Informativ und leserfreundlich: So heben Sie sich wohltuend von den üblichen 08/15-Berichten ab.
Jahres- oder Geschäftsberichte sind nicht nur etwas für börsennotierte Unternehmen. Vielmehr profitieren auch kleine und mittlere Firmen und Organisationen von diesem Medium. Warum auch Sie einen Jahresbericht erstellen sollten und wie Sie damit bei der Presse und in der Öffentlichkeit punkten, lesen Sie hier.
Nackte Zahlen, Daten, Fakten sind nicht genug. Natürlich stehen Zahlen im Mittelpunkt des Jahresberichts. Bilanzen, Gewinn und- Verlust-Rechnungen etc. Anhand der aktuellen Zahlen können Sie auch Entwicklungen und Tendenzen zeigen. Und Sie können Ziele für die nächsten Jahre darlegen, die Sie auf der Basis der aktuellen Daten entwickeln.
Wenn Sie beispielsweise im Non-Profit-Bereich aktiv sind, können Sie nicht nur darstellen, wo Sie sich im letzten Jahr engagiert haben. Sie können die aktuelle Situation auch zum Anlass nehmen, Ihr Programm für das nächste Jahr vorzustellen. Damit geht der Jahresbericht weit über eine statistisch brauchbare Faktensammlung hinaus und bekommt einen visionären Charakter.
Heben Sie Erfolge hervor! Im Jahresbericht können Sie Ihr Unternehmen aber auch über die Zahlen hinaus von seiner besten Seite darstellen: seine Kompetenzen, Leistungen und Erfolge. Hier können Sie Themen aufgreifen, die ansonsten eher verborgen bleiben: Sie engagieren sich besonders für junge Menschen, haben im letzten Jahr besonders viele Auszubildende eingestellt oder spezielle Arbeitszeitmodelle für Familien entwickelt? Dann ist der Jahresbericht ein idealer Ort, um dieses vorbildliche Engagement zu präsentieren. Hängen Sie den Jahresbericht „an die große Glocke“! Außerdem bietet ein Jahresbericht natürlich Anlässe zur Presse- und Öffentlichkeitsarbeit: Sie können eine Pressekonferenz einberufen, um den Jahresbericht vorzustellen. Oder Sie nutzen ihn als Anlass für Redaktionsbesuche. Natürlich können Sie mit dem Jahresbericht auch neue Kunden akquirieren. Sie können ihn das ganze Jahr über den Präsentationsmappen beilegen. Wenn Sie im Non-Profit-Bereich arbeiten, können Sie den Jahresbericht potenziellen Sponsoren oder besonders engagierten Mitgliedern als Dankeschön überreichen. Zur Freude über das Geschenk kommt die Möglichkeit, sich intensiver mit der Organisation und ihrer Arbeit zu befassen – und sich infolgedessen noch stärker damit zu identifizieren.

Wie clevere Unternehmen und Agenturen am Bürgerunmut verdienen

An Stuttgart 21 führt derzeit kein Weg vorbei, das Thema hat die überregionalen Medien fest im Griff.

Das hochbrisante politische Thema hat dabei eine spannende marktwirtschaftliche Komponente. Entlang des Streits verdienen Unternehmen jenseits von Baufirma & Co. branchenübergreifend an den Protest-Konsumenten. Eine Entwicklung, die schon bei der BP-Katastrophe im Frühjahr 2010 zu beobachten war: Große Unternehmen und Marken beziehen dabei Stellung und bieten den Protestlern Equipment für Demo und Alltag. Beispiele gefällig?

> Customer Collaboration im Golf von Mexico: Das südkalifornische Surf- und Modelabel O’Neill hat gemeinsam
mit der Surfrider Foundation ein T-Shirt mit eindeutigem Statement auf den Markt gebracht: „Oil & Water – don’t mix“ ist auf der Rückseite zu lesen, während die T-Shirt-Front eine durchgestrichene Ölplattform ziert. Ein Teil der Einnahmen des 20 US-$ günstigen Shirts unterstützt die „Not the answer“-Kampagne der Surfrider gegen Offshore-Bohrungen (www.oneill.com).

> Resort-Resist: Burger, Margeritas und Musik sind der Protestbeitrag von „Pailolo Sports Bar & Grill“. Am 11. Juli 2010 konnten die Umweltaktivisten mit einem Strandtag in der Location des luxuriösen The Westin Ka‘anapali Ocean Resort auf Maui ihren Unmut über die BP-Ölkatastrophe äußern. Die Einnahmen unterstützten die Aktivisten im Kampf gegen die Ölpest (www. westinkaanapali.com).

> Schwabenstreich 2.0: Die Stuttgart-21-Gegner twittern, bloggen und verabreden sich per SMS zum Protest. Die vermeintlich unpolitische Generation, zudem aus dem als bieder geltenden Schwabenland stammend, nutzt die sozialen Medien zur aktiven Gegenwehr. Doch damit nicht genug. Rainer Benz von der Werbeagentur rbw hat dem Protest einen professionellen Anstrich verpasst, indem er ein K21-Logo entwarf, das heute auf zahlreichen Merchandising- Artikeln wie Buttons, Taschen, Shirts etc. prangt und der Protestkultur quasi eine Corporate Identity gibt. Darüber hinaus organisiert er als Eventspezialist die öffentlichen Kundgebungen und Veranstaltungen (www.rbw-werbeagen tur.de).

> Guerilla Marketing: Indirekt verdienen – als Reaktion auf die Professionalität der Protestler – bereits etliche Agenturen an der Bewegung. Mit dem zunehmenden Widerstand der Bevölkerung und deren Mobilisierung im Netz setzen Bahn, Bundesland und Stadt ebenso auf den massiven Einsatz von Social Media, Event- und PR-Agenturen. Während die Protestbewegung durch ihre Professionalität auffällt, setzen die Routinierten auf Guerilla-Marketing- Aktionen und Undercover-PR – oft mit nicht nachvollziehbarer Herkunft. PR-Blogger vermuten etwa hinter der direktzu GmbH so renommierte Unternehmen wie Scholz & Friends. An diversen Pro-S21-Kampagnen ist zumindest die Sitibi-Agentur beteiligt.

