Sie arbeiten dafür, dass Journalisten Ihre Texte lesen, bewerten, veröffentlichen. Dazu bedarf es aktueller Themen, die Medien und Öffentlichkeit interessieren, und dazu bedarf es Ihrer Kenntnis der Redaktionsabläufe. Denn in diesem zeitlichen Rahmen können Sie handeln.

Sicherlich haben Sie sich schon einmal gefragt, warum Ihr Thema nicht veröffentlicht wurde, obwohl Ihre Pressemitteilung alle wichtigen Kriterien aufweist. Vielleicht haben Sie sogar zuvor mit dem Redakteur gesprochen und auch er hat durchaus eine Chance eingeräumt, dass Ihr Thema zumindest eine Meldung wert sein könnte. Umso größer ist die Enttäuschung, wenn Sie keine einzige Zeile in der nächsten Ausgabe Ihrer Tageszeitung finden.

Die Themen der Zeitung bestimmt die Redaktionskonferenz

Die Redakteure der Zeitung arbeiten entweder in der klassischen Struktur, nämlich getrennt nach Ressorts, oder sie arbeiten ressortübergreifend am Newsdesk. Beiden Formen gemein ist jedoch die Redaktionskonferenz. Hier schlagen die Redakteure Themen vor, stellen sie zur Diskussion und entscheiden darüber, welche Pressemitteilung neben den Hauptthemen  des Tages den Sprung ins Blatt schafft. Das letzte Wort hat der Chefredakteur.

Somit gibt es für Ihre Pressearbeit klare Zeitvorgaben

1. Die Redaktionsonferenz am Morgen, die in der Regel zwischen 10.00 und 11.00 Uhr stattfindet, je nach Gepflogenheiten und Organisation.

2. Vom späten Vormittag bis zum frühen Nachmittag finden je nach Terminplan Pressgespräche, Veranstaltungen etc. statt.

3. Der Redaktionsschluss am späten Nachmittag, der in der Regel zwischen 17.00 und 18.00 Uhr liegt, Ausnahmen sind möglich, wenn die Themen brandaktuell und von besonderer Bedeutung sind.

4. Erfolgs-Tipps für Ihre Pressearbeit

Tipp 1: Sie möchten kurzfristig eine Pressemitteilung in die Redaktionen senden?

Beachten Sie den Redaktionszeitplan. Senden Sie diese am Mittag des Vortages. Denn dann ist die aktuelle Tageskonferenz vorüber und der Redakteur hat im Laufe des Tages Zeit, Ihre Pressemitteilung zu sichten und sie vielleicht für die nächste Redaktionskonferenz vorzusehen. Kurz vor der Redaktionskonferenz am Morgen und kurz vor Redaktionsschluss wird Ihre Pressemitteilung kaum beachtet. Es sei denn, sie läuft mit Priorität über den Newsticker.

Tipp 2: Wenn Sie eine besonders wichtige Pressemitteilung in die Redaktion gesendet haben, weisen Sie darauf telefonisch hin.

Aber Achtung: Rufen Sie nur in wirklich wichtigen Fällen an. Ein Anruf nach dem Versand allgemeiner Pressemitteilungen nervt und wirkt unprofessionell.

Tipp 3: Geben Sie sich zu erkennen.

Versenden Sie Ihre Pressemitteilung ausschließlich auf Ihrem Pressebogen, versehen mit Logo, Anschrift und Kontaktdaten, und deklarieren Sie Ihren Text als Pressetext, indem Sie gut sichtbar am Anfang des Bogens das Wort „Pressemitteilung“ ausschreiben.

Tipp 4: Schreiben Sie im journalistischen Stil.

Ihr Pressetext muss sichtbar die Fakten betonen, sachlich und verständlich und in klarer Struktur:

• Headline: Wichtigste Botschaft knapp formuliert
• Teaser: Beantwortet die Fragen was, wer, wo, wie, wann, warum
• Hauptteil: Bringt Fakten und Ergebnisse
• Schlussteil: Fasst Ihre Botschaft zusammen
• Weitere Informationsmöglichkeiten z. B. auf Ihrer Website
• Hinweise auf kostenfreie Pressefotos
• Ihre Kontaktdaten mit Name, Durchwahl und E-Mail-Anschrift

Fazit

Sie steigern den Erfolg Ihrer Arbeit, wenn Sie die Redaktionsabläufe kennen. Die Redaktionskonferenz am Vormittag und die Deadline am frühen Abend bestimmen Ihren Zeitrahmen für die Pressearbeit, wenn Sie Ihre Texte in die Zeitung bringen wollen.

