So finden Sie professionelle Public-Relations-Dienstleister

In Deutschland gibt es über 5.000 PR-Agenturen und -berater, die es in der Regel verstehen, sich selbst gut in Szene zu setzen. Deshalb ist es für Sie als PR-Leiter nicht einfach, die Spreu vom Weizen zu trennen – und die passende Agentur für die Kommunikationsziele Ihres Unternehmens zu finden. In diesem Artikel zeigt Ihnen der als Agenturscout tätige PR-Profi Ralf Buchholz, anhand welcher Kriterien Sie Ihre Entscheidung treffen sollten.

11 Tipps – So finden Sie den passenden PR-Dienstleister

Die Zusammenarbeit mit einer PR-Agentur sollte immer langfristig angelegt sein. Darum ist schon die Auswahl des richtigen Partners eine strategisch wichtige Aufgabe: Suchen Sie deshalb eine Agentur, die zu Ihrer Aufgabenstellung und Ihrem Unternehmen passt. Dabei gilt es, folgende Punkte zu berücksichtigen:

1. Nehmen Sie nur solche Agenturen in die engere Auswahl, die in den Feldern über ausgewiesene Erfahrungen und Referenzen verfügen, die für Sie besonders wichtig sind (z. B. branchenspezifische PR, Börsen-einführung oder Krisen-PR).

2. Legen Sie Wert darauf, vom Agenturchef oder der Chefin persönlich beraten zu werden. Lassen Sie sich bei größeren Agenturen nicht durch deren Hierarchiestrukturen mit Vertretern der 2. Garde abspeisen. Ziehen Sie in so einem Fall eine kleinere, leistungsfähige Agentur vor.

3. Überprüfen Sie, ob die Gesprächspartner des Erstgesprächs auch Ihre Ansprechpartner in der Tagesarbeit sind. Insbesondere in großen, inzwischen aber auch mittleren Agenturen ist es z. T. üblich, dass ein hochkarätiges Akquisitionsteam potenzielle Kunden besucht und überzeugt, aber anschließend nie wieder auftaucht.

4. Wägen Sie ab, ob die Agentur „rund um Ihren Kirchturm“ angesiedelt sein muss. Regionale Nähe ist in der Regel dann relevant, wenn Sie viele kleinere Projekte schnell umsetzen. Für mittelfristig geplante Aufgaben und Projekte genügen elektronische Medien und regelmäßige Meetings.

5. Prüfen Sie, ob die Agentur in ein Kommunikationsnetzwerk eingebunden ist. Denn immer stärker greifen klassische Kommunikationsinstrumente in die PR-Arbeit ein. Die Verbindung von PR-Agentur und evtl. Werbeagentur kann z. B. bei der Gestaltung von Anzeigen von großem Nutzen sein.

6. Geben Sie Agenturen den Vorzug, die Mitarbeiter haben, die aus dem Journalismus und/oder den Medien kommen. Denn wenn PR-Berater und Medienvertreter die gleiche Sprache sprechen, steigen die Chancen für eine konstruktive Zusammenarbeit.

7. Stellen Sie anhand von Referenzlisten fest, ob die Agentur bereits in den für Ihre Firma relevanten Märkten gearbeitet hat (und somit über die entsprechenden Medienkontakte verfügt).

8. Ziehen Sie Agenturen vor, mit denen die meisten Kunden seit vier und mehr Jahren zusammenarbeiten. Denn gerade im PR-Bereich ist eine langfristig gewachsene Zusammenarbeit ein Indiz für langfristig überzeugende Arbeit.

9. Überprüfen Sie, ob die Agentur in der Vertragsgestaltung flexibel ist. Die Entscheidung, ob Projektaufträge, ein monatliches Fixum oder Jahresetatverträge vergeben werden, sollte bei Ihnen liegen.

10. Akzeptieren Sie nur Angebote, die detailliert, eindeutig und offen in der Leistungsgestaltung sind. Häufig werden nämlich größere Kostenblöcke, wie Reisekosten, technische Kosten, Porto usw., im Kleingedruckten versteckt.

11. Legen Sie Wert darauf, dass das Angebot schon eine klare Linie und konzeptionelle Qualität erkennen lässt. Nur wer schlüssige Angebote vorlegt, ist auch in der Lage, im PR-Bereich konzeptionelle Tagesarbeit zu sichern. Wer  Standardangebote abgibt, wird auch in der Pressearbeit nur Standard leisten.