> Retro-Trend: Ganz haptisch und analog bietet der Schmetterlings-Verlag die Geschichte des Stuttgarter Bahnhofs auf 152 Seiten an: „Der Stuttgarter Hauptbahnhof. Vom Denkmal zum Mahnmal.“ Autor Matthias Roser hat bei der 2. Auflage auf sein Honorar verzichtet, sodass 10 % der Einnahmen dem Aktionsbündnis Kopfbahnhof 21 zugute kommen.

> Neo-Trinkkultur: Die Ehinger Brauerei hat im Zuge der K21-Bewegung ein eigenes Bier kreiert, das – nomen est omen – Resist heißt. Praktischerweise wird das Bier nicht nur in K21-Kneipen und Cafés verkauft, sondern auch in dem sich direkt am Bahnhof befindenden Bio-Supermarkt angeboten, wo sich die Protestler während der Montagsdemos vor Ort eindecken können. „21 Cent proFlasche gehen an den Widerstand“ verspricht das pseudounprofssionell aussehende Etikett (www.resist-s21.de).

So ist der “Wut-Bürger” auch in seiner Rolle als Bürgerbewegter gleichzeitig immer noch Konsument und durch gezielte Marketingmaßnahmen erreichbar. Weiterführende Informationen finden Sie im Newsletter von werbepraxis-aktuell.de.

Bei der Werbung für Ihre Stadt stehen

• die Sehenswürdigkeiten
• die Historie
• die Kultur
• das Sport- und Sozialangebot
• der Service
• die kommunalpolitischen Themen
• der Dialog mit ihren Bewohnern
• die Zusammenarbeit mit Unternehmen

und Investoren im Vordergrund. Und darüber hinaus setzen Sie immer wieder Akzente durch Events.

Durch Events in den Bereichen Politik, Kultur, Kunst, Wissenschaft und Sport geben Sie Ihrer Stadt eine lebendige Vielfalt. Sie lässt sich bestens darstellen in Flyern und auf Ihrer Website, auf Plakaten und Transparenten. Und mit jedem Event und jeder Werbung dafür unterstreichen Sie Ihr Image als moderne Stadt, die das Leben Ihrer Bürger abwechslungsreich gestaltet, in der Begegnung und Kultur das soziale Leben bestimmen.

Wichtig für jeden Event: Die passende Werbung

Im Stadtmarketing bedeutet das: Bewerben Sie Ihre Veranstaltungen frühzeitig, ausführlich, ansprechend und am besten auf Ihrer Website.

1. Richten Sie eine Rubrik „Event“ oder „Veranstaltungskalender“ ein.

2. Nennen und bebildern Sie die aktuellen Monatsveranstaltungen auf Ihrer Startseite und führen Sie den User dann mit einem Klick in die weiteren Erläuterungen zu dieser Veranstaltung. Hier geben Sie Hinweise zum Thema, nennen das Programm, bieten eine Anmelde- oder Bestellmöglichkeit für Eintrittskarten etc.

3. Begleiten Sie diese Werbung auf Ihrer Städteseite mit zusätzlichen Transparenten und Flyern.

4. Wecken Sie Emotionen durch Bilder. Bilder erzeugen Stimmungen und eine Bildsprache unterstreicht das Image Ihrer Stadt.

1. Der Blick über den Zaun

Prämieren Sie den schönsten Garten. Schreiben Sie eine Teilnahme der Gartenliebhaber aus und organisieren Sie an drei Frühlingswochenenden sonntags den Gang durch die Stadt mit Besichtigung und Wertung der Gärten. Städte, die zu dieser Veranstaltung im Frühling einladen, freuen sich über viele Besucher, über besonders schöne Gärten und über Fach und Nachbarschaftsgespräche an diesen Tagen. Denn nicht selten laden die Gartenliebhaber Ihre Besucher ein, bei einem Getränk ins Gespräch zu kommen. Die Kosten werden durch eine geringe Besuchergebühr bezahlt. Und die lokalen Redaktionen werden über Ihren Frühjahrs-Event gerne berichten.

2. Fotoimpressionen des Frühlings

Schreiben Sie einen Fotowettbewerb aus. Städtemotive, abgelichtet von Menschen, die in der Stadt leben und die ihre Gefühle für die Stadt künstlerisch festhalten. Sicherlich finden Sie schnell Sponsoren, die eine Vernissage mit Wertung der Sieger- Fotografien unterstützen. Die Galerie der schönsten Fotos erscheint zusätzlich auf Ihrer Website. Und diese Art der Werbung überzeugt.

3. Die Museumsnacht im Frühling

In großen Städten ist dieser Event ein fixer Termin. Die Museen öffnen ihre Pforten – kostenlos, und das die ganze Nacht. Begleitprogramme wie kulinarische Reisen, Lesungen, Theaterspiele, Tanzeinlagen bieten zusätzliche Attraktivität. Informieren Sie die Presse einige Tage vorher in einem Pressegespräch und bitten Sie um kostenlose Veranstaltungshinweise in Zeitung und Lokalradio.

Fazit

Bringen Sie Ihre Stadt ins Gespräch. Durch Veranstaltungen im Frühjahr, die Ihre Bürger und Besucher in der Stadt zusammenbringen, die Ihre Bürger gemeinsam gestalten. Neben Straßenfesten und Flohmärkten sind Wettbewerbe ein Highlight. Werben Sie im Internet mit ansprechenden Fotos und bieten Sie einen monatlichen Veranstaltungskalender im Netz an.