Weitere Interessante Informationen über Pressearbeit finden Sie bei www.prpraxis.de

Das ist die Frage der Fragen. Darüber grübeln Sie nach, denn die Antwort ist entscheidend für Ihren Erfolg. Wenn Journalisten Ihre Pressemitteilung beachten und veröffentlichen, dann ist Ihr Chef zufrieden. Und letztendlich sichert das Ihren Job. Aber Achtung! Die Methoden so mancher Lehrbücher sind überholt: Zum klassischen Versand Ihrer Pressemitteilung kommen die Online-Möglichkeiten hinzu. Und Sie sind gut beraten, diese Formen zu mischen.

Ihre E-Mail-Pressemitteilung im Visier

Mehr als 200 Pressemitteilungen landen täglich und durchschnittlich in Deutschlands Zeitungsredaktionen, die als Online-Version versendet werden. Das geht schnell, weil Kopierarbeiten, Eintüten, Etikettieren und der Weg zum Postamt entfallen. Das spart Geld, weil der Versand papier- und portolos geschieht. Aber es birgt auch die Gefahr, in der langen Mail- Reihe zur Bedeutungslosigkeit zu verblassen, weil andere Namen die Aktualität definieren, z. B. wenn BMW seine Jahresbilanz veröffentlicht oder wenn der Quelle-Ausverkauf strategisch zum Desaster wird oder wenn der Fußballwettskandal noch weitere Kreise zieht. So begleitet Ihren E-Mail-Versand die berechtigte Frage: Wird der Journalist sie lesen, beachten und sogar verarbeiten? Immerhin bräuchte es nur ein Klick auf die Tastatur und er würde sich inmitten Ihres Themas wiederfinden. Aber mit einer mindestens 90-prozentigen Wahrscheinlichkeit klickt der Journalist nicht. Es sei denn, gerade überschlagen sich in Ihrem Unternehmen Krisenmeldungen, die einen handfesten Skandal vermuten lassen, oder Sie rangieren auf der Dax- 30-Liste. Trifft dies nicht zu, dann minimiert sich Ihre Chance um weitere fünf Prozent. Das alles ist jedoch kein Dilemma, wenn Sie jede, wirklich jede Schlüsselwirkung für das Erstellen und Versenden Ihrer Pressemitteilung beachten.

6 Tipps für die optimale Wirkung Ihrer E-Mail-Pressemitteilung

1. Stellen Sie Ihren Verteiler sorgsam und aktuell zusammen

Bitte versenden Sie nie, niemals nach dem Gießkannenprinzip. Auch wenn die Versuchung groß ist, mit einem Tastendruck 2.000 oder gar 4.000 Journalisten zu erreichen, vielleicht mit Hilfe eines groß angelegten gekauften Verteilers oder einer Dienstleistungsagentur, die Ihren Versand sicherlich gerne übernimmt: Verzichten Sie darauf. Denn es kostet viel Geld und generiert wenig Wirkung.

Besser ist:

• Recherchieren Sie durch Lesen von Zeitungen und Fachblättern, durch Beobachten von Radio- und TV-Formaten, welche Redaktion, welcher Journalist Ihre Themen bearbeitet und beachtet. Diese Auswertung ist für den Aufbau Ihres Presseverteilers und für die Kontaktaufnahme zu den Journalisten wichtig.
• Wenn Sie mit Hilfe von Dienstleistern Ihren Verteiler zusammenstellen möchten, dann macht das nur dann Sinn, wenn Sie Ihrem Auftrag Schlüsselwörter hinzufügen, damit nur die Redakteure in Ihren Verteiler gelangen, die sich wirklich mit Ihren Themen befassen. Wenn Sie zum Beispiel in der Gesundheitsbranche tätig sind, so lauten Ihre Schlüsselwörter Medizin, Wissenschaft, Gesundheit etc., unter anderen bietet Zimpel solche detaillierten Möglichkeiten an: www.zimpel.de.
• Recherchieren Sie, welche Presseportale für Ihre Branche am ehesten in Frage kommt. Unter www.pr-gateway.de/white-papers/kostenlosepresseportale finden Sie eine Ãœbersicht zu kostenlosen Presseportalen.
• Bilden Sie in Ihrem Presseverteiler auf jeden Fall eine VIP-Kategorie. In diese werden die Journalisten aufgenommen, die regelmäßig und positiv über Ihr Unternehmen berichten, und darüber hinaus Journalisten, mit denen Sie im persönlichen Kontakt stehen. Initiieren Sie das ganze Jahr hindurch Gesprächssituationen mit Journalisten, z. B. durch