Telefonieren? Das kann doch jeder. Im Prinzip mag das richtig sein. Doch oft sind es Nuancen, die den Anruf zum Erfolg oder Misserfolg werden lassen. Stimmmodulation, Wortwahl oder eine zielgerichtete Gesprächsstrategie entscheiden darüber, wie Sie bei Ihrem Gesprächspartner ankommen – schließlich haben Sie am Telefon nicht die Möglichkeit, durch Optik, Gestik oder Mimik zu beeindrucken.

Unsere Checkliste von Telefonexperte Roland Arndt soll Ihnen dabei helfen, Ihre Telefonate noch effektiver zu führen.

Ob Sie ein echter Telefonprofi sind und in der Checkliste jeden Punkt bejaht haben, oder ob Sie nur ein bis zwei Mal mit Ja antworten konnten: Es gibt nur noch „erfolgreiche“ Telefonate nach dem Motto: Entweder ich erreiche meine (Teil-)Ziele, oder es war ein kostenfreies Trainingstelefonat. „Lernen von und mit Kunden“ bedeutet einen professionellen Vorteil für Sie!

• Habe ich einen Plan gemacht, wen ich wann heute anrufe?
• Habe ich ungestörte Momente eingeplant, um telefonisch Kontakt aufzubauen und Beziehungen zu pflegen?
• Bin ich gut eingestimmt? (Stimme erzeugt Stimmung, Stimmung wird durch Stimme wahrgenommen.)
• Lächle ich beim Telefonieren?
• Bin ich gut vorbereitet? (Unterlagen parat, Schreibtisch aufgeräumt, Block und Stift für das Prinzip Schriftlichkeit am Platz?)
• Telefoniere ich wirklich, um „Freude zu erleben“ oder um „Schmerz zu vermeiden“?
• Bin ich absolut zuverlässig beim Einhalten von Telefonterminen und sämtlichen Absprachen?
• Bin ich ein Vorbild für andere, wenn ich telefoniere und andere mithören?
• Habe ich heute etwas dazugelernt? Wenn ja: was?
• Habe ich analysiert, welche Konsequenzen sich für mich und meine Geschäftspartner ab sofort und konkret aus dem täglich Gelernten ergeben?
• Habe ich mir Gedanken gemacht, was ich heute tun kann, um meine Partner in ihren Telefon-Aktivitäten zu unterstützen?
• Habe ich mir heute das Prädikat „Auffallend angenehm, anders als alle anderen“ verdient?

Die Österreichischen Bundesbahnen (ÖBB) plagt – wie viele andere Unternehmen – ein Problem: die Ersatzteile. Zehntausende von Teilen zum Reparieren von Loks, Güterwaggons und Zugwagen lagern an insgesamt 30 Standorten – ein kostspieliges Verfahren. Außerdem liefern die Hersteller der Ersatzteile alles einzeln ab, Mehr- und Leerfahrten sind an der Tagesordnung, es gibt Überbestände und verspätete Lieferungen. Künftig soll damit Schluss sein: Die ÖBB überholt die gesamte Ersatzteillogistik. Ab sofort organisiert ein interner Dienstleister die gesamte Ersatzteillogistik zentral. Hier ist jeweils ein Disponent für eine Sorte von Teilen zuständig. Er kann erkennen, an welchen Orten von „seinen“ Teilen zu viele vorhanden sind, und diese zu anderen Standorten transferieren. Außerdem wird Material statt in den Werkstätten künftig in sieben Schwerpunktlagern aufbewahrt. Und schließlich führt die ÖBB ein Generalspediteurskonzept ein, um die Zahl der lokalen Dienstleister und damit Transportkosten zu senken.

Solche Projekte haben derzeit Konjunktur. Grund: Mit dem Kauf nach dem Kauf lässt sich viel Geld verdienen – oft mehr als mit neuen Produkten. Beispiel Auto: Nachdem ein Wagen vom Hof des Händlers gerollt ist, bringt er im Laufe seines Lebens dem Hersteller noch einmal das Doppelte des Neuwagenpreises ein. Außerdem ist das Geschäft mit dem Service deutlich ertragreicher als das mit Produkten: Im Maschinenbau etwa ergeben 100 € Umsatz im Verkauf nur 2 bis 3 € Gewinn, ermittelte die Unternehmensberatung Mercer in einer Studie. Im Ersatzteileverkauf liegt dieser Wert bei 18 €, Reparaturen bringen 11 € Profit. Außerdem bindet ein guter Ersatzteileservice die Kunden an das Unternehmen. Experten erwarten deshalb, dass der After-Sales-Markt in Zukunft jährlich um 10 % wächst. Heben lassen sich die Schätze allerdings nur mit moderner Logistik. Die Kernaufgaben:

Bestände zentral erfassen. Lage bisher: Die Ersatzteilversorgung gleicht einem Puzzlespiel. Es gibt Dutzende von regionalen Lagern, für die je eigene Manager zuständig sind. Oft weiß niemand, wo ein Teil liegt, einige Komponenten werden vorsichtshalber überall vorgehalten. Eine zentrale Bestandsführung löst das Problem: Wo für welchen Kunden welches Teil liegt, ist sofort ersichtlich. Da nicht alle Standorte das gesamte Sortiment vorrätig haben müssen, sinkt der Platzbedarf.