Weitere Tipps und Trends im Bereich Werbung finden Sie unter www.prpraxis.de

Sie arbeiten dafür, dass Journalisten Ihre Texte lesen, bewerten, veröffentlichen. Dazu bedarf es aktueller Themen, die Medien und Öffentlichkeit interessieren, und dazu bedarf es Ihrer Kenntnis der Redaktionsabläufe. Denn in diesem zeitlichen Rahmen können Sie handeln.

Sicherlich haben Sie sich schon einmal gefragt, warum Ihr Thema nicht veröffentlicht wurde, obwohl Ihre Pressemitteilung alle wichtigen Kriterien aufweist. Vielleicht haben Sie sogar zuvor mit dem Redakteur gesprochen und auch er hat durchaus eine Chance eingeräumt, dass Ihr Thema zumindest eine Meldung wert sein könnte. Umso größer ist die Enttäuschung, wenn Sie keine einzige Zeile in der nächsten Ausgabe Ihrer Tageszeitung finden.

Die Themen der Zeitung bestimmt die Redaktionskonferenz

Die Redakteure der Zeitung arbeiten entweder in der klassischen Struktur, nämlich getrennt nach Ressorts, oder sie arbeiten ressortübergreifend am Newsdesk. Beiden Formen gemein ist jedoch die Redaktionskonferenz. Hier schlagen die Redakteure Themen vor, stellen sie zur Diskussion und entscheiden darüber, welche Pressemitteilung neben den Hauptthemen  des Tages den Sprung ins Blatt schafft. Das letzte Wort hat der Chefredakteur.

Somit gibt es für Ihre Pressearbeit klare Zeitvorgaben

1. Die Redaktionsonferenz am Morgen, die in der Regel zwischen 10.00 und 11.00 Uhr stattfindet, je nach Gepflogenheiten und Organisation.

2. Vom späten Vormittag bis zum frühen Nachmittag finden je nach Terminplan Pressgespräche, Veranstaltungen etc. statt.

3. Der Redaktionsschluss am späten Nachmittag, der in der Regel zwischen 17.00 und 18.00 Uhr liegt, Ausnahmen sind möglich, wenn die Themen brandaktuell und von besonderer Bedeutung sind.

4. Erfolgs-Tipps für Ihre Pressearbeit

Tipp 1: Sie möchten kurzfristig eine Pressemitteilung in die Redaktionen senden?

Beachten Sie den Redaktionszeitplan. Senden Sie diese am Mittag des Vortages. Denn dann ist die aktuelle Tageskonferenz vorüber und der Redakteur hat im Laufe des Tages Zeit, Ihre Pressemitteilung zu sichten und sie vielleicht für die nächste Redaktionskonferenz vorzusehen. Kurz vor der Redaktionskonferenz am Morgen und kurz vor Redaktionsschluss wird Ihre Pressemitteilung kaum beachtet. Es sei denn, sie läuft mit Priorität über den Newsticker.

Tipp 2: Wenn Sie eine besonders wichtige Pressemitteilung in die Redaktion gesendet haben, weisen Sie darauf telefonisch hin.

Aber Achtung: Rufen Sie nur in wirklich wichtigen Fällen an. Ein Anruf nach dem Versand allgemeiner Pressemitteilungen nervt und wirkt unprofessionell.

Tipp 3: Geben Sie sich zu erkennen.

Versenden Sie Ihre Pressemitteilung ausschließlich auf Ihrem Pressebogen, versehen mit Logo, Anschrift und Kontaktdaten, und deklarieren Sie Ihren Text als Pressetext, indem Sie gut sichtbar am Anfang des Bogens das Wort „Pressemitteilung“ ausschreiben.

Tipp 4: Schreiben Sie im journalistischen Stil.

Ihr Pressetext muss sichtbar die Fakten betonen, sachlich und verständlich und in klarer Struktur:

• Headline: Wichtigste Botschaft knapp formuliert
• Teaser: Beantwortet die Fragen was, wer, wo, wie, wann, warum
• Hauptteil: Bringt Fakten und Ergebnisse
• Schlussteil: Fasst Ihre Botschaft zusammen
• Weitere Informationsmöglichkeiten z. B. auf Ihrer Website
• Hinweise auf kostenfreie Pressefotos
• Ihre Kontaktdaten mit Name, Durchwahl und E-Mail-Anschrift

Fazit

Sie steigern den Erfolg Ihrer Arbeit, wenn Sie die Redaktionsabläufe kennen. Die Redaktionskonferenz am Vormittag und die Deadline am frühen Abend bestimmen Ihren Zeitrahmen für die Pressearbeit, wenn Sie Ihre Texte in die Zeitung bringen wollen.

Weitere Interessante Informationen über Pressearbeit finden Sie bei www.prpraxis.de

Sie überlegen, wie Sie jenseits der klassischen PR- und Marketing-Aktionen Ihre Kunden erreichen können? Sie möchten besonders Ihre junge Zielgruppe ansprechen, und zwar ohne hohen Kosten- und Zeiteinsatz?

Das Versenden von Nachrichten über Neuheiten und Aktuelles via SMS liegt nach wie vor im Trend. Allerdings gibt es Regeln, die Sie beachten sollten, um weder Abmahnungen zu riskieren noch Ihre Kunden zu verärgern.

Jeder, wirklich jeder Öffentlichkeitsarbeiter weiß, dass die Werbeflut eines bewirkt: Sie lässt die Konsumenten langsam, aber sicher resistent gegen Werbung werden. Und das Ergebnis ist bekannt: Werbeblätter landen ungelesen im Papierkorb, Werbeanrufe werden gereizt und vorschnell beendet, E-Mails als Spam gefiltert – der direkte Weg zum Kunden scheint schwer zu finden zu sein.