• Telefonkontakt
• Redaktionsbesuch
• Einlandung zu Ihrer Pressekonferenz und zu Events
• Einladungen zum Journalistengespräch an Ihren Messestand
• Einladung zu einem Pressefrühstück zu Beginn des Jahres etc.

2. Geben Sie sich mit Ihrer E-Mail zu erkennen.

• Versteckspiele und Werbef loskeln sind für Ihre E-Mail-Pressemitteilungen ein absolutes K.O.-Kriterium.
• Geben Sie sich schon in der Betreffzeile namentlich zu erkennen.
• Schreiben Sie schon in der Betreffzeile das Wort Pressemitteilung oder PM, damit der Journalist weiß, es handelt sich um eine Information und nicht um eine Werbung.
• Ihnen bleiben 7 Worte für die Headline – dann muss der Journalist wissen, um welches Thema sich Ihre Pressemitteilung dreht. Die Betreffzeile ist also die wichtigste Zeile Ihrer E-Mail-Pressemitteilung.

3. Beginnen Sie Ihren E-Mail-Text mit einem weiteren Header.

• Ergänzen Sie die Betreffzeile um eine weitere Information zum Thema.
• Formulieren Sie hier die Essenz Ihres Themas.
• Stellen Sie den Zusammenhang zur Betreffzeile her.
• Formulieren Sie die Schlüsselworte Ihrer Pressemitteilung.

4. Schreiben Sie Ihren Textblock im journalistischen Stil.

• Das Wichtigste gehört an den Anfang, und zwar prägnant und pointiert.
• Verbreitern Sie Ihre Information zum Textende hin mit Angaben zu weiterführenden Informationen im Pressebereich Ihrer Website oder teasern Sie Ihren Pressetext mit wenigen Zeilen an.
• Setzen Sie einen Link zum ausführlichen und ungekürzten Pressetext im Pressebereich Ihrer Website. Ãœbrigens: 400 Zeichen sollten bei einer angeteaserten E-Mail-Pressemitteilung nicht überschritten werden. Denn hier geht es nur um einen Ãœberblick, um das Nennen Ihrer Nachricht, das Wecken der Neugierde auf die Details. Und die findet der Journalist im Anhang bzw. auf Ihrer Website.

5. Fügen Sie keine hochaufgelösten Fotos an.

• Bieten Sie Pressefotos als Download im Pressebereich Ihrer Website an und setzen Sie den Link dazu.
• Fügen Sie bei Bedarf nur Bilder mit 72 dpi an, vorzugsweise im JPG-Format.

Achtung: Die Datenmenge für Ihre Mail ist begrenzt und darf nicht größer als 5 MB sein,  diese Grenze akzeptieren die meisten Redaktionen. Ansonten risikieren Sie, dass Ihre Pressemitteilung nicht zugestellt und somit ungelesen bleibt.

6. Nennen Sie am Ende der E-Mail Ihren Pressekontakt.

Zu den Kontaktdaten zählen Ihr Name, Ihre Funktion, der Unternehmensname, die Unternehmensanschrift, Telefonund Faxnummer, Handynummer und E-Mail-Kontakt, URL.

Hinweis

Eine Pressemitteilung ist kein persönlicher Brief. Sie ist sachlich, bringt Fakten und verzichtet auf jegliche Floskeln. Folglich sollten Sie auf Anrede und Grußformel verzichten. Sie wirken nicht professionell, sondern überflüssig. Fügen Sie auch Ihrer EMail- Presse mitteilung eine laufende Pressenummer bei, so erleichtern Sie die Zuordnung, die Zitierfähigkeit und die Archivierung.