Teile klassifizieren. Ein typischer Fehler: Unternehmen behandeln alle Austauschteile gleich – ganz gleich, ob sie häufig oder nur sporadisch benötigt werden. Hier bringen einfache Maßnahmen große Einsparungen. Grundregel: Wird ein Teil häufig benötigt, sollte es im Zentrallager ebenerdig gelagert werden, nahe an der Rampe. Exotische Teile dagegen, etwa von alten Produkten, können auch im Keller oder Außenlager aufbewahrt werden. Damit eine solche Klassifizierung Sinn ergibt, muss sie regelmäßig und rollierend aktualisiert werden – eine Maßnahme, die in kleinen Betrieben durchaus ohne großen Computeraufwand zu bewerkstelligen ist.

Kritische Teile näher an den Kunden bringen.

Die Hightech-Branche macht es vor: Kritische Komponenten, etwa für Computer, sind zu 97 % und oft in 2 Stunden verfügbar. Zum Vergleich: Der Maschinenbau erreicht nur eine Quote von 78 %, so eine Studie von Impuls Management Consulting, München. Dafür nutzen die IT-Firmen so genannte  Hochverfügbarkeitslager von Logistikdienstleistern. UPS Supply Chain Solutions (SCS) etwa betreibt über ganz Deutschland verteilt 33 dieser Depots, die oft nicht größer sind als ein Konferenzraum. Damit sich diese teure Infrastruktur rechnet, lagern hier Ersatzteile von mehreren Herstellern. UPS bestückt die Lager eigenverantwortlich. Im Ernstfall kann ein Ersatzteil so innerhalb von zwei Stunden zum Kunden gebracht werden.

EDV harmonisieren.

Im After-Sales-Bereich dominieren oft Insellösungen. Jedes Lager, jeder Geschäftsbereich  hat eigene Systeme, beginnend beim so genannten Call Management, also der Aufnahme und Diagnose des Problems, über den technischen  Kundendienst bis zur eigentlichen Versorgungslogistik. Dieser Flickenteppich sollte beseitigt werden. Allerdings: Dafür sind oft hohe Investitionen nötig. Wenn Sie den After-Sales-Bereich in Eigenregie fit machen wollen, vermeiden Sie diese typischen Fehler:

Widerstand aus der Belegschaft unterschätzen. Rivalisierende Abteilungen, regionale Lagermanager, eine Vielzahl von lokalen Logistik-Dienstleistern befürchtet – nicht zu unrecht –, dass eine zentralisierte Ersatzteillogistik ihre Position schwächt.

Zu früh in IT investieren. Die Grundregel lautet: erst die Menschen, dann die Maschinen. Klassifizieren Sie die Teile, machen Sie die Bestände sichtbar, sorgen Sie für eine zentrale

Organisation. Erst dann sollten Sie über Computersysteme nachdenken. Oft lassen sich Servicebesserungen auch so realisieren.

Am Kunden vorbeimodernisieren. Sprechen Sie mit dem Kunden und ermitteln Sie seine Prioritäten: Schaut er nur auf die Kosten? Oder hat bei ihm Verfügbarkeit Vorrang? In letzterem Fall kann es sich – anders als sonst in der Logistik – lohnen, größere Mengen von bestimmten Teilen auf Lager zu halten.

Fazit: ein gezielte After-Sales Strategie generiert bei guter Umsetzung auch nach dem eigentlichen Produktverkauf weiterhin respektable Umsätze und bindet den Kunden zusätzlich an ein Unternehmen. Denn nichts ist ärgerlicher für den Kunden als ein Produkt wegen Mangel an Ersatzteilen wegwerfen zu müssen.

