispielhaften Geschäftsbericht 2009.

Checkliste: So erstellen Sie einen glaubwürdigen und stimmigen Geschäftsbericht

Inhalt und Aufbau

- Geben Sie einen Überblick über Ihre Kennzahlen der letzten drei Jahre?

- Sind die Zahlen in übersichtlicher Form aufbereitet?

- Spricht Ihr Geschäftsführer in einem persönlichen Brief die Leser an?

- Nennt dieser Brief bedeutende Themen, die das Geschäftsjahr prägten?

- Nennen Sie Ihr Mission Statement?

- Sind Ihre Werte und Ziele erkennbar?

- Stellen Sie die Arbeit der Geschäftsführung/des Vorstandes vor?

- Je nach Gesellschaftsform: Bieten Sie einen Bericht des Aufsichtsrates?

- Geben Sie einen Überblick über Ihr Portfolio?

- Entspricht die Inszenierung Ihrer Unternehmens- und Markenpolitik
der Kommunikationsstrategie?

- Nennen Sie Standorte und Aufgabenschwerpunkte?

- Bieten Sie ein Organigramm?

- Je nach Gesellschaftsform: Erfüllen Sie die Standards an Ihre
Rechenschaftspflicht?

- Bieten Sie eine sinnvolle Navigation durch den Bericht wie Seitenmarker,
Seitenregister, farbliche Führung durch die Rubriken?

Text und Sprachstil

- Formulieren Sie in Ihrem Corporate Wording?

- Passt Ihre Sprache zum Kommunikationsstil des Unternehmens und zu Ihrer Kommunikationslinie?

- Passt die textliche Anordnung zum Corporate Design des Unternehmens?

- Haben Sie die Unternehmensentwicklung verständlich und in stringentem
Sprachtonus erläutert?

- Verwenden Sie textliche Eycatcher wie Headlines, markierte Keywords?

- Führt ein Vorspann in die Texte ein?

- Gliedern Zwischenüberschriften die Texte und pointieren den folgenden Inhalt?

- Ist der Text leserfreundlich gesetzt durch Weißräume, Marginalspalten,
Durchschüsse, Kästen und Markierungen

- Verwenden Sie eine lebhafte, eindrucksvolle Sprache?

- Verzichten Sie auf Floskeln und Redundanzen?

- Vermeiden Sie Fremdwörter?

- Verwenden Sie aktive Sätze und vermeiden Substantivierungen?

- Baut Ihr Text einen Spannungsbogen auf?

- Entsteht beim Lesen eine Textmelodie aus Sätzen verschiedener Länge?

- Passt der Text zu Ihren Bildern, transportieren die Bildunterschrifteneine
relevante Botschaft?

Gestaltung

- Entspricht die Gestaltung Ihrem Corporate Design hinsichtlich Schrift, Farbe, Text und Bild?

- Ist Ihre Hausfarbe als dominante Farbe erkennbar, und zwar bereits auf dem Titelblatt.

- Bietet das Titelblatt einen Beszug zum Inhalt des Berichtes, bietet es einen
Wiedererkennungswert, sind Logo und evtl. Slogan vorhanden?

- Ist Ihr Titelblatt veredelt durch Prägung, Stanzung, Laminierung?

- Welche Haptik erzeugt der Umschlag, welche die Innenseiten?

- Bieten Sie Gestaltungselemente, um eine Leserführung und
Rubrikunterscheidung zu erreichen?

- Gibt es ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Wort, Bild und weiteren
Gestaltungsmerkmalen wie Info-Grafik, Tabellen, Diagrammen?

- Bauen Sie durch Text und Bild einen Spannungsbogen auf?

- Setzen Sie Highlight-Seiten mit ausdruckstarken Fotos und
Leads vor die Kapitel?

- Welche Gestaltungsmerkmale weist Ihr Bericht stringent auf?
Fotostrecken, Fotomarken, Farbflächen oder Farblinien?

- Welche gestalterische Grundidee bietet Ihr Konzept, welche kreative Gestaltung fällt auf wie doppelte Faltseiten, transparente Zwischenseiten, Fotostrecken, Farbflächen und -linien?

- Welche Extras bieten Sie, wie ein herausnehmbares Heft mit Ihren Kennzahlen, ein Leporello zur Jahreskampagne, ein Anschriftenheft, eine Image-CD etc.?