• Die Kundenansprache via SMS erfolgt zeitnah, kompakt und persönlich.
• Die SMS an Ihre jungen Kunden bietet eine Kurzinformation, die konkret ist, die Ihre Kunden persönlich erreicht. Und diese Info auf das Handy wird gelesen und gewünscht, wenn
• der Empfänger einen persönlichen Vorteil erkennt, z. B. Bonuspunkte, exklusive Teilnahme an Umfragen etc.,
• sie versendet wird, bevor Ihre Information für jedermann zugänglich ist, zum Beispiel auf Ihrer Website oder durch breit angelegte Werbung,
• Sie eine Antwortmöglichkeit bieten und somit den Dialog zu Ihren Kunden herstellen,
• Sie auf Ihre Website verweisen, so dass der Kunde weitere Informationen erhält und das Impressum lesen kann,
• sie kurz und knapp formuliert ist und nicht mehr als 140 Zeichen enthält,
• Sie alle Telefon-Provider berücksichtigen.

Hinweis

Formulieren Sie Ihre Werbe-SMS im Sprachstil Ihrer Zielgruppe. Junge Kunden mögen eine  flotte und durchaus witzige Ansprache, während die Geschäfts-SMS, in der Sie Ihre Dienstleister und Partner über eine neue Entwicklung unterrichten, sachlich erscheint.

Mit diesen 4 Empfehlungen vermeiden Sie die größten Fallstricke

1. Das Nutzen von Telefonnummern ohne vorherige Genehmigung ist nicht erlaubt. Hier würden Sie hohe Abmahnungen riskieren. Möglichkeiten zur Teilnahme an Ihren SMS-Kampagnen können Sie zum Beispiel auf Ihrer Website anbieten.

2. Der Empfänger muss diese Genehmigung zu jedem Zeitpunkt widerrufen können. Das heißt konkret: Bieten Sie eine Teilnahmemöglichkeit für Ihre Kunden an der SMS-Werbung auf Ihrer Website an, dann muss an dieser Stelle ebenso die Widerruffunktion installiert werden.

3. Geben Sie sich mit jeder SMS-Werbung als Unternehmen zu erkennen und verschleiern Sie keine Nummern oder Absenderdaten.

4. Kennzeichnen Sie Ihre SMS als Werbung.

Achtung: Auch bei einem werblichen SMS-Kontakt sind Sie verpflichtet, ein Impressum zu liefern. Durch Verweis auf Ihre Website kommen Sie dieser Pflicht nach, wenn hier ein vollständiges Impressum abrufbar ist, und dazu sind Sie nach dem Telekommunikationsgesetz verpflichtet. Hinweise dazu finden Sie im exklusiven Abonnentenbereich von PRPraxis unter www.prpraxis.de.

Fazit

Eine SMS-Werbung kann ein trendiges Modul Ihrer PR sein – wenn Sie die Regeln beachten: kurze Texte verfassen, Neuheiten bieten, zum Impressum auf Ihrer Website leiten. Zusätzlich ist Feingefühl  dafür nötig, welche Zielgruppe diese Art der Werbung schätzt, damit Ihre SMS-Werbung nicht als lästig, sondern als bereichernd empfunden wird. Thema, Formulierung und Zeitpunkt sind drei Kriterien, deren Feinabstimmung zum Erfolg beiträgt.

Weitere Informationen über PR Praktiken und Tipps finden Sie auf www.prpraxis.de

Webinare, Videokonferenzen und Podcasts – das Internet bietet schier unendliche Möglichkeiten für Information und Kommunikation. So ist nach wie vor die virtuelle Pressekonferenz ein Thema, weil sie den Service-Wert für Journalisten erhöht.

Formate wie Quicktime oder Flash machen es möglich: Die Pressekonferenz im Netz, die jeder eingeladene Journalist in Echtzeit oder on demand verfolgen kann. Und die Vorteile wiegen schwer: Er kann Ihre Statements vom Schreibtisch aus bewerten und bei Interesse sofort bearbeiten oder unterbrechen, um sie später fortzusetzen. Somit entfallen Fahrtzeiten, Wartezeiten, Leerzeiten. Wenn die technischen Voraussetzungen durch Ihre IT-Service-Firma hergestellt worden sind, bleibt Ihnen die Organisation und mit dieser entscheiden Sie, ob Ihre virtuelle Pressekonferenz zum Erfolg wird.

Stellen Sie den Service-Charakter in den Vordergrund

1. Laden Sie die Journalisten zur Konferenz via E-Mail ein.

2. Bitten Sie um Akkreditierung, um gezielt Ihren Zugangscode versenden zu können.

3. Bieten Sie digitale Pressemappen an und stellen Sie Pressefotos zur Verfügung.

4. Stellen Sie Ihre Referenten durch einen Lebenslauf und durch ein Kompetenzprofil vor der Pressekonferenz vor.

5. Moderieren Sie die virtuelle Pressekonferenz als sei es eine Präsenzveranstaltung.

• Begrüßung und Anmoderation
• Vorstellung der Referenten
• Presse-Statements der Referenten
• Zusammenfassung
• Eröffnen der Fragerunde

Mein Tipp

Gestalten Sie Ihre virtuelle Pressekonferenz interkativ, lassen Sie Fragen der Journalisten  zu, die Sie im E-Mail-Account abrufen und von den Experten beantworten lassen. Nennen Sie dabei den Namen des Redakteurs und die Zeitung. Beantworten Sie heikle Fragen nicht, wenn Sie sich unsicher fühlen. Bieten Sie an, hier zu recherchieren, um sich später telefonisch zu melden. Oder aber sagen Sie konkret, dass Sie diese Frage in dieser Runde nicht beantworten werden, und bitten um Verständnis dafür.