Informativ und leserfreundlich: So heben Sie sich wohltuend von den üblichen 08/15-Berichten ab.
Jahres- oder Geschäftsberichte sind nicht nur etwas für börsennotierte Unternehmen. Vielmehr profitieren auch kleine und mittlere Firmen und Organisationen von diesem Medium. Warum auch Sie einen Jahresbericht erstellen sollten und wie Sie damit bei der Presse und in der Öffentlichkeit punkten, lesen Sie hier.
Nackte Zahlen, Daten, Fakten sind nicht genug. Natürlich stehen Zahlen im Mittelpunkt des Jahresberichts. Bilanzen, Gewinn und- Verlust-Rechnungen etc. Anhand der aktuellen Zahlen können Sie auch Entwicklungen und Tendenzen zeigen. Und Sie können Ziele für die nächsten Jahre darlegen, die Sie auf der Basis der aktuellen Daten entwickeln.
Wenn Sie beispielsweise im Non-Profit-Bereich aktiv sind, können Sie nicht nur darstellen, wo Sie sich im letzten Jahr engagiert haben. Sie können die aktuelle Situation auch zum Anlass nehmen, Ihr Programm für das nächste Jahr vorzustellen. Damit geht der Jahresbericht weit über eine statistisch brauchbare Faktensammlung hinaus und bekommt einen visionären Charakter.
Heben Sie Erfolge hervor! Im Jahresbericht können Sie Ihr Unternehmen aber auch über die Zahlen hinaus von seiner besten Seite darstellen: seine Kompetenzen, Leistungen und Erfolge. Hier können Sie Themen aufgreifen, die ansonsten eher verborgen bleiben: Sie engagieren sich besonders für junge Menschen, haben im letzten Jahr besonders viele Auszubildende eingestellt oder spezielle Arbeitszeitmodelle für Familien entwickelt? Dann ist der Jahresbericht ein idealer Ort, um dieses vorbildliche Engagement zu präsentieren. Hängen Sie den Jahresbericht „an die große Glocke“! Außerdem bietet ein Jahresbericht natürlich Anlässe zur Presse- und Öffentlichkeitsarbeit: Sie können eine Pressekonferenz einberufen, um den Jahresbericht vorzustellen. Oder Sie nutzen ihn als Anlass für Redaktionsbesuche. Natürlich können Sie mit dem Jahresbericht auch neue Kunden akquirieren. Sie können ihn das ganze Jahr über den Präsentationsmappen beilegen. Wenn Sie im Non-Profit-Bereich arbeiten, können Sie den Jahresbericht potenziellen Sponsoren oder besonders engagierten Mitgliedern als Dankeschön überreichen. Zur Freude über das Geschenk kommt die Möglichkeit, sich intensiver mit der Organisation und ihrer Arbeit zu befassen – und sich infolgedessen noch stärker damit zu identifizieren.

Sie arbeiten dafür, dass Journalisten Ihre Texte lesen, bewerten, veröffentlichen. Dazu bedarf es aktueller Themen, die Medien und Öffentlichkeit interessieren, und dazu bedarf es Ihrer Kenntnis der Redaktionsabläufe. Denn in diesem zeitlichen Rahmen können Sie handeln.

Sicherlich haben Sie sich schon einmal gefragt, warum Ihr Thema nicht veröffentlicht wurde, obwohl Ihre Pressemitteilung alle wichtigen Kriterien aufweist. Vielleicht haben Sie sogar zuvor mit dem Redakteur gesprochen und auch er hat durchaus eine Chance eingeräumt, dass Ihr Thema zumindest eine Meldung wert sein könnte. Umso größer ist die Enttäuschung, wenn Sie keine einzige Zeile in der nächsten Ausgabe Ihrer Tageszeitung finden.

Die Themen der Zeitung bestimmt die Redaktionskonferenz

Die Redakteure der Zeitung arbeiten entweder in der klassischen Struktur, nämlich getrennt nach Ressorts, oder sie arbeiten ressortübergreifend am Newsdesk. Beiden Formen gemein ist jedoch die Redaktionskonferenz. Hier schlagen die Redakteure Themen vor, stellen sie zur Diskussion und entscheiden darüber, welche Pressemitteilung neben den Hauptthemen  des Tages den Sprung ins Blatt schafft. Das letzte Wort hat der Chefredakteur.

Somit gibt es für Ihre Pressearbeit klare Zeitvorgaben

1. Die Redaktionsonferenz am Morgen, die in der Regel zwischen 10.00 und 11.00 Uhr stattfindet, je nach Gepflogenheiten und Organisation.