- Unterscheidet sich die redaktionelle Gestaltung des Zahlen-Fakten-Teils?

- Reduzieren Sie den Blick im Zahlen-Fakten-Teil ausschließlich
auf die sachliche Information?

- Sind die Tabellen gut lesbar, die Diagramme und Info-Grafiken
mit Legenden versehen?

- Nimmt die letzte Umschlagseite das Thema/Motiv der Titelseite wieder auf?

Weitere nützliche Tipps rund um das Thema Öffentlichkeitsarbeit erhalten Sie auf: www.prpraxis.de

Die Pressearbeit zur Messe bedarf einer langfristigen Vorbereitung – im Gegensatz zur PR-Arbeit im Alltagsgeschäft. Denn Ihre Zielgruppe zur Messe sind in erster Linie: Fachjournalisten.

Und Fachmagazine arbeiten mit anderen zeitlichen Vorgaben als die Tagespresse.

Fachjournalisten nähern sich der Messe mit besonderer Strategie: Sie kontaktieren die Messe. Kooperieren Sie also mit dem Messeveranstalter. Auf diese Weise sparen Sie Zeit und Geld. Die Pressearbeit beginnt vier Monate vor dem Messetermin. Zu diesem Zeitpunkt werden die Messekataloge zusammengestellt und in Auftrag gegeben und weitere Werbemittel konzipiert. Und allen Messeteilnehmern wird die Chance geboten, sich zu beteiligen – kostenfrei oder gegen eine geringe Gebühr.

• Nehmen Sie frühzeitig Kontakt zur Pressestelle des Veranstalters auf.
• Fragen Sie, welche Messe-Werbemittel kostenfrei zur Verfügen stehen, wie zum Beispiel Hallenpläne, Standpläne, Aufkleber etc.
• Wo können Sie Ihr Logo, Ihr Motto, Ihre Leitsätze im Messekatolog, in Broschüren, in Rubriken der Webpage ergänzen?
• Werden auf der Webpage Firmen nach Branchen sortiert verlinkt?
• Besteht die Möglichkeit zu einem frühzeitigen persönlichen Gespräch in der Pressestelle der Messe? Dann sollten Sie diese Chance nutzen und eine Mappe zu Ihrem Messeauftritt überreichen. Denn oftmals fragen Fachjournalisten nach Ansprechpartnern zu Branchenthemen und Ihr Name kann vermittelt werden.

Achtung: Diese kooperative PR-Arbeit ersetzt nicht Ihre Pressearbeit im Unternehmen, sondern fällt unter die Sparte der zusätzlichen Maßnahmen.

• Verfassen Sie Ihre eigenen Pressemitteilungen zu Ihrer Messepräsenz, zu Ihren Produktneuheiten und senden Sie die Texte an relevante regionale und überregionale Medien.
• Veröffentlichen Sie diese in den Messe-Termindiensten und Internetportalen wie www.openpr.de.
• Ergänzen Sie Ihre Texte durch den Lageplan mit der Standkennzeichnung des Messeveranstalters.

So nutzen Sie das Angebot des Messeveranstalters für Ihre Pressearbeit

• Sie möchten die Journalisten über eine aktuelle Erfolgsmeldung informieren? Im Pressecenter stellt der Veranstalter Pressefächer für diese Informationen bereit.
• Sie möchten Ihre Pressekontakte intensivieren? Fragen Sie nach der Akkreditierung für die Presselounge, um bei einem Kaffee mit Journalisten ins Gespräch zu kommen.
• Sie möchten Ihren Bekanntheitsgrad bei Journalisten erhöhen? Fragen Sie nach Pressetreffen am Rande der Messe, nach Themen und Expertengesprächen und vor allem nach der Möglichkeit, Ihr Unternehmen aktiv einzubinden. Darüber hinaus erfahren Sie dort aus erster Hand, was Ihre Konkurrenz plant.

Mehr Informationen zur erfolgreichen Pressearbeit, zielgerichteter Online-PR, effizienter Unternehmenskommunikation sowie moderner Öffentlichkeitsarbeit finden Sie unter www.prpraxis.de.