Fazit

Das Versenden Ihrer E-Mail-Pressemitteilung spart Zeit und Geld. Fragen Sie sich vor jeder PM-Veröffentichung: Für wen ist die Nachricht relevant? Ein Versenden nach dem Gießkannenprinzip ist kontraproduktiv, weil es die Erfolgskontrolle erschwert, weil es zu 95 Prozent die Redaktionen nicht interessiert und weil die Allround-Versendung wenig professionell wirkt. Besser ist es, Sie stellen einen Fachverteiler zusammen, der stets aktuell ist und aus persönlichen Kontakten besteht.

Weitere Informationen über Pressetermine und andere Techniken finden Sie unter www.prpraxis.de

Themen benötigen Sie, um Ihr Unternehmen in die Zeitung zu bringen. Aber so mancher Seufzer eines  PR-Verantwortlichen drückt aus, was Vorgesetzte niemals hören wollen, nämlich die Frage: Welches  Unternehmensthema interessiert die Presse? Denn das zu beantworten, ist allein Ihre Aufgabe. Und genau 3 Wege stehen zur Wahl:

- Sie berichten via Pressemitteilung über alle Ihnen relevant erscheinenden Themen. Zwar sieht der Journalist häufig Ihr Logo, liest in kurzer zeitlicher Folge Ihre Texte, aber es  entsteht schnell ein Ermüdungseffekt. Also: Das Gießkannenprinzip, nämlich jedem alles  mitzuteilen, hat sich in der Pressearbeit selten bewährt.

- Sie erstellen sich einen Halbjahresplan über wichtige Ereignisse im Unternehmen. Sie bereiten dazu eine Pressemitteilung vor, die Sie zeitnah an einen ausgewählten Presseverteiler versenden. Durch Planung strukturieren Sie Ihre Arbeit und das ist gut so. Allerdings vergeben Sie die  Chance, im schnellen Pressegeschäft mitzumischen, wenn Sie sich sklavisch an Ihren Plan  halten. Flexibilität und ein Erkennen von Trends und Entwicklungen sind für eine erfolgreiche PR unerlässlich.

- Sie planen. Sie beobachten. Sie berichten.
Und dieser Weg ist derjenige, der Ihnen ein Optimum an dauerhaftem Erfolg verspricht.

So heißt die Formel für eine erfolgreiche Pressearbeit:

Mixen Sie die Ergebnisse Ihrer Medienbeobachtung mit dauerhaften und aktuellen  Unternehmensthemen.

Medienbeoachtung ist ein klassisches Instrument der Pressearbeit und Ihrer Erfolgskontrolle.  Und darüber hinaus bietet sie eine schier unerschöpfliche Quelle an Themen für Ihre PR.  Zwar ist sie zeitaufwändig und so manches Mal eine geradezu lästige Pflicht, aber der  Aufwand lohnt sich: Sie richten kontinuierlich den Blick auf das, was Medien und  Öffentlichkeit interessiert. Sie finden somit Themen, die ein größtmögliches Potenzial für eine  Veröffentlichung beinhalten.

Die 10 Vorteile Ihrer Medienbebachtung sind:

1. Sie erstellen Clippings und somit eine Übersicht Ihrer Zeitungsartikel. (Achtung: Pressespiegel sind gebührenpflichtig. Nähere Informationen finden Sie unter www.vg-wort.de.)

2. Sie zeigen Chef und Kollegen schwarz auf weiß, wie erfolgreich Ihre PR-Aktionen in den  Medien stattfinden.

3. Sie erkennen, welche PR-Aktionen von den Medien beachtet wurden. Das gibt wichtige  Rückschlüsse auf Ihre Pressearbeit.

4. Sie wissen, welche Themen positiv negativ oder neutral behandelt wurden.

5. Sie erfahren, welche Zeitung sich vordringlich für welche Ihrer Themen interessiert.

6. Sie erfassen, welche Themen vertieft werden können.

7. Sie können Ihrem Chef eine Detailsicht der Themen anbieten.

8. Sie erfahren, welche Themenschwerpunkte die Journalisten haben.

9. Sie erkennen Entwicklungen und Trends der Branche durch Ihre Medienbeobachtung und  können feststellen, wie Ihr Unternehmensich in den Medien positioniert.