2. Vom späten Vormittag bis zum frühen Nachmittag finden je nach Terminplan Pressgespräche, Veranstaltungen etc. statt.

3. Der Redaktionsschluss am späten Nachmittag, der in der Regel zwischen 17.00 und 18.00 Uhr liegt, Ausnahmen sind möglich, wenn die Themen brandaktuell und von besonderer Bedeutung sind.

4. Erfolgs-Tipps für Ihre Pressearbeit

Tipp 1: Sie möchten kurzfristig eine Pressemitteilung in die Redaktionen senden?

Beachten Sie den Redaktionszeitplan. Senden Sie diese am Mittag des Vortages. Denn dann ist die aktuelle Tageskonferenz vorüber und der Redakteur hat im Laufe des Tages Zeit, Ihre Pressemitteilung zu sichten und sie vielleicht für die nächste Redaktionskonferenz vorzusehen. Kurz vor der Redaktionskonferenz am Morgen und kurz vor Redaktionsschluss wird Ihre Pressemitteilung kaum beachtet. Es sei denn, sie läuft mit Priorität über den Newsticker.

Tipp 2: Wenn Sie eine besonders wichtige Pressemitteilung in die Redaktion gesendet haben, weisen Sie darauf telefonisch hin.

Aber Achtung: Rufen Sie nur in wirklich wichtigen Fällen an. Ein Anruf nach dem Versand allgemeiner Pressemitteilungen nervt und wirkt unprofessionell.

Tipp 3: Geben Sie sich zu erkennen.

Versenden Sie Ihre Pressemitteilung ausschließlich auf Ihrem Pressebogen, versehen mit Logo, Anschrift und Kontaktdaten, und deklarieren Sie Ihren Text als Pressetext, indem Sie gut sichtbar am Anfang des Bogens das Wort „Pressemitteilung“ ausschreiben.

Tipp 4: Schreiben Sie im journalistischen Stil.

Ihr Pressetext muss sichtbar die Fakten betonen, sachlich und verständlich und in klarer Struktur:

• Headline: Wichtigste Botschaft knapp formuliert
• Teaser: Beantwortet die Fragen was, wer, wo, wie, wann, warum
• Hauptteil: Bringt Fakten und Ergebnisse
• Schlussteil: Fasst Ihre Botschaft zusammen
• Weitere Informationsmöglichkeiten z. B. auf Ihrer Website
• Hinweise auf kostenfreie Pressefotos
• Ihre Kontaktdaten mit Name, Durchwahl und E-Mail-Anschrift

Fazit

Sie steigern den Erfolg Ihrer Arbeit, wenn Sie die Redaktionsabläufe kennen. Die Redaktionskonferenz am Vormittag und die Deadline am frühen Abend bestimmen Ihren Zeitrahmen für die Pressearbeit, wenn Sie Ihre Texte in die Zeitung bringen wollen.

Weitere Interessante Informationen über Pressearbeit finden Sie bei www.prpraxis.de

WeitereDie elektronischen Medien erleben einen explosionsartigen Boom und haben den Vorteil, dass sie auch von kleineren Firmen ohne großen Aufwand genutzt werden können. Als herausragend ist hier vor allem das Internet zu nennen, das zudem als Werbemedium zunehmend an Bedeutung gewinnt. Die Erstellung und die Einspeisung eigener Angebotsseiten sind relativ preisgünstig und sehr flexibel. Dagegen sind die traditionellen Medien wie Werbebroschüren, Funk und Fernsehen für die mittelständische Transportwirtschaft zu kostenintensiv und wenig effektiv.

Das Internet ist weltweit und standortunabhängig verfügbar. Selbst mittels Handy und Notebook kann sich jeder schnell ins Internet einklinken. Damit eröffnet es auch kleinen Unternehmen die Möglichkeit, überregional Werbung zu betreiben. Es ist ratsam, sofern Sie das nicht sowieso schon tun, sich nicht nur aus werbetechnischen Gründen mit diesem Medium zu beschäftigen, denn es ist ohne Zweifel die Kommunikationseinrichtung der Gegenwart und vor allem der Zukunft.