• Verabschiedung, Dank und Hinweise zur Zusammenfassung der Ergebnisse, zu Fotos und Hintergrundinformationen in der Presserubrik Ihrer Internetseite

Eine virtuelle Pressekonferenz ist bequem, aber die Organisation ist zeitaufwändig.

Der größte Nachteil Ihrer Web-Pressekonferenz ist der fehlende persönliche Kontakt. Und gerade dieser Kontakt zu Journalisten entscheidet oftmals über den Erfolg Ihrer Arbeit. Daher sollte eine virtuelle Pressekonferenz nicht gänzlich die Präsenzveranstaltung ersetzen, sondern diese lediglich ergänzen. Und vor allem: Sie sollte ebenso sorgfältig vorbereitet und erarbeitet werden.

• Die zeitliche Phase von der Planung, bis zur Einladung und Sendung beträgt sechs bis vier Wochen.
• Sie benötigen die Unterstützung Ihrer IT-Abteilung oder Ihres Dienstleisters.
• Sie legen besonderen Wert auf den E-Mail-Kontakt im Vorfeld, in dem Sie Ihrer Einladung weitere Informationen zum Thema hinzufügen.
• Sie bitten um Akkreditierung, um den Zugangscode zu versenden, und können somit Ihren Presseverteiler aktualisieren.
• Sie legen Ihr Augenmerk auf die Nachbereitung, indem Sie eine Zusammenfassung der Statements in einer Pressemitteilung zeitnah versenden.
• Sie stellen eine ausführliche Pressemappe online und als Printversion zur Verfügung.
• Sie bieten den telefonischen oder persönlichen Kontakt an, falls nach der virtuellen Konferenz weitere Fragen bestehen.

Mein Tipp

Bereiten Sie sich inhaltlich gut vor, indem Sie die Fragen der Journalisten vorhersehen und einen Antwortkatalog entwerfen, den Sie ebenso Ihrem Chef und den Referenten vorlegen.

Damit vermeiden Sie Widersprüche.

Vorsicht: Die Kamera filmt Sie – immer!

Wie bei einer Fernsehaufnahme erhält jede Bewegung, jede Miene, jede Geste eine besondere Dramaturgie. Was außerhalb eines Kameraauges witzig, sympathisch, lebhaft scheint, erhält in dieser Gefahrenzone eine gänzlich andere Wirkung. Daher gilt die Regel: Bleiben Sie konzentriert und kontrolliert. Lächeln Sie, blicken Sie in die Kamera und verzichten Sie auf gestikulierende Effekte. Und bitte denken Sie daran, auch die Mikrofone übertragen: Flüstereien mit dem Nachbarn auf dem Podium sind grundsätzlich tabu.

Fazit

Eine Web-Pressekonferenz bereichert Ihr Repertoire der Medieninstrumente, allerdings erfordert sie von Ihnen einen ebenso zeitintensiven Einsatz wie eine Präsenzveranstaltung. Und vor allem: Sie beeinträchtigt Ihre Kontaktpflege. Daher ist sie keine Alternative zur klassischen Pressekonferenz, aber eine durchaus serviceorientierte Zusatzveranstaltung.

Weitere Tipps für das Sommerloch 2010 und Checklisten finden Sie bei http://www.prpraxis.de

Das ist die Frage der Fragen. Darüber grübeln Sie nach, denn die Antwort ist entscheidend für Ihren Erfolg. Wenn Journalisten Ihre Pressemitteilung beachten und veröffentlichen, dann ist Ihr Chef zufrieden. Und letztendlich sichert das Ihren Job. Aber Achtung! Die Methoden so mancher Lehrbücher sind überholt: Zum klassischen Versand Ihrer Pressemitteilung kommen die Online-Möglichkeiten hinzu. Und Sie sind gut beraten, diese Formen zu mischen.

Ihre E-Mail-Pressemitteilung im Visier

Mehr als 200 Pressemitteilungen landen täglich und durchschnittlich in Deutschlands Zeitungsredaktionen, die als Online-Version versendet werden. Das geht schnell, weil Kopierarbeiten, Eintüten, Etikettieren und der Weg zum Postamt entfallen. Das spart Geld, weil der Versand papier- und portolos geschieht. Aber es birgt auch die Gefahr, in der langen Mail- Reihe zur Bedeutungslosigkeit zu verblassen, weil andere Namen die Aktualität definieren, z. B. wenn BMW seine Jahresbilanz veröffentlicht oder wenn der Quelle-Ausverkauf strategisch zum Desaster wird oder wenn der Fußballwettskandal noch weitere Kreise zieht. So begleitet Ihren E-Mail-Versand die berechtigte Frage: Wird der Journalist sie lesen, beachten und sogar verarbeiten? Immerhin bräuchte es nur ein Klick auf die Tastatur und er würde sich inmitten Ihres Themas wiederfinden. Aber mit einer mindestens 90-prozentigen Wahrscheinlichkeit klickt der Journalist nicht. Es sei denn, gerade überschlagen sich in Ihrem Unternehmen Krisenmeldungen, die einen handfesten Skandal vermuten lassen, oder Sie rangieren auf der Dax- 30-Liste. Trifft dies nicht zu, dann minimiert sich Ihre Chance um weitere fünf Prozent. Das alles ist jedoch kein Dilemma, wenn Sie jede, wirklich jede Schlüsselwirkung für das Erstellen und Versenden Ihrer Pressemitteilung beachten.

6 Tipps für die optimale Wirkung Ihrer E-Mail-Pressemitteilung

1. Stellen Sie Ihren Verteiler sorgsam und aktuell zusammen

Bitte versenden Sie nie, niemals nach dem Gießkannenprinzip. Auch wenn die Versuchung groß ist, mit einem Tastendruck 2.000 oder gar 4.000 Journalisten zu erreichen, vielleicht mit Hilfe eines groß angelegten gekauften Verteilers oder einer Dienstleistungsagentur, die Ihren Versand sicherlich gerne übernimmt: Verzichten Sie darauf. Denn es kostet viel Geld und generiert wenig Wirkung.