10.Sie sind als PR-Verantwortlicher jederzeit bestens informiert.

Die Struktur Ihrer Medienbeoachtung in 3 Schritten:

Schritt 1:

- Lesen Sie Tages- und Branchenmedien regelmäßig.
- Sie sind fit in Sachen Medienthemen.
- Sie wissen, wie der Stand der Diskussion ist und
- welchen Beitrag Ihr Unternehmen leisten kann.

Schritt 2:

- Sammeln Sie die Artikel über Ihr Unternehmen.
- Name des Mediums, der Redaktion, des Journalisten,
- Datum der Veröffentlichung,
- Auflage des Mediums.

Schritt 3:

- Analysieren Sie die Berichterstattung.
- Welcher Journalist berichtet mit welchem Themenschwerpunkt?
- Ist eine Wertung erkennbar?
- Was war Anlass für eine Berichterstattung?
- Gab es Folgeartikel zum Thema, gab es Leserbriefe oder Meinungen?

Weiteres Know-How über Themen der Pressearbeit, wie beispielsweise “SMS-Werbung” oder “Der 3-Sekunden Test für Ihre Pressemitteilung” erhalten Sie auf www.prpraxis.de

Das Internet wird immer wichtiger im Alltag, besonders für die 14- bis 49-Jährigen. 55  Prozent der Deutschen nutzen nach einer aktuellen Studie von BITCOM das Internet als  Informations- und Kontaktplattform. Was bedeutet dieser wachsende Trend für die PR in den  Unternehmen? Auf jeden Fall ein klares Votum dafür, die klassische PR um den Faktor Online-PR zu ergänzen. Dass dies ohne nennenswerten zusätzlichen Aufwand, aber mit  hoher Wirkung möglich ist, zeigt eine Expertin im Online Marketing: Melanie Tamblé berät  seit neun Jahren Unternehmen und Agenturen in diesem Bereich:

Was unterscheidet Online-PR von der klassischen PR?

Im Wesentlichen geht es um die Nutzung neuer Medien wie Online-Presseportale und RSS,  Web-Verzeichnisse und Suchmaschinen, Blogs und Foren sowie Podcasts und Videos.  Online-PR ist kein Ersatz für die klassische PR, sondern eine Ergänzung, um wichtige  Zielgruppen im Internet zu erreichen.

Sollten nach Ihrer Meinung auch kleine Unternehmen Online-PR verstärkt nutzen?

Ja, auf jeden Fall. Insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen, die über keine  großen Budgets verfügen, bietet sich Online-PR an. Viele Instrumente der Online-PR bieten  kostengünstige Möglichkeiten, um mit einfachen Mitteln eine hohe Reichweite zu erzielen und ganz neue Zielgruppen anzusprechen. Zum Beispiel kann ein Fachbeitrag in einem Blog  oder Online-Magazin den Zugang zu völlig neuen Zielgruppen eröffnen. Wer die neuen  Medien vernachlässigt, ist im Internet quasi nicht existent.

Welche Presseportale werden besonders frequentiert und sollten auf jeden Fall – unabhängig  von Branchen – genutzt werden?

Newsportale lösen nach und nach die klassischen Tageszeitungen als wichtigste Nachrichtenquellen ab. Es gibt im Internet inzwischen über 100 Presseportale, einige  kostenpflichtig, viele auch kostenfrei. Für Unternehmen mit knappen Budgets bieten sich vor allem die kostenfreien Portale an, um Pressemitteilungen zu veröffentlichen. Eine Übersicht  über die wichtigsten Portale finden Sie unter www.pr-gateway.de/presse/presseportale.

Welchen Vorteil bringt eine zusätzliche Online-PR konkret?