Überlassen Sie das Einrichten der Internetseite nicht allein einem IT-Fachmann, sondern sorgen Sie dafür, dass die für Sie erstellten Seiten auch zu Ihrem Unternehmen und dessen Zielen passen. Eine aktive Beteiligung Ihres Unternehmens an diesem Medium hat den Vorteil, auch mit unbekannten potenziellen Kunden in Kontakt treten und die Leistungsfähigkeit Ihres Unternehmens besser darstellen zu können. Denken Sie daran: Ihre Webseite ist für Kunden ebenso wie für potenzielle Arbeitskräfte in der Regel das wichtigste Informationsmedium über Ihre Firma. Nachteil einer eigenen Webseite ist, dass Sie ständig dafür sorgen müssen, dass sie auf dem neuesten Stand ist, denn es gibt aus marketingtechnischer Sicht nichts Schlimmeres als eine veraltete oder/und langweilige Homepage. Nachfolgend wichtige Darstellungsprinzipien, die Sie bei der Gestaltung Ihrer

Webseite beachten sollten:

• Optisch wirksame Texte und ein griffiger Slogan gehören auf die erste Seite.
• Arbeiten Sie nach Möglichkeit mit nicht mehr als 3 Ebenen.
• Verwenden Sie plakative Wort-Bild-Kombinationen, die aufrütteln und Interesse wecken sollen.
• Liefern Sie Informationen, die Kompetenz vermitteln, ohne zu viele Fachbegriffe zu verwenden.
• Verknüpfen Sie sachliche Informationen und emotionale Aussagen miteinander.
• Formulieren Sie klare, eindeutige und einfach erfassbare Botschaften.
• Texte sollen knapp beziehungsweise griffig und leicht verständlich sein, ohne überflüssige grafische Spielereien und mit zeitgemäßem Schriftbild.
• Benutzen Sie keine Schachtelsätze und möglichst wenig Fremdwörter.
• Konzentrieren Sie sich auf Text-Bild-Aufteilungen, die eine Botschaft bereits in kürzester Zeit vermitteln können.
• Beachten Sie den Grundsatz: „Ein Bild sagt mehr als 1.000 Worte.“
• Verwenden Sie nur hochwertiges Fotomaterial.
• Auf Fotos sollte generell nicht zu viel abgebildet sein, es gilt: „Weniger ist mehr.“
• Die Abbildungen sollten möglichst den größten Raum einnehmen.
• Einen gut eingeführten Slogan mit Wiedererkennungswert sollten Sie möglichst lange beibehalten.
• Beziehen Sie immer Firmenlogo und Firmenfarbe mit ein, und ändern Sie diese nach Möglichkeit nicht oder nur geringfügig.
• Ansprechpartner inklusive der Telefonverbindungen und E-Mail-Adressen müssen bei den einzelnen dargestellten Leistungsbereichen mit aufgeführt werden.
• Preise sollten, wenn überhaupt, nur in einer separaten Preisliste erscheinen.
• Vergessen Sie nie, dass auch Ihre Konkurrenz die Internetseite einsehen kann.
• Bedenken Sie, dass die Verknüpfungen der einzelnen Ebenen und Informationen möglichst auch für den unbedarften Nutzer einfach zu handhaben sein müssen.

Beachtenswertes bei der Gestaltung des Impressums

Wichtig: Beachten Sie, dass Sie, um bei Ihrem Internetauftritt Abmahnungen von Verbraucherschutzverbänden und Konkurrenten sowie Bußgelder zu vermeiden, bestimmten Informationspflichten nachkommen müssen. So muss Ihre Webseite folgende Daten enthalten:

• kompletter Name (Firmenbezeichnung) inklusive der Rechtsform Ihres Unternehmens (z. B. Delta Transport GmbH, Hans Hofer GbR oder Transportfix Egon Teufele KG);
• vollständige Anschrift und Sitz Ihrer Firma (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort);
• die Angabe von Informationen zur schnellen Kontaktaufnahme (E-Mail-Adresse, Telefon- und Faxnummer);
• die Angabe des Vertretungsberechtigten, wenn Ihre Firma eine Kapitalgesellschaft ist   (Geschäftsführer, Vorstand o. Ä.);
• Angaben der Aufsichtsbehörden, wenn Sie für die Tätigkeit eine behördliche Zulassung benötigen (im gewerblichen Güterverkehr ab 3,5 t zulässiges Gesamtgewicht nach BAG und Zulassungsbehörde);
• Handelsregister- und Registernummer, sofern vorhanden;
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, sofern vorhanden (notwendig bei grenzüberschreitendem Verkehr innerhalb der Europäischen Union).

Weitere Interessante und hilfreiche Informationen finden Sie bei www.logistik-manager.com

Die Pressearbeit zur Messe bedarf einer langfristigen Vorbereitung – im Gegensatz zur PR-Arbeit im Alltagsgeschäft. Denn Ihre Zielgruppe zur Messe sind in erster Linie: Fachjournalisten.

Und Fachmagazine arbeiten mit anderen zeitlichen Vorgaben als die Tagespresse.