Besser ist:

• Recherchieren Sie durch Lesen von Zeitungen und Fachblättern, durch Beobachten von Radio- und TV-Formaten, welche Redaktion, welcher Journalist Ihre Themen bearbeitet und beachtet. Diese Auswertung ist für den Aufbau Ihres Presseverteilers und für die Kontaktaufnahme zu den Journalisten wichtig.
• Wenn Sie mit Hilfe von Dienstleistern Ihren Verteiler zusammenstellen möchten, dann macht das nur dann Sinn, wenn Sie Ihrem Auftrag Schlüsselwörter hinzufügen, damit nur die Redakteure in Ihren Verteiler gelangen, die sich wirklich mit Ihren Themen befassen. Wenn Sie zum Beispiel in der Gesundheitsbranche tätig sind, so lauten Ihre Schlüsselwörter Medizin, Wissenschaft, Gesundheit etc., unter anderen bietet Zimpel solche detaillierten Möglichkeiten an: www.zimpel.de.
• Recherchieren Sie, welche Presseportale für Ihre Branche am ehesten in Frage kommt. Unter www.pr-gateway.de/white-papers/kostenlosepresseportale finden Sie eine Ãœbersicht zu kostenlosen Presseportalen.
• Bilden Sie in Ihrem Presseverteiler auf jeden Fall eine VIP-Kategorie. In diese werden die Journalisten aufgenommen, die regelmäßig und positiv über Ihr Unternehmen berichten, und darüber hinaus Journalisten, mit denen Sie im persönlichen Kontakt stehen. Initiieren Sie das ganze Jahr hindurch Gesprächssituationen mit Journalisten, z. B. durch

• Telefonkontakt
• Redaktionsbesuch
• Einlandung zu Ihrer Pressekonferenz und zu Events
• Einladungen zum Journalistengespräch an Ihren Messestand
• Einladung zu einem Pressefrühstück zu Beginn des Jahres etc.

2. Geben Sie sich mit Ihrer E-Mail zu erkennen.

• Versteckspiele und Werbef loskeln sind für Ihre E-Mail-Pressemitteilungen ein absolutes K.O.-Kriterium.
• Geben Sie sich schon in der Betreffzeile namentlich zu erkennen.
• Schreiben Sie schon in der Betreffzeile das Wort Pressemitteilung oder PM, damit der Journalist weiß, es handelt sich um eine Information und nicht um eine Werbung.
• Ihnen bleiben 7 Worte für die Headline – dann muss der Journalist wissen, um welches Thema sich Ihre Pressemitteilung dreht. Die Betreffzeile ist also die wichtigste Zeile Ihrer E-Mail-Pressemitteilung.

3. Beginnen Sie Ihren E-Mail-Text mit einem weiteren Header.

• Ergänzen Sie die Betreffzeile um eine weitere Information zum Thema.
• Formulieren Sie hier die Essenz Ihres Themas.
• Stellen Sie den Zusammenhang zur Betreffzeile her.
• Formulieren Sie die Schlüsselworte Ihrer Pressemitteilung.

4. Schreiben Sie Ihren Textblock im journalistischen Stil.

• Das Wichtigste gehört an den Anfang, und zwar prägnant und pointiert.
• Verbreitern Sie Ihre Information zum Textende hin mit Angaben zu weiterführenden Informationen im Pressebereich Ihrer Website oder teasern Sie Ihren Pressetext mit wenigen Zeilen an.
• Setzen Sie einen Link zum ausführlichen und ungekürzten Pressetext im Pressebereich Ihrer Website. Ãœbrigens: 400 Zeichen sollten bei einer angeteaserten E-Mail-Pressemitteilung nicht überschritten werden. Denn hier geht es nur um einen Ãœberblick, um das Nennen Ihrer Nachricht, das Wecken der Neugierde auf die Details. Und die findet der Journalist im Anhang bzw. auf Ihrer Website.

5. Fügen Sie keine hochaufgelösten Fotos an.

• Bieten Sie Pressefotos als Download im Pressebereich Ihrer Website an und setzen Sie den Link dazu.
• Fügen Sie bei Bedarf nur Bilder mit 72 dpi an, vorzugsweise im JPG-Format.

Achtung: Die Datenmenge für Ihre Mail ist begrenzt und darf nicht größer als 5 MB sein,  diese Grenze akzeptieren die meisten Redaktionen. Ansonten risikieren Sie, dass Ihre Pressemitteilung nicht zugestellt und somit ungelesen bleibt.

6. Nennen Sie am Ende der E-Mail Ihren Pressekontakt.

Zu den Kontaktdaten zählen Ihr Name, Ihre Funktion, der Unternehmensname, die Unternehmensanschrift, Telefonund Faxnummer, Handynummer und E-Mail-Kontakt, URL.

Hinweis

Eine Pressemitteilung ist kein persönlicher Brief. Sie ist sachlich, bringt Fakten und verzichtet auf jegliche Floskeln. Folglich sollten Sie auf Anrede und Grußformel verzichten. Sie wirken nicht professionell, sondern überflüssig. Fügen Sie auch Ihrer EMail- Presse mitteilung eine laufende Pressenummer bei, so erleichtern Sie die Zuordnung, die Zitierfähigkeit und die Archivierung.

Fazit

Das Versenden Ihrer E-Mail-Pressemitteilung spart Zeit und Geld. Fragen Sie sich vor jeder PM-Veröffentichung: Für wen ist die Nachricht relevant? Ein Versenden nach dem Gießkannenprinzip ist kontraproduktiv, weil es die Erfolgskontrolle erschwert, weil es zu 95 Prozent die Redaktionen nicht interessiert und weil die Allround-Versendung wenig professionell wirkt. Besser ist es, Sie stellen einen Fachverteiler zusammen, der stets aktuell ist und aus persönlichen Kontakten besteht.