In erster Linie generieren die Unternehmen eine hohe Reichweite. Denn eine Pressemitteilung, die an einen dezidierten Presseverteiler gesendet wird, erreicht eben nur  diesen Verteiler und eine Veröffentlichung ist damit nicht garantiert. Eine Pressemitteilung  hingegen, die auf vielen Online-Portalen veröffentlicht wird, ist auch tatsächlich lesbar, und zwar nicht nur für Journalisten, sondern für jeden User, der sich für das Thema interessiert.

Wie erreichen Sie durch eine Pressemitteilung im Internet eine Suchmaschinenoptimierung?

Suchmaschinen bewerten für das Ranking einer Website insbesondere zwei Kritierien:  Content (Inhalt) und Backlinks (Links von anderen Websites). Durch die Veröffentlichung von  Pressemitteilungen auf vielen verschiedenen Websites und Presseportalen im Internet erzielt  ein Unternehmen eine Vielzahl so genannter guter Backlinks auf die eigene Website. Nicht  nur die Anzahl der Backlinks, sondern auch die Qualität der verlinkenden Seiten werden von  den Suchmaschinen bewertet. Presseportale haben naturgemäß eine hohe Relevanz im  Internet, da sie täglich aktuelle Informationen zu vielen verschiedenen Themen publizieren,  die von vielen Menschen im Internet gesucht werden.

Konkret: Welche Kriterien muss eine Online-Pressemitteilung erfüllen, um ein Suchmaschinen-Ranking zu beeinflussen?

Eine Online-PM muss gut und verständlich geschrieben sein, sie muss die wichtigsten Keywords enthalten, die für das Unternehmen und seine Produkte gesucht werden. Ziel ist es, die PM auf möglichst vielen Websites und Portalen zu veröffentlichen. Wichtig ist, eine  Pressemitteilung zusätzlich auf der eigenen Website zu platzieren, denn auch hier erzeugt  sie aktuellen und thematisch relevanten Content. Das wird von den Suchmaschinen positiv  bewertet.

Wie funktioniert Ihre webbasierte Software für Online-PR?

PR-Gateway wurde entwickelt, um den Aufwand der Online-Pressearbeit so gering wie  möglich zu halten. Jede Pressemitteilung wird nur einmal erfasst und kann per Klick parallel  an zahlreiche kostenfreie Presseportale im Internet übermittelt werden. Während die  händische Einzelerfassung auf nur zehn Presseportalen mindestens einen halben Arbeitstag  verschlingen kann, reduziert sich der Aufwand mit PR-Gateway auf fünf Minuten.

Und die Kosten?

Wir bieten ein sehr attraktives Preis-Leistungs-Verhältnis für Unternehmen mit eigener PR- Stelle wie auch für Agenturen. Bei ein bis fünf Pressemitteilungen im Monat kostet die  Nutzung von PRGateway lediglich 19 € monatlich. Unternehmen, die weniger als eine  Pressemitteilung pro Monat veröffentlichen, können auch eine Einzelversandoption für 9,99 €  pro Pressemitteilung wählen.

Anmerkung der Redaktion:

Neue Medien spielen in der PR eine zunehmend größere Rolle. Um junge Zielgruppen zu  erreichen, kann die klassische Pressearbeit um Online-PR erweitert werden. Dieses  Interview und die Einschätzung der Expertin können Ihnen eine Anregung geben, mit einer webbasierten Software den Einstieg zu finden.

Sofern Sie auf der Suche nach weiteren PR-Tipps sind, schauen Sie sich doch auf der Seite www.prpraxis.de um. Dort  erhalten Sie imformationsreichen Inhalt rund um die Pressearbeit für die klassische- und Online-PR.

… Damit Journalisten Sie ernst nehmen

Zahlreiche Verantwortliche in den PR-Abteilungen unterschiedlicher Unternehmen nutzen den Redaktions-Service von PRPraxis. Dieses Fachportal für PR-Beratung beantwortet zahlreiche Fragen zum Presserecht, zur Optimierung Ihrer Homepage oder – und diese Frage belegt den ersten Platz im Ranking – zu Ihren Pressemitteilungen.

Schreiben Sie im journalistischen Stil und Sie erhöhen die Aussicht auf eine Zeitungsmeldung um 60%

Was Journalisten suchen – ständig und täglich neu –, das sind Informationen. Sie können genau das liefern, wenn es um die Themen Ihrer Branche geht.