Fachjournalisten nähern sich der Messe mit besonderer Strategie: Sie kontaktieren die Messe. Kooperieren Sie also mit dem Messeveranstalter. Auf diese Weise sparen Sie Zeit und Geld. Die Pressearbeit beginnt vier Monate vor dem Messetermin. Zu diesem Zeitpunkt werden die Messekataloge zusammengestellt und in Auftrag gegeben und weitere Werbemittel konzipiert. Und allen Messeteilnehmern wird die Chance geboten, sich zu beteiligen – kostenfrei oder gegen eine geringe Gebühr.

• Nehmen Sie frühzeitig Kontakt zur Pressestelle des Veranstalters auf.
• Fragen Sie, welche Messe-Werbemittel kostenfrei zur Verfügen stehen, wie zum Beispiel Hallenpläne, Standpläne, Aufkleber etc.
• Wo können Sie Ihr Logo, Ihr Motto, Ihre Leitsätze im Messekatolog, in Broschüren, in Rubriken der Webpage ergänzen?
• Werden auf der Webpage Firmen nach Branchen sortiert verlinkt?
• Besteht die Möglichkeit zu einem frühzeitigen persönlichen Gespräch in der Pressestelle der Messe? Dann sollten Sie diese Chance nutzen und eine Mappe zu Ihrem Messeauftritt überreichen. Denn oftmals fragen Fachjournalisten nach Ansprechpartnern zu Branchenthemen und Ihr Name kann vermittelt werden.

Achtung: Diese kooperative PR-Arbeit ersetzt nicht Ihre Pressearbeit im Unternehmen, sondern fällt unter die Sparte der zusätzlichen Maßnahmen.

• Verfassen Sie Ihre eigenen Pressemitteilungen zu Ihrer Messepräsenz, zu Ihren Produktneuheiten und senden Sie die Texte an relevante regionale und überregionale Medien.
• Veröffentlichen Sie diese in den Messe-Termindiensten und Internetportalen wie www.openpr.de.
• Ergänzen Sie Ihre Texte durch den Lageplan mit der Standkennzeichnung des Messeveranstalters.

So nutzen Sie das Angebot des Messeveranstalters für Ihre Pressearbeit

• Sie möchten die Journalisten über eine aktuelle Erfolgsmeldung informieren? Im Pressecenter stellt der Veranstalter Pressefächer für diese Informationen bereit.
• Sie möchten Ihre Pressekontakte intensivieren? Fragen Sie nach der Akkreditierung für die Presselounge, um bei einem Kaffee mit Journalisten ins Gespräch zu kommen.
• Sie möchten Ihren Bekanntheitsgrad bei Journalisten erhöhen? Fragen Sie nach Pressetreffen am Rande der Messe, nach Themen und Expertengesprächen und vor allem nach der Möglichkeit, Ihr Unternehmen aktiv einzubinden. Darüber hinaus erfahren Sie dort aus erster Hand, was Ihre Konkurrenz plant.

Mehr Informationen zur erfolgreichen Pressearbeit, zielgerichteter Online-PR, effizienter Unternehmenskommunikation sowie moderner Öffentlichkeitsarbeit finden Sie unter www.prpraxis.de.

Sie setzen das Kommunikationskonzept Ihres Unternehmens konsequent um. Sie sind ein verbindlicher Ansprechpartner für die Presse und Sie wenden das gesamte Spektrum der Medieninstrumente an. Das ist gut so. Und dennoch will Ihr Chef mehr.

• Ihr Chef will positive Medienberichte – dafür sind Sie verantwortlich.
• Ihr Chef will eine außergewöhnliche Kampagne starten – und erwartet von Ihnen Idee und Konzept.
• Ihr Chef will ein Produkt mit neuem Slogan bewerben – und erwartet Ihre Vorschläge.

Und er hat Recht damit. Denn das alles zählt zu Ihren Aufgaben als PR-Verantwortlicher im Unternehmen. Aber die Aufforderung: „Seien Sie kreativ“ ist genauso widersinnig wie der Ruf nach Spontaneität. Nicht zufällige Blitzgedanken je nach Stimmungslage helfen Ihnen weiter, sondern eine klare Strategie für kreative PR. Bringen Sie Systematik in die kreativen Sonderaufgaben – entwickeln Sie Ihre Ideen schrittweise. Kreativ sein bedeutet, konzentriert und vor allem in der richtigen Reihenfolge zu arbeiten. Es gibt immer viele Wege, die zum Ziel führen, aber im Kreativbereich sollten Sie sich nicht gedanklich verlaufen. Denn die Gefahr ist groß, dass entweder die Phantasie Kapriolen schlägt, sich weit entfernt von annehmbaren Realitäten oder dass eben allein der Wunsch nach kreativen Einfällen eine gedankliche Blockade verursacht. Beides führt Sie also nicht zum Ziel und den Chef nicht zur Zufriedenheit. Darum: Gehen Sie den Weg mit kleinen Schritten und mit freiem Kopf. Betrachten Sie Ihre Aufgabe aus verschiedenen Perspektiven.