Weitere Informationen über Pressetermine und andere Techniken finden Sie unter www.prpraxis.de

Es gibt sie nach wie vor: die Spender. Scheinbar unberührt von dem allgemeinen Sparzwang sind sie  willig, Institutionen und Aktionen zu unterstützten. Somit birgt jede Spendenaktion ein hohes Erfolgspotential, wenn Sie Analyse, Argumente und Tonalität richtig einsetzen.

- Sie wollen eine große Fundraising-Aktion starten?

- Sie wollen neben einem kostenintensiven Mailing weitere Kommunikationskanäle nutzen?

- Sie wollen die Antworten auswerten und für Ihre Datenverarbeitung sowie für nächste Projekte verwenden?

- Sie wollen die Medien für Ihr Fundraising-Projekt interessieren?

- Sie wollen wissen, welche Kriterien eine Spendenquittung erfüllen muss?

- Sie wollen wissen, wann es sich lohnt, einen Förderverein zu gründen?

Mit diese Themenheft geben wir Ihnen konkrete Antworten auf Ihre Fragen. Aktuelle  Umfragen durch TNS Infratest belegen, dass das Spendenverhalten in Deutschland  durchaus als großzügig bewertet werden kann. 1.680 Befragte spendeten im Jahr 2008  durchschnittlich 102 €. Und im Ranking der Spendenanlässe führen Behindertenhilfe, Kinder- und Jugendhilfe, Sofortund Nothilfe sowie Kirche, Wohlfahrt und Soziales die Statistik an.  Genaue Angaben dazu               finden Sie unter http://de.statista.com/statistik/daten/studie/2684/umfrage/spendenzweckein-deutschland/.

Allerdings steht vor jedem Fundraising-Erfolg eine wichtige Erkenntnis:

Die Wirkung wird umso höher, je vernetzter Sie arbeiten.

Starten Sie ein Projekt im Rahmen eines integrativen Fundraisings und erhöhen Sie somit  Wirkung und Nutzen. Denn eine Spendenaktion sollte vernetzt stattfinden. Aber vor diesem  Start steht eine differenzierte Zielgruppendefinition, und zwar unabhängig davon, ob Sie

Ihre Adressen bei einem Broker mieten oder auf einen eigenen Spendenverteiler zurückgreifen können. Je klarer Sie  Ihre potentiellen Spender hinsichtlich Alter, Lifestyle,  Bildung, soziografischem Umfeld und Themenaffinität beschreiben können, desto  aussichtsreicher wird Ihre Fundraising-Aktion.

Mit einem Spenderprofil verhindern Sie einen Streuverlust Ihres Mailings und sparen Kosten.

Das sind die Merkmale Ihres Spenders:

Weiblich

Untersuchungen belegen, dass bis zu 70 % Ihrer Spender weiblich sind. Dieser Hinweis  diktiert Ihnen geradezu den Stil Ihrer Ansprache, textlich und gestalterisch. Denn neben Ihren Argumenten zu Sinn, Zweck und Verwendung sollten die Appelle an Mitgefühl, Fürsorge und Verantwortung nicht fehlen.

Gebildet

Menschen mit einer hohen Spendenbereitschaft weisen ein überdurchschnittliches Interesse an Politik, Wirtschaft, Kultur auf. Sie beobachten das Weltgeschehen gleichermaßen wie gesellschaftliche Entwicklungen und erkennen die Defizite und Handlungsspielräume. Sie informieren sich in den Medien und wollen eigenverantwortlich einen Beitrag leisten zum Wachstum in allen Lebensbereichen und sie sind darüber hinaus Kenner und Genießer von Kunst und Kultur.

Religiös

Spender leben oftmals nach religiösen Werten und entwickeln darüber ihre spezifische Themenaffinität für Hilfe bei Katastrophen, menschlichen Krisen und humaner Entwicklungshilfe.

Gut verdienend

Das Einkommen der Spender ist überdurchschnittlich hoch. Dementsprechend gestalten sich  das Lebensumfeld, die Kontakte und die Interessen. Sie bevorzugen meist eine ruhige und gediegene Wohngegend, sind häufig Besitzer eines Einfamilienhauses und nehmen aktiv am Vereins- und Clubleben oder in einem politischen Ortsverband ihres Wohnortes teil. Häufig sind sie in Elternräten von Kindergärten und Schulen vertreten oder engagieren sich ehrenamtlich im sozialen Bereich.

Best ager

Die Generation 50 plus verfügt nicht nur über eine hohe Kaufkraft, sondern ist auch überaus spendenbereit. Bei potentiellen Spendern diesen Alters gibt es nach allen Erfahrungen keine Neigung für spezielle Einrichtungen, sondern einzig Zweck und Sinn eines Spendenaufrufes

und Image der Institution sind entscheidend. Dabei legen sie mehr Wert auf Tradition als auf Trends und sind an einer ausführlichen Unternehmensdarstellung interessiert.

Keine Spende ohne Anreiz

Sie wollen das Geld des Spenders. Für Ihre Organisation. Für Ihr Projekt. Aber mit diesem Ziel stehen Sie nicht alleine da. Denn genau das ist das erste Ziel von Organisationen, die  ihre Arbeit gänzlich oder zum Teil durch Spenden finanzieren. Diese Tatsache hat Konsequenzen für Sie und für den Spender: Der Spender erhält viele Bitten und Aufrufe, sein Geld zu geben. Selbst wenn seine Spendenbereitschaft groß ist, er wird nicht alle Bitten erfüllen können und wollen. Das bedeutet für Sie konkret: Sie sollten sich abheben von der allgemeinen Anfrageflut. Ihr Spendenbrief sollte dem Adressaten einen Mehrwert bieten, hinsichtlich:

Gestaltung

Ob Sie sich für einen schlichten Geschäftsbrief oder für einen auffallenden Werbebrief entscheiden – das Corporate Design Ihrer Institution ist auf den ersten Blick erkennbar.