Daher:

• Sprechen Sie die Sprache der Journalisten in Pressetexten.
• Ködern Sie das Interesse mit einer ausdrucksstarken Headline.
• Sagen Sie in dieser ersten, fett gedruckten Zeile deutlich, was Ihr Anliegen ist.
• Verzichten Sie auf jeden Fall auf witzige Wortkreationen, auf flotte Werbesprüche.
• Nutzen Sie die ersten Zeilen, um Ihre gesamte Botschaft zu transportieren.

Jedem Journalisten muss bereits nach der fünften Textzeile klar sein, was der Inhalt Ihrer Pressemitteilung ist. Hier beantworten Sie die klassischen W-Fragen nach dem Wer, Was, Wann, Wie, Wo und Warum. Die Zeilen danach bieten keine relevanten Neuigkeiten mehr, sondern belegen lediglich Ihre Aussagen.

Ihre Pressemitteilung bezieht sich auf ein Thema

Bleiben Sie inhaltlich beim Thema und vor allem: Teilen Sie Ihr Thema direkt und neutral mit. Ihre Pressemitteilung darf nicht zu einem Ereignisprotokoll des vergangenen Unternehmensjahrs oder zu einem emotional anrührenden Werbebeitrag mutieren.

Halten Sie sich streng an die Struktur einer Pressemitteilung

1. Headline
2. Vorspann
3. Text
4. Zusammenfassung

Der Journalist kürzt Ihren Text vom Ende zum Anfang.

Das bedeutet: Am Ende steht die Wiederholung, die Zusammenfassung Ihrer Botschaft. Mehr nicht.

• Wählen Sie eine deutliche, unmissverständliche Sprache
• Schreiben Sie im Präsens, denn Ihre Pressemitteilung ist aktuell

Verzichten Sie auf:

• Passiv-Konstruktionen
• Fremdwörter und nicht gängige Fachbegriffe
• Füllwörter wie: quasi, eigentlich, wie gesagt, bereits, auch, tatsächlich, gerade oder auch auf die nichtssagende Variable „interessant“
• Floskeln wie: hiermit möchten wir gern, mit freundlichen Grüßen, finden Sie beigefügt, würden wir uns freuen, dürfen wir Sie bitten, stehen wir gern zur Verfügung
• häufiges Nutzen von Hilfsverben wie: tun, haben, müssen
• Modewörter oder Jargonsprache
• Schachtelsätze
• Nominalstil

Verzichten Sie außerdem auf Zitate von mehr als zwei Personen in der Pressemitteilung

Zitiert wird in der Regel Ihr Geschäftsführer oder ein Experte zum Thema. Markieren Sie die Zitate durch An- und Abführungszeichen und nennen Sie nach dem Zitat Namen und Funktion des Zitierten.

Zeigen Sie dem Journalisten, wer Sie sind …

Durch Ihr Logo am oberen Seitenrand bieten Sie ihm alle Kontaktdaten, um das Nachfragen zu erleichtern.

Hinweis

Keine Frage, der PR-Alltag ist hektisch und eine Pressemitteilung ist immer eine Eilsache. Aber bevor Sie den Text freigeben und versenden, nehmen Sie sich fünf Minuten Zeit, um Ihre Mitteilung noch einmal zu lesen und zu kontrollieren, ob alle Kriterien eines journalistischen Textes erfüllt sind und ob die äußere Form stimmt.

• Steht das Wort „Pressemitteilung“ in mindestens 16 Punkt Größe über dem Text?
• Ist das aktuelle Erscheinungsdatum eingesetzt?
• Ist die laufende PM-Nummer eingetragen, zum Beispiel 5/2009?
• Sind am Ende des Textes alle Kontaktdaten richtig aufgeführt?

Dann erst haben Sie alles getan, damit Ihr Pressetext gesehen und gelesen wird. Die Sprachberatung der Universität Potsdam beantwortet Ihre Fragen zu Rechtschreibung und Grammatik kompetent und unkompliziert:
Jeden Montag bis Freitag von 10 bis 12 Uhr bietet sie diesen Service an unter: „Grammatisches Telefon“: 0331/977-2424, -2610 oder als eMail-Service: gramtel@rz.unipotsdam.

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