Die crossmediale Strategie bedient alle Kommunikationskanäle, und zwar zeitgleich. Sie ist ein Feuerwerk markanter Werbebotschaften, weil sie vor allem eines garantiert: die ganzheitliche Ansprache der Sinne. Mit Ton, Bild und Sprache erreichen Sie die Aufmerksamkeit Ihrer Kunden und Sie steigern Ihre Werbewirkung um mindestens 60 Prozent – messen Sie diese mit Hilfe einer Werbeanalyse!

Aktuelle Quartalserhebungen, zum Beispiel unter www.ivw.de, belegen, dass Werbung in Print zur Zeit nicht sonderlich attraktiv ist. Die Auflagenhöhen sinken vielfach. Im Gegenzug dazu vermelden Medienanalysen steigende Nutzer- und Werbequoten im Internet. Wer sich nun lediglich auf die Wirkung neuer Medien verlässt, ist schlecht beraten. Nach wie vor ergänzen sich Zeitung und Netz, weil sich die Zielgruppen, die Lesegewohnheiten, die Informationsdichte der Texte unterscheiden.

Regel Nr. 1: Denken Sie bei jeder PR-Maßnahme dreidimensional

Ob Sie eine Pressemitteilung herausgeben, ob Sie über Ihre Veranstaltung berichten oder ob ihr Chef ein Statement zur Unternehmensentwicklung veröffentlicht, fragen Sie immer, wie Sie Ihre PR-Maßnahmen in Wort, Bild und – manchmal – Ton umsetzen können.

• Das Statement Ihres Chefs zu einem aktuellen Thema interessiert den Lokaljournalisten
• Es sollte darüber hinaus in verkürzter Version – und damit dem Verhalten der Internetnutzer angepasst – Online-Redaktionen angeboten und…
• … als Podcast auf Ihrer Homepage erscheinen, denn das Zusammenspiel von Wort und Bild erhöht die Wirkung Ihrer Unternehmenskommunikation um ein Vielfaches!

Regel Nr. 2: Setzen Sie Prioritäten bei der Medienwahl

Ihre Cross-Media-Strategie kann nur erfolgreich sein, wenn Sie Aktionismus vermeiden und planvoll vorgehen. Es bewährt sich immer wieder, ein Leitmedium zu wählen und dann erst die Synergien durch das Nutzen weiterer Kommunikationskanäle zu erzeugen.

• Legen Sie das erste Augenmerk auf die Zeitung. In diesem Bereich eine gute Pressearbeit zu leisten, indem Ihr Pressetext als redaktioneller Beitrag veröffentlicht wird, sollte handlungsleitend für Ihre PR-Konzepte sein.
• Wenn Ihre Aktion optimal verläuft, versuchen Sie im zweiten Schritt, Ihre Botschaft in weiteren Medien zu lancieren, in lokalen TV- und Rundfunksendern, in Fachzeitschriften.
• ine direkte Ansprache Ihrer Kunden erreichen Sie durch einen Newsletter. Wenn Sie einen einfachen HTMLCode wählen, bietet Ihr Newsletter eine preiswerte Möglichkeit, Ihre Kunden in Wort und Bild zu aktuellen Themen anzusprechen. Aber Achtung: Versenden Sie Ihren Newsletter nur mit Einwilligung des Kunden. Achten Sie darauf, dass Ihr Newsletter nicht als Spam aussortiert wird: Geben Sie sich als Unternehmen in der Absenderzeile zu erkennen, vermeiden Sie Sonderzeichen und Begriffe der Superlative in der Betreffzeile.
• Ständig aktuelle und erweiterte Hinweise auf Ihrer Homepage komplettieren Ihre Kette der PR-Maßnahmen.

Regel Nr. 3: Sprechen Sie jede PR- und Werbeaktion mit Ihren Kollegen ab

Kooperation mit allen Abteilungen im Unternehmen, die in irgendeiner Weise öffentlich wahrgenommen werden, ist die Grundvoraussetzung für eine gelungene Cross-Media-Strategie, und zwar inhaltlich und gestalterisch. Der Hintergrund ist so banal wie wichtig: Jeder kleinste Widerspruch im Text, jede minimale Änderung Ihres Erscheinungsbildes irritiert Ihre Kunden. Und nur ein funktionierender Workflow vor jeder PR-Maßnahme kann Fehler verhindern und die Qualität Ihrer Arbeit erhöhen.