Text

Allgemeine Floskeln überzeugen niemanden. Gestalten Sie Ihren Brief persönlich und  authentisch. Sagen Sie klar, was Sie wollen. Und bieten Sie Beispiele für die Verwendung Ihres Geldes. Versuchen Sie, den Leser mit ins Boot zu nehmen, weil Ihre Institution auf ihn

angewiesen ist, um zu helfen, um zu existieren. Dabei geht es nicht um Betteln oder gar Fordern, es geht um eine Überzeugung durch Argumente und um das Ansprechen von  Gefühl und persönlicher Erfahrung. Beachten Sie dazu die Merkmale Ihres Spenders hin sichtlich Geschlecht, Alter, Bildung und Lebensstandard.

Bild

Mit einer visuellen Gestaltung punkten Sie. Wählen Sie einen Eyecatcher zum Thema, der Interesse weckt, der den Leser thematisch einfängt. Mit einer Bildstrecke zum Thema stellen  Sie Situationen dar, die Sie textlich auffächern.

Exklusivität

Welchen Gegenwert erhält der Spender für seine Großzügigkeit? Für eine Spende ab 10 €  darf er zum Beispiel einen kostenlosen Newsletter über die Projektentwicklung erwarten, für  100 € eine Einladung zum nächsten Jubiläum oder zum Tag der offenen Tür oder ab 1.000 €  eine Einladung zur feierlichen Spendenüberreichung während eines Festakts. Mit diesem  Angebot zeigen Sie, wie wichtig es Ihnen ist, eine dauerhafte und persönliche Beziehung zum Spender aufzubauen, den Respekt für die Großzügigkeit des Spenders zu unterstreichen. Diese Instrumente der Spenderbindung sichern Ihren langfristigen Erfolg am heiß umkämpften Markt. Weisen Sie bitte immer darauf hin, dass Sie eine Spendenquittung ausstellen.

Wertvolle Tipps zu Themen wie beispielsweise Werbung, Pressearbeit oder Verkaufsmanagement, finden Sie auf www.marketing-trendinformationen.de

Die Pressearbeit zur Messe bedarf einer langfristigen Vorbereitung – im Gegensatz zur PR-Arbeit im Alltagsgeschäft. Denn Ihre Zielgruppe zur Messe sind in erster Linie: Fachjournalisten.

Und Fachmagazine arbeiten mit anderen zeitlichen Vorgaben als die Tagespresse.

Fachjournalisten nähern sich der Messe mit besonderer Strategie: Sie kontaktieren die Messe. Kooperieren Sie also mit dem Messeveranstalter. Auf diese Weise sparen Sie Zeit und Geld. Die Pressearbeit beginnt vier Monate vor dem Messetermin. Zu diesem Zeitpunkt werden die Messekataloge zusammengestellt und in Auftrag gegeben und weitere Werbemittel konzipiert. Und allen Messeteilnehmern wird die Chance geboten, sich zu beteiligen – kostenfrei oder gegen eine geringe Gebühr.

• Nehmen Sie frühzeitig Kontakt zur Pressestelle des Veranstalters auf.
• Fragen Sie, welche Messe-Werbemittel kostenfrei zur Verfügen stehen, wie zum Beispiel Hallenpläne, Standpläne, Aufkleber etc.
• Wo können Sie Ihr Logo, Ihr Motto, Ihre Leitsätze im Messekatolog, in Broschüren, in Rubriken der Webpage ergänzen?
• Werden auf der Webpage Firmen nach Branchen sortiert verlinkt?
• Besteht die Möglichkeit zu einem frühzeitigen persönlichen Gespräch in der Pressestelle der Messe? Dann sollten Sie diese Chance nutzen und eine Mappe zu Ihrem Messeauftritt überreichen. Denn oftmals fragen Fachjournalisten nach Ansprechpartnern zu Branchenthemen und Ihr Name kann vermittelt werden.

Achtung: Diese kooperative PR-Arbeit ersetzt nicht Ihre Pressearbeit im Unternehmen, sondern fällt unter die Sparte der zusätzlichen Maßnahmen.

• Verfassen Sie Ihre eigenen Pressemitteilungen zu Ihrer Messepräsenz, zu Ihren Produktneuheiten und senden Sie die Texte an relevante regionale und überregionale Medien.
• Veröffentlichen Sie diese in den Messe-Termindiensten und Internetportalen wie www.openpr.de.
• Ergänzen Sie Ihre Texte durch den Lageplan mit der Standkennzeichnung des Messeveranstalters.

So nutzen Sie das Angebot des Messeveranstalters für Ihre Pressearbeit

• Sie möchten die Journalisten über eine aktuelle Erfolgsmeldung informieren? Im Pressecenter stellt der Veranstalter Pressefächer für diese Informationen bereit.
• Sie möchten Ihre Pressekontakte intensivieren? Fragen Sie nach der Akkreditierung für die Presselounge, um bei einem Kaffee mit Journalisten ins Gespräch zu kommen.
• Sie möchten Ihren Bekanntheitsgrad bei Journalisten erhöhen? Fragen Sie nach Pressetreffen am Rande der Messe, nach Themen und Expertengesprächen und vor allem nach der Möglichkeit, Ihr Unternehmen aktiv einzubinden. Darüber hinaus erfahren Sie dort aus erster Hand, was Ihre Konkurrenz plant.

Mehr Informationen zur erfolgreichen Pressearbeit, zielgerichteter Online-PR, effizienter Unternehmenskommunikation sowie moderner Öffentlichkeitsarbeit finden Sie unter www.prpraxis.de.