Die Kreativmethode der 10 Schritte

Ihr Chef will zum Beispiel einen neuen Slogan für das neue Produkt? Fragen Sie sich:

1. Was assoziieren Sie mit dem neuen Produkt?
Lassen Sie Ihren Ideen freien Lauf. Das Mindmapping eignet sich hervorragend als Methode für Ihre Ideenfindung. Ihr neues Produkt ist eine Espressomaschine? Schreiben Sie alles in Gedankenblasen, was Ihnen einfällt, wenn Sie an Espresso denken.

Mein Tipp
Ausführliche Informationen und Anleitungen zum Thema Mindmapping finden Sie inklusiver weiterführender Literatur unter www.laum.unihannover.de/ilr/lehre/Ptm/Ptm_Krea-MindMap.htm.

2. Was unterscheidet Ihre Neuheit von allen anderen Produkten dieser Kategorie
Arbeiten Sie die Vorteile heraus. Beachten Sie dabei jedes Detail wie technische Daten,Optik, Bedienerfreundlichkeit etc. Hier eignet sich eine Matrix zu den Kriterien, die Ihr Alleinstellungsmerkmal definieren. Diese Unique Selling Proposition, USP, beschreibt Ihren Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz.

3. Warum ist Ihr Produkt so einzigartig und innovativ?
Welchen Mehrwert für den Verbraucher bietet Ihr neues Produkt? Jeder kleine Unterschied zählt.

4. Welche Bedürfnisse, welche Wünsche erfüllt Ihr Produkt?
Wie schnell, wie heiß, wie dosiert, wie variantenreich lässt sich der Espresso mit Ihrem neuen Produkt brühen? Listen Sie alle Vorteile auf.

5. Welche Zielgruppe möchten Sie ansprechen?
Definieren Sie Ihre Zielgruppe nach Geschlecht, Alter, Kaufverhalten, Lebensgefühl etc.

6. Welche Emotionen möchten Sie wecken?
Was ist Trend in Ihrer Zielgruppe? Welches Lebensgefühl möchten Sie mit Ihrem Produkt ansprechen? Analysieren Sie Ihre Zielgruppe und fragen Sie sich, wo Ihr Produkt im Alltag der Zielgruppe seinen Platz finden könnte.

7. Wo liegt der besondere Pfiff, der unverwechselbare Charme?
Das sind Fragen zum Image, das sie prägen möchten. Hier entscheiden Sie über Sprachstil und Wortwahl, über die Kommunikation mit Ihrer Zielgruppe. Bilden Sie Ihr Corporate Wording zumProdukt.

8. Fassen Sie Ihre Ergebnisse zusammen
Beachten Sie auch jene Ideen, die Ihnen zunächst fremd oder phantasievoll erscheinen und lassen Sie alle Antworten in Ruhe wirken. Engen Sie Ihre Kreativität nicht ein. Denn das Erfolgsgeheimnis liegt darin, neue Ideen im Werbedschungel zu finden, Ideen, die jenseits der ausgetrampelten Pfade liegen. Und alles Neue braucht ein wenig Zeit, um Wirkung zu entfalten.

9. Bündeln Sie die Antworten in Kategorien
Erst mit dieser Übersicht – einer Bewertung in aufsteigender Reihenfolge – sollten Sie Ihre Ideen favorisieren.

10.Welche Analogien, Bilder, Szenen fallen Ihnen zu den Ergebnissen ein?
Konzentrieren Sie sich in dieser Schlussphase auf Ihre favorisierte Idee. Entwerfen Sie Ihre „Story“ aufgrund aller Erkenntnisse aus den Punkten 1–7.

Mein Tipp
Gestalten Sie die Assoziationsrunde im Team. Die Ideen Ihrer Kollegen sind von unschätzbarem Wert. Denn je mehr Teilnehmer sich einbringen, desto vielfältiger, origineller wird Ihre Ideenbank zum Thema. Und das ist die beste Voraussetzung, um alle Aspekte zu berücksichtigen. Ebenso erhöht sich die Chance auf eine zündende Slogan-Idee im Team.