Daher:

• Informieren Sie sich, was die Kollegen aus den Abteilungen Vertrieb, IT sowie in der Geschäftsführung planen,
• laden Sie zu einer Projektgruppe vor jeder Werbemaßnahme ein,
• bestehen Sie darauf, dass Sie als PR-Verantwortlicher jede Unterlage vor der Veröffentlichung prüfen können, wenn nötig mit Hilfe Ihres Chefs.

Damit Ihre Cross-Media-Strategie eine starke Präsenz in den Medien und einen hohen Wiedererkennungswert bei Ihren Zielgruppen sichert, prüfen Sie vor jeder Text- und Werbeveröffentlichung, ob Sie die folgenden Fragen mit Ja beantworten können:

• Ist Ihr Logo gut sichtbar?
• Wird Ihre Hausschrift verwendet?
• Entspricht der Seitenaufbau den Vorgaben Ihres Corporate Designs?
• Werden Ihre Hausfarben als gestalterisches Element Ihrer Coporate Identity eingesetzt?
• Ist Ihr Corporate Wording erkennbar?
• aben Sie die Lesegewohnheiten in den verschiedenen Medien beachtet?
• Ist Ihr Leitmotiv, Ihre Leitidee, Ihr Leitbild in jedem Werbemittel erkennbar?
• Beinhalten die Werbemaßnahmen Dialogkomponenten?
• Finden sich Querverweise zu weiteren Kommunikationskanälen?
• Gibt es Angaben zur Kontaktperson im Unternehmen?
• Haben Sie wirklich alle Möglichkeiten der Vermarktung in Sprache, Bild und Ton berücksichtigt?

Nicht immer eignet sich ein Thema für alle Medien und Werbeformen. Daher gilt es, vor jeder Cross-Media-Aktion vorherzusehen, wie die Resonanz in den verschiedenen Sparten ausfallen wird, welche Kanäle am sinnvollsten bedient werden können. Aber immer erhöhen Sie die PR-Wirkung mit einer Kombination aus Wort, Bild, Ton.

… Damit Journalisten Sie ernst nehmen

Zahlreiche Verantwortliche in den PR-Abteilungen unterschiedlicher Unternehmen nutzen den Redaktions-Service von PRPraxis. Dieses Fachportal für PR-Beratung beantwortet zahlreiche Fragen zum Presserecht, zur Optimierung Ihrer Homepage oder – und diese Frage belegt den ersten Platz im Ranking – zu Ihren Pressemitteilungen.

Schreiben Sie im journalistischen Stil und Sie erhöhen die Aussicht auf eine Zeitungsmeldung um 60%

Was Journalisten suchen – ständig und täglich neu –, das sind Informationen. Sie können genau das liefern, wenn es um die Themen Ihrer Branche geht.

Daher:

• Sprechen Sie die Sprache der Journalisten in Pressetexten.
• Ködern Sie das Interesse mit einer ausdrucksstarken Headline.
• Sagen Sie in dieser ersten, fett gedruckten Zeile deutlich, was Ihr Anliegen ist.
• Verzichten Sie auf jeden Fall auf witzige Wortkreationen, auf flotte Werbesprüche.
• Nutzen Sie die ersten Zeilen, um Ihre gesamte Botschaft zu transportieren.

Jedem Journalisten muss bereits nach der fünften Textzeile klar sein, was der Inhalt Ihrer Pressemitteilung ist. Hier beantworten Sie die klassischen W-Fragen nach dem Wer, Was, Wann, Wie, Wo und Warum. Die Zeilen danach bieten keine relevanten Neuigkeiten mehr, sondern belegen lediglich Ihre Aussagen.

Ihre Pressemitteilung bezieht sich auf ein Thema

Bleiben Sie inhaltlich beim Thema und vor allem: Teilen Sie Ihr Thema direkt und neutral mit. Ihre Pressemitteilung darf nicht zu einem Ereignisprotokoll des vergangenen Unternehmensjahrs oder zu einem emotional anrührenden Werbebeitrag mutieren.

Halten Sie sich streng an die Struktur einer Pressemitteilung

1. Headline
2. Vorspann
3. Text
4. Zusammenfassung

Der Journalist kürzt Ihren Text vom Ende zum Anfang.

Das bedeutet: Am Ende steht die Wiederholung, die Zusammenfassung Ihrer Botschaft. Mehr nicht.

• Wählen Sie eine deutliche, unmissverständliche Sprache
• Schreiben Sie im Präsens, denn Ihre Pressemitteilung ist aktuell

Verzichten Sie auf:

• Passiv-Konstruktionen
• Fremdwörter und nicht gängige Fachbegriffe
• Füllwörter wie: quasi, eigentlich, wie gesagt, bereits, auch, tatsächlich, gerade oder auch auf die nichtssagende Variable „interessant“
• Floskeln wie: hiermit möchten wir gern, mit freundlichen Grüßen, finden Sie beigefügt, würden wir uns freuen, dürfen wir Sie bitten, stehen wir gern zur Verfügung
• häufiges Nutzen von Hilfsverben wie: tun, haben, müssen
• Modewörter oder Jargonsprache
• Schachtelsätze
• Nominalstil

Verzichten Sie außerdem auf Zitate von mehr als zwei Personen in der Pressemitteilung

Zitiert wird in der Regel Ihr Geschäftsführer oder ein Experte zum Thema. Markieren Sie die Zitate durch An- und Abführungszeichen und nennen Sie nach dem Zitat Namen und Funktion des Zitierten.

Zeigen Sie dem Journalisten, wer Sie sind …

Durch Ihr Logo am oberen Seitenrand bieten Sie ihm alle Kontaktdaten, um das Nachfragen zu erleichtern.

Hinweis

Keine Frage, der PR-Alltag ist hektisch und eine Pressemitteilung ist immer eine Eilsache. Aber bevor Sie den Text freigeben und versenden, nehmen Sie sich fünf Minuten Zeit, um Ihre Mitteilung noch einmal zu lesen und zu kontrollieren, ob alle Kriterien eines journalistischen Textes erfüllt sind und ob die äußere Form stimmt.

• Steht das Wort „Pressemitteilung“ in mindestens 16 Punkt Größe über dem Text?
• Ist das aktuelle Erscheinungsdatum eingesetzt?
• Ist die laufende PM-Nummer eingetragen, zum Beispiel 5/2009?
• Sind am Ende des Textes alle Kontaktdaten richtig aufgeführt?

Dann erst haben Sie alles getan, damit Ihr Pressetext gesehen und gelesen wird. Die Sprachberatung der Universität Potsdam beantwortet Ihre Fragen zu Rechtschreibung und Grammatik kompetent und unkompliziert:
Jeden Montag bis Freitag von 10 bis 12 Uhr bietet sie diesen Service an unter: „Grammatisches Telefon“: 0331/977-2424, -2610 oder als eMail-Service: gramtel@rz.unipotsdam.

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Sie setzen das Kommunikationskonzept Ihres Unternehmens konsequent um. Sie sind ein verbindlicher Ansprechpartner für die Presse und Sie wenden das gesamte Spektrum der Medieninstrumente an. Das ist gut so. Und dennoch will Ihr Chef mehr.

• Ihr Chef will positive Medienberichte – dafür sind Sie verantwortlich.
• Ihr Chef will eine außergewöhnliche Kampagne starten – und erwartet von Ihnen Idee und Konzept.
• Ihr Chef will ein Produkt mit neuem Slogan bewerben – und erwartet Ihre Vorschläge.

Und er hat Recht damit. Denn das alles zählt zu Ihren Aufgaben als PR-Verantwortlicher im Unternehmen. Aber die Aufforderung: „Seien Sie kreativ“ ist genauso widersinnig wie der Ruf nach Spontaneität. Nicht zufällige Blitzgedanken je nach Stimmungslage helfen Ihnen weiter, sondern eine klare Strategie für kreative PR. Bringen Sie Systematik in die kreativen Sonderaufgaben – entwickeln Sie Ihre Ideen schrittweise. Kreativ sein bedeutet, konzentriert und vor allem in der richtigen Reihenfolge zu arbeiten. Es gibt immer viele Wege, die zum Ziel führen, aber im Kreativbereich sollten Sie sich nicht gedanklich verlaufen. Denn die Gefahr ist groß, dass entweder die Phantasie Kapriolen schlägt, sich weit entfernt von annehmbaren Realitäten oder dass eben allein der Wunsch nach kreativen Einfällen eine gedankliche Blockade verursacht. Beides führt Sie also nicht zum Ziel und den Chef nicht zur Zufriedenheit. Darum: Gehen Sie den Weg mit kleinen Schritten und mit freiem Kopf. Betrachten Sie Ihre Aufgabe aus verschiedenen Perspektiven.

Die Kreativmethode der 10 Schritte

Ihr Chef will zum Beispiel einen neuen Slogan für das neue Produkt? Fragen Sie sich:

1. Was assoziieren Sie mit dem neuen Produkt?
Lassen Sie Ihren Ideen freien Lauf. Das Mindmapping eignet sich hervorragend als Methode für Ihre Ideenfindung. Ihr neues Produkt ist eine Espressomaschine? Schreiben Sie alles in Gedankenblasen, was Ihnen einfällt, wenn Sie an Espresso denken.

Mein Tipp
Ausführliche Informationen und Anleitungen zum Thema Mindmapping finden Sie inklusiver weiterführender Literatur unter www.laum.unihannover.de/ilr/lehre/Ptm/Ptm_Krea-MindMap.htm.

2. Was unterscheidet Ihre Neuheit von allen anderen Produkten dieser Kategorie
Arbeiten Sie die Vorteile heraus. Beachten Sie dabei jedes Detail wie technische Daten,Optik, Bedienerfreundlichkeit etc. Hier eignet sich eine Matrix zu den Kriterien, die Ihr Alleinstellungsmerkmal definieren. Diese Unique Selling Proposition, USP, beschreibt Ihren Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz.

3. Warum ist Ihr Produkt so einzigartig und innovativ?
Welchen Mehrwert für den Verbraucher bietet Ihr neues Produkt? Jeder kleine Unterschied zählt.

4. Welche Bedürfnisse, welche Wünsche erfüllt Ihr Produkt?
Wie schnell, wie heiß, wie dosiert, wie variantenreich lässt sich der Espresso mit Ihrem neuen Produkt brühen? Listen Sie alle Vorteile auf.

5. Welche Zielgruppe möchten Sie ansprechen?
Definieren Sie Ihre Zielgruppe nach Geschlecht, Alter, Kaufverhalten, Lebensgefühl etc.

6. Welche Emotionen möchten Sie wecken?
Was ist Trend in Ihrer Zielgruppe? Welches Lebensgefühl möchten Sie mit Ihrem Produkt ansprechen? Analysieren Sie Ihre Zielgruppe und fragen Sie sich, wo Ihr Produkt im Alltag der Zielgruppe seinen Platz finden könnte.

7. Wo liegt der besondere Pfiff, der unverwechselbare Charme?
Das sind Fragen zum Image, das sie prägen möchten. Hier entscheiden Sie über Sprachstil und Wortwahl, über die Kommunikation mit Ihrer Zielgruppe. Bilden Sie Ihr Corporate Wording zumProdukt.

8. Fassen Sie Ihre Ergebnisse zusammen
Beachten Sie auch jene Ideen, die Ihnen zunächst fremd oder phantasievoll erscheinen und lassen Sie alle Antworten in Ruhe wirken. Engen Sie Ihre Kreativität nicht ein. Denn das Erfolgsgeheimnis liegt darin, neue Ideen im Werbedschungel zu finden, Ideen, die jenseits der ausgetrampelten Pfade liegen. Und alles Neue braucht ein wenig Zeit, um Wirkung zu entfalten.

9. Bündeln Sie die Antworten in Kategorien
Erst mit dieser Übersicht – einer Bewertung in aufsteigender Reihenfolge – sollten Sie Ihre Ideen favorisieren.

10.Welche Analogien, Bilder, Szenen fallen Ihnen zu den Ergebnissen ein?
Konzentrieren Sie sich in dieser Schlussphase auf Ihre favorisierte Idee. Entwerfen Sie Ihre „Story“ aufgrund aller Erkenntnisse aus den Punkten 1–7.

Mein Tipp
Gestalten Sie die Assoziationsrunde im Team. Die Ideen Ihrer Kollegen sind von unschätzbarem Wert. Denn je mehr Teilnehmer sich einbringen, desto vielfältiger, origineller wird Ihre Ideenbank zum Thema. Und das ist die beste Voraussetzung, um alle Aspekte zu berücksichtigen. Ebenso erhöht sich die Chance auf eine zündende Slogan-Idee im